1. Overview
  2. SOP PRESENSI ASISTEN

SOP PRESENSI ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.3
Tanggal: 2026-05-26
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Divisi Koordinator Inti
  4. REFERENSI-SISTEM-INFORMASI-FORUM-ASISTEN.md
  5. REFERENSI-PERAN-DIVISI-DAN-ALUR-HONORARIUM.md
  6. FORM-REKAP-PRESENSI.md

1. Tujuan

SOP Presensi Asisten bertujuan untuk:

  1. mengatur alur presensi asisten praktikum melalui metode manual dan scan QR;
  2. mengatur rekapitulasi dan crosscheck data presensi oleh Koordinator Inti;
  3. menjaga agar data presensi yang digunakan untuk proses lanjutan tetap jelas, tertib, dan dapat ditelusuri;
  4. menjelaskan hubungan antara presensi dan proses honorarium.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk:

  1. presensi Asisten Praktikum pada kegiatan praktikum atau asistensi;
  2. presensi manual dan presensi scan QR;
  3. pengajuan bukti selfie pada presensi manual;
  4. rekapitulasi dan crosscheck presensi oleh Koordinator Inti;
  5. penyerahan rekap akhir presensi kepada Bendahara sebagai dasar proses administrasi dan perhitungan honorarium.

3. Pihak Terkait

Pihak yang terlibat dalam SOP ini:

  1. Asisten Praktikum.
  2. Koordinator Inti.
  3. Bendahara.
  4. Ketua dan Wakil Ketua apabila diperlukan eskalasi.
  5. Pihak terkait lain apabila dibutuhkan dalam proses klarifikasi, sesuai batas kewenangan Forum Asisten.

4. Istilah yang Digunakan

  1. Presensi Manual: presensi dengan bukti manual yang dapat digunakan ketika presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia.
  2. Presensi Scan QR: presensi melalui pemindaian QR pada Sistem Informasi Forum Asisten.
  3. Crosscheck Presensi: pemeriksaan kesesuaian data presensi manual sebelum digunakan sebagai dasar administrasi lanjutan.
  4. Rekap Akhir Presensi: hasil rekap seluruh presensi manual dan scan QR yang telah diproses Koordinator Inti dan siap digunakan untuk proses berikutnya.
  5. Daftar Klarifikasi Presensi: daftar data presensi bermasalah yang memuat status klarifikasi sebelum data dapat masuk ke rekap akhir.

5. Ketentuan Umum

  1. Setiap Asisten Praktikum wajib melakukan presensi sesuai metode yang tersedia pada proses presensi yang berlaku.
  2. Presensi terdiri dari dua metode, yaitu presensi manual dan presensi scan QR.
  3. Presensi scan QR tetap direkap oleh Koordinator Inti sebagai bagian dari keseluruhan data presensi.
  4. Presensi manual hanya dapat digunakan apabila:
    1. presensi scan QR tidak valid;
    2. kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat;
    3. presensi scan QR belum dibuat atau belum tersedia.
  5. Setiap pengajuan presensi manual wajib menyertakan kategori alasan, deskripsi alasan, serta informasi sesi praktikum yang relevan.
  6. Informasi sesi praktikum minimal memuat mata kuliah, kelas, tanggal, sesi atau jam, dan laboratorium apabila data tersebut tersedia.
  7. Untuk alasan presensi scan QR tidak valid, Asisten Praktikum wajib menjelaskan bentuk ketidakvalidan yang terjadi.
  8. Untuk alasan kondisi praktikum terlalu ramai, informasi sesi digunakan sebagai dasar bahwa hambatan scan QR terjadi pada sesi praktikum tersebut.
  9. Untuk alasan presensi scan QR belum dibuat atau belum tersedia, pengajuan wajib menjelaskan bahwa QR belum tersedia pada sesi tersebut.
  10. Presensi manual hanya dapat diproses apabila bukti selfie diajukan maksimal satu minggu setelah pelaksanaan praktikum.
  11. Bukti selfie presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium.
  12. Bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi dinyatakan tidak valid.
  13. Bukti selfie presensi manual yang diajukan melewati batas satu minggu setelah praktikum tidak diterima.
  14. Crosscheck khusus dilakukan terhadap presensi manual oleh Koordinator Inti selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
  15. Rekap akhir presensi menjadi dasar proses administrasi lanjutan dan perhitungan honorarium.
  16. Data yang masih belum jelas, belum lengkap, saling bertentangan, atau memerlukan klarifikasi belum dinyatakan siap sebagai rekap akhir sampai proses klarifikasi selesai.

6. Prosedur

6.1 Pelaksanaan Presensi

  1. Asisten Praktikum menjalankan tugas sesuai jadwal penugasan yang berlaku.
  2. Asisten Praktikum melakukan presensi melalui metode yang tersedia, yaitu presensi manual atau presensi scan QR.
  3. Apabila menggunakan presensi scan QR, data presensi dicatat melalui Sistem Informasi Forum Asisten dan ikut direkap oleh Koordinator Inti.
  4. Apabila presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia, Asisten Praktikum dapat menggunakan presensi manual.
  5. Apabila menggunakan presensi manual, Asisten Praktikum menyampaikan bukti selfie, kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi sesuai ketentuan yang berlaku.

