SOP ADMINISTRASI SERTIFIKAT ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Asisten Praktikum
Dokumen Terkait:

1. SOP Induk Forum Asisten
2. RULES.md
3. GLOSSARY.md
4. SOP Pengelolaan Arsip dan Dokumen
5. SOP Divisi Sekretaris
6. SOP Rekrutmen Asisten
7. SOP Presensi Asisten
8. SOP Pengunduran Diri dan Pergantian Asisten
9. FORM-REKAP-SERTIFIKAT-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur administrasi sertifikat Asisten Praktikum agar penerima, data identitas, periode asistensi, status validasi, penerbitan, distribusi, dan arsip sertifikat tercatat dengan jelas.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

1. penyusunan daftar calon penerima sertifikat;
2. validasi data Asisten Praktikum;
3. pemeriksaan status asistensi;
4. pembuatan atau pemrosesan sertifikat;
5. distribusi sertifikat;
6. arsip sertifikat dan rekap penerima.

SOP ini tidak mengatur penilaian akademik mata kuliah atau keputusan pihak eksternal yang mungkin dibutuhkan untuk pengesahan sertifikat.

3. Pihak Terkait

1. Sekretaris sebagai pengelola administrasi sertifikat.
2. Ketua dan Wakil Ketua sebagai pemeriksa atau pemberi arahan apabila ada ketidaksesuaian data.
3. Koordinator Inti apabila data presensi atau status kehadiran perlu dicek.
4. Humas apabila sertifikat perlu diumumkan atau didistribusikan melalui kanal resmi.
5. IT Support apabila fitur sertifikat pada Sistem Informasi Forum Asisten digunakan.
6. Asisten Praktikum sebagai penerima sertifikat.
7. Pihak penandatangan atau pemberi pengesahan apabila dibutuhkan.

4. Ketentuan Umum

1. Sertifikat Asisten Praktikum hanya diproses untuk asisten yang terdata pada Rekap Data Asisten atau sistem yang digunakan Forum Asisten.
2. Data sertifikat minimal memuat nama, NIM, Program Studi, mata kuliah atau kelas, periode asistensi, dan status validasi.
3. Sertifikat tidak diproses apabila status asisten, identitas, periode, atau data asistensi belum dapat diverifikasi.
4. Data presensi, pengunduran diri, pergantian asisten, atau evaluasi dapat menjadi catatan validasi apabila berdampak pada kelayakan sertifikat.
5. Penerbitan sertifikat melalui fitur website tetap harus mengikuti validasi data pada SOP ini.
6. Sertifikat tidak boleh memuat data pribadi yang tidak diperlukan.
7. Arsip sertifikat dan rekap penerima dikelola sesuai SOP Pengelolaan Arsip dan Dokumen.

5. Alur Administrasi

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Penyusunan Daftar Calon Penerima

1. Sekretaris menyusun daftar calon penerima sertifikat berdasarkan Rekap Data Asisten, data penugasan, atau data dari sistem.
2. Daftar calon penerima dicatat menggunakan FORM-REKAP-SERTIFIKAT-ASISTEN.md.
3. Data awal minimal memuat nama, NIM, Program Studi, mata kuliah atau kelas, periode asistensi, dan sumber data.
4. Data yang belum lengkap diberi status perlu klarifikasi.

6.2 Validasi Data

1. Sekretaris memeriksa kesesuaian identitas calon penerima.
2. Sekretaris memeriksa status asistensi berdasarkan Rekap Data Asisten dan catatan penugasan.
3. Jika perlu, Sekretaris meminta konfirmasi kepada Koordinator Inti terkait data presensi atau status kehadiran.
4. Jika terdapat pengunduran diri atau pergantian asisten, Sekretaris memeriksa tanggal aktif terakhir dan dampaknya terhadap sertifikat.
5. Data dinyatakan valid hanya apabila identitas, periode, dan status asistensi dapat ditelusuri.

6.3 Pembuatan dan Pemeriksaan Sertifikat

1. Sekretaris menyiapkan sertifikat berdasarkan data yang sudah valid.
2. Jika sertifikat menggunakan sistem, IT Support membantu kebutuhan teknis sesuai peran dan akses yang berlaku.
3. Sertifikat diperiksa sebelum didistribusikan, minimal pada nama, NIM, Program Studi, mata kuliah atau kelas, periode, dan format dokumen.
4. Ketidaksesuaian data dikembalikan ke tahap validasi sebelum sertifikat diterbitkan atau dibagikan.

6.4 Distribusi dan Arsip

1. Sertifikat yang sudah final dapat didistribusikan melalui kanal yang ditentukan Forum Asisten.
2. Humas membantu pengumuman atau distribusi apabila dibutuhkan.
3. Sekretaris mencatat status distribusi sertifikat.
4. Sertifikat final, rekap penerima, dan catatan revisi diarsipkan sesuai struktur arsip yang berlaku.

7. Status Sertifikat

Status sertifikat minimal terdiri dari:

1. belum diproses;
2. perlu klarifikasi;
3. valid;
4. diproses;
5. revisi;
6. final;
7. sudah didistribusikan;
8. ditahan.

8. Output

1. Rekap calon penerima sertifikat.
2. Rekap penerima sertifikat valid.
3. Sertifikat final.
4. Catatan revisi atau klarifikasi data.
5. Arsip sertifikat dan status distribusi.

9. Eskalasi dan Kondisi Khusus

1. Data identitas yang berbeda antara pendaftaran, Rekap Data Asisten, dan sistem wajib diklarifikasi sebelum sertifikat diproses.
2. Status asistensi yang terdampak pengunduran diri, pergantian, atau data presensi bermasalah dibawa ke Ketua/Wakil Ketua apabila tidak dapat diselesaikan administratif.
3. Sertifikat yang membutuhkan pengesahan pihak lain mengikuti alur pengesahan pihak terkait dan tidak boleh dianggap final sebelum pengesahan selesai.
4. Sertifikat yang sudah terbit tetapi mengandung kesalahan data diberi status revisi dan versi yang salah tidak digunakan sebagai arsip final.

10. Batas Peran

1. Forum Asisten memproses administrasi sertifikat berdasarkan data asistensi yang dapat diverifikasi.
2. Forum Asisten tidak menetapkan penilaian akademik mata kuliah melalui SOP ini.
3. Sekretaris mengelola data dan dokumen sertifikat, tetapi tidak mengambil keputusan di luar kewenangan administrasi Forum Asisten.
4. Fitur sertifikat pada sistem tidak otomatis menerbitkan sertifikat tanpa validasi data.

11. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan administrasi sertifikat Asisten Praktikum dan wajib ditinjau apabila mekanisme sistem, format sertifikat, pengesahan, atau data sumber berubah.