SOP DIVISI KOORDINATOR INTI

Status: Draft
Versi: v0.4
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Divisi Forum Asisten
Dokumen Terkait:

1. SOP Induk Forum Asisten
2. FORM-REKAP-PRESENSI.md
3. SOP Honorarium Asisten

1. Tujuan

Menetapkan peran Koordinator Inti dalam koordinasi operasional asisten praktikum serta pengelolaan rekap dan crosscheck presensi.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

1. koordinasi operasional asisten praktikum;
2. rekap presensi manual;
3. rekap presensi scan QR;
4. crosscheck presensi manual;
5. penyerahan data presensi kepada Bendahara.

3. Tanggung Jawab

Koordinator Inti bertanggung jawab untuk:

1. Mengelola koordinasi operasional asisten praktikum.
2. Merekap seluruh data presensi, baik manual maupun scan QR.
3. Melakukan crosscheck khusus terhadap presensi manual.
4. Memastikan presensi manual hanya diproses apabila digunakan pada kondisi yang diperbolehkan, yaitu presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia.
5. Memastikan pengajuan presensi manual memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi praktikum.
6. Memastikan foto selfie presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium, serta hanya diproses apabila diajukan maksimal satu minggu setelah praktikum.
7. Menolak bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi.
8. Menyelesaikan crosscheck presensi manual selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
9. Mencatat data bermasalah dalam Daftar Klarifikasi Presensi sebelum data dinyatakan siap menjadi rekap akhir.
10. Menyerahkan hasil rekap dan crosscheck presensi kepada Bendahara sebagai dasar proses administrasi dan perhitungan honorarium.

4. Prosedur Inti

1. Menghimpun data presensi manual dan presensi scan QR.
2. Memisahkan data yang memerlukan crosscheck manual.
3. Memeriksa apakah presensi manual digunakan pada kondisi yang diperbolehkan.
4. Memeriksa kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi untuk presensi manual.
5. Memeriksa bukti selfie untuk presensi manual sesuai batas waktu pengajuan dan kelengkapan minimal bukti.
6. Menolak presensi manual yang diajukan melewati batas satu minggu setelah praktikum.
7. Menolak bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi.
8. Menandai bukti selfie yang tidak menampilkan wajah Asisten Praktikum atau konteks laboratorium sebagai data yang perlu diklarifikasi.
9. Menandai konflik antara data presensi manual dan data presensi scan QR dalam Daftar Klarifikasi Presensi.
10. Menyelesaikan crosscheck selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
11. Menyusun rekap akhir presensi.
12. Menyerahkan rekap akhir kepada Bendahara.

5. Dokumen dan Data

1. Data presensi manual.
2. Data presensi scan QR.
3. Bukti selfie presensi manual.
4. Kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi presensi manual.
5. Daftar Klarifikasi Presensi.
6. FORM-REKAP-PRESENSI.
7. Rekap akhir presensi.

6. Output

1. Rekap presensi manual dan scan QR.
2. Hasil crosscheck presensi manual.
3. Daftar Klarifikasi Presensi apabila ada.
4. Data presensi siap dipakai sebagai dasar proses berikutnya dan perhitungan honorarium.

7. Eskalasi

1. Data presensi yang tidak sesuai diklarifikasi sesuai prosedur yang berlaku.
2. Masalah yang tidak selesai pada tingkat operasional dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.

8. Batas Peran

1. Koordinator Inti tidak memeriksa nomor rekening asisten.
2. Koordinator Inti tidak melakukan komunikasi resmi pengajuan honorarium ke Program Studi atau