CATATAN AUDIT CELAH ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI

Status: Draft
Versi: v0.6
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Catatan audit celah untuk SOP administrasi, laporan kegiatan, komunikasi internal, media sosial/publikasi, dan sertifikat

1. Dokumen yang Diaudit

2. Temuan dan Status Penutupan

Prioritas	Celah	Risiko	Status	Penanganan
P1	Chat grup dianggap arsip keputusan final.	Keputusan penting hilang, sulit ditelusuri, atau beda versi.	Ditutup	SOP Komunikasi Internal mewajibkan keputusan penting dirangkum menjadi notulensi/catatan tertulis.
P1	Humas dan DKV tumpang tindih pada media sosial.	DKV bisa dianggap pemilik publikasi, padahal user mengunci DKV fokus desain.	Ditutup	SOP Media Sosial mengunci Humas sebagai pemilik kanal/caption/publikasi dan DKV sebagai pembuat desain.
P1	Konten dipublikasikan tanpa approval akhir.	Konten sensitif atau salah informasi bisa keluar.	Ditutup	SOP Media Sosial mewajibkan approval Ketua/Wakil sebelum publikasi.
P2	Brief desain tidak jelas.	DKV menunggu informasi, deadline bergeser, atau desain tidak sesuai.	Ditutup	FORM-BRIEF-KONTEN-DESAIN dibuat dengan pesan utama, caption, kebutuhan visual, deadline, dan batasan data.
P2	Jadwal upload dan deadline desain tidak tercatat.	Konten telat atau terlewat.	Ditutup	FORM-KALENDER-PUBLIKASI dibuat untuk tanggal upload, deadline brief, deadline desain, PIC, approval, dan status publikasi.
P2	Laporan kegiatan tidak punya format.	Arsip event/program kerja sulit dipakai evaluasi berikutnya.	Ditutup	SOP Laporan Kegiatan dan FORM-LAPORAN-KEGIATAN dibuat.
P2	Notulensi tidak punya field keputusan dan tindak lanjut.	Keputusan rapat tidak berubah menjadi aksi.	Ditutup	FORM-NOTULENSI-RAPAT memuat keputusan, PIC, deadline, dan tindak lanjut.
P2	Sertifikat asisten belum punya alur validasi data dan status distribusi.	Sertifikat dapat diproses dari data belum valid atau versi salah tetap beredar.	Ditutup	SOP Administrasi Sertifikat Asisten dan Form Rekap Sertifikat mengunci validasi identitas, periode asistensi, status sertifikat, distribusi, revisi, dan arsip.
P2	Retensi arsip belum punya masa simpan rinci.	Dokumen bisa disimpan terlalu lama atau dihapus terlalu cepat.	Ditutup	Lampiran Retensi Arsip dan Matriks Akses mengunci klasifikasi akses, masa simpan, permintaan akses, dan peninjauan berkala.
P2	Hak akses detail dokumen sensitif belum punya matriks.	Data rekening, bukti pembayaran, alamat, atau klarifikasi pelanggaran bisa dibuka terlalu luas.	Ditutup	Lampiran Retensi Arsip dan Matriks Akses serta Form Log Akses Dokumen mengatur akses, persetujuan, durasi, dan pencabutan akses.
P2	Template surat resmi belum tersedia pada draft awal.	Surat undangan/peminjaman masih bisa dibuat tidak seragam.	Ditutup	Lampiran Template Surat Resmi memuat template undangan, peminjaman ruangan, peminjaman alat, pengantar honorarium, pengajuan Sarpras/Inventaris, dan pengantar umum.
P2	Hak akses fitur sistem belum punya panduan teknis.	Fitur rekap data, presensi, lapor asisten, pooling, dan sertifikat dapat diakses atau diubah tanpa batas peran yang jelas.	Ditutup	Lampiran Panduan Akses Sistem Informasi dan Form Log Perubahan Sistem mengatur pemilik proses, level akses, approval perubahan fitur, prioritas insiden, dan dokumentasi perubahan.
P2	Belum ada panduan desain DKV dasar.	Gaya visual bisa berubah tanpa catatan, desain sulit diteruskan antar-periode, dan file final/source file bisa tercecer.	Ditutup	Lampiran Panduan Desain DKV mengatur brief minimum, checklist produksi, format output, revisi, arsip desain, dan batas peran DKV-Humas.
P3	Panduan teknis alat spesifik seperti NetSupport dan share module tidak tersedia pada draft awal.	Pengurus atau asisten masih membutuhkan arahan teknis terpisah.	Ditutup	Lampiran Onboarding Teknis Asisten mengatur share module, NetSupport, data minimum kendala teknis, dan eskalasi teknis.

3. Sisa Risiko

Tidak ada sisa risiko aktif pada batch administrasi dan komunikasi setelah panduan teknis asisten diturunkan ke lampiran.

4. Rekomendasi Lanjutan

Gunakan Lampiran Onboarding Teknis Asisten ketika share module atau NetSupport dipakai sebagai standar operasional.