6.2 Presensi Manual

  1. Presensi manual digunakan hanya pada kondisi yang memenuhi ketentuan umum presensi manual.
  2. Bukti selfie presensi manual wajib diajukan maksimal satu minggu setelah pelaksanaan praktikum.
  3. Bukti selfie presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium.
  4. Bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi dinyatakan tidak valid.
  5. Bukti selfie yang diajukan melewati batas satu minggu dinyatakan tidak diterima.
  6. Pengajuan presensi manual wajib memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi praktikum.
  7. Koordinator Inti melakukan crosscheck khusus terhadap data presensi manual selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
  8. Jika terdapat data yang belum jelas, tidak lengkap, terindikasi duplikat, digunakan ulang, tidak sesuai sesi, atau memerlukan verifikasi tambahan, Koordinator Inti menandai data tersebut untuk klarifikasi sebelum dimasukkan ke rekap akhir.

6.3 Rekapitulasi Data Presensi

  1. Koordinator Inti menghimpun seluruh data presensi manual dan presensi scan QR.
  2. Koordinator Inti memisahkan data presensi manual yang memerlukan crosscheck dari data presensi scan QR.
  3. Koordinator Inti menyelesaikan crosscheck presensi manual sesuai batas waktu yang berlaku.
  4. Koordinator Inti menyusun rekap akhir presensi setelah data yang diterima selesai diproses.
  5. Struktur data rekap akhir presensi mengikuti FORM-REKAP-PRESENSI.md.
  6. Rekap akhir presensi diserahkan kepada Bendahara sebagai dasar proses administrasi lanjutan dan perhitungan honorarium.

6.4 Penanganan Data Bermasalah

  1. Presensi manual yang diajukan melewati batas satu minggu setelah praktikum dinyatakan tidak diterima.
  2. Bukti selfie presensi manual yang tidak menampilkan wajah Asisten Praktikum atau konteks laboratorium ditandai sebagai perlu klarifikasi.
  3. Bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi dinyatakan tidak valid.
  4. Data presensi manual yang berbenturan dengan data presensi scan QR ditandai sebagai konflik presensi.
  5. Konflik presensi wajib masuk ke Daftar Klarifikasi Presensi dan tidak dapat masuk ke rekap akhir sampai diputuskan valid atau tidak diterima.
  6. Data presensi yang belum jelas, tidak lengkap, atau saling bertentangan ditandai sebagai perlu klarifikasi.
  7. Daftar Klarifikasi Presensi minimal menggunakan status menunggu, valid, ditolak, dan dibawa ke Ketua/Wakil.
  8. Klarifikasi kepada Asisten Praktikum dilakukan hanya melalui kanal resmi WhatsApp Hotline FA dan dicatat oleh Koordinator Inti.
  9. Data yang masih perlu klarifikasi belum dapat diserahkan sebagai bagian dari rekap akhir sampai statusnya diperjelas.
  10. Permasalahan yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat operasional Koordinator Inti dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. Jadwal penugasan Asisten Praktikum.
  2. Data presensi scan QR dari Sistem Informasi Forum Asisten.
  3. Bukti selfie presensi manual.
  4. Kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi untuk presensi manual.
  5. Daftar Klarifikasi Presensi apabila terdapat data bermasalah.
  6. FORM-REKAP-PRESENSI.md.
  7. Rekap akhir presensi.

8. Output

  1. Rekap presensi manual dan scan QR.
  2. Hasil crosscheck presensi manual.
  3. Daftar Klarifikasi Presensi apabila ada.
  4. Rekap akhir presensi yang siap diserahkan kepada Bendahara.
  5. Data pendukung untuk proses honorarium dan evaluasi.

9. Checklist Pelaksanaan

  1. Asisten Praktikum telah menjalankan tugas sesuai jadwal penugasan.
  2. Presensi telah dilakukan melalui metode yang tersedia.
  3. Presensi manual digunakan hanya jika presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia.
  4. Pengajuan presensi manual memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi.
  5. Bukti selfie presensi manual diajukan dalam batas maksimal satu minggu apabila digunakan.
  6. Bukti selfie presensi manual menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium.
  7. Bukti selfie tidak terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi.
  8. Presensi scan QR sudah ikut terhimpun dalam rekap.
  9. Presensi manual sudah selesai dicrosscheck oleh Koordinator Inti selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
  10. Konflik data QR dan manual sudah masuk Daftar Klarifikasi Presensi apabila ada.
  11. Data yang bermasalah sudah ditandai dan diklarifikasi.
  12. Rekap akhir presensi sudah siap diserahkan kepada Bendahara.

10. Eskalasi

  1. Ketidaksesuaian data presensi ditangani terlebih dahulu oleh Koordinator Inti.
  2. Jika ketidaksesuaian tidak dapat diselesaikan pada tingkat operasional, masalah dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
  3. Jika permasalahan menyangkut pihak di luar Forum Asisten, penyelesaiannya dilakukan melalui koordinasi sesuai kewenangan pihak terkait.
  4. Status klarifikasi yang dibawa ke Ketua/Wakil wajib tetap dicatat dalam Daftar Klarifikasi Presensi.

11. Batas Peran

  1. Koordinator Inti merekap dan melakukan crosscheck presensi, tetapi tidak memeriksa nomor rekening asisten.
  2. Bendahara menerima rekap akhir presensi sebagai dasar proses administrasi berikutnya, tetapi tidak melakukan crosscheck presensi manual.
  3. Presensi tidak menggantikan kewenangan Program Studi, DPK, UPT/Laboratorium, atau Dosen Pengampu pada proses yang berada di luar kewenangan Forum Asisten.

12. Hal yang Masih Perlu Dikunci

Belum ada.

13. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi dasar pelaksanaan presensi Asisten Praktikum di lingkungan Forum Asisten.
  2. Ketentuan rinci yang belum dikunci dalam dokumen ini wajib ditetapkan sebelum status SOP dinaikkan dari Draft.
  3. Apabila terdapat perubahan metode presensi atau alur honorarium, SOP ini wajib ditinjau kembali bersama dokumen terkait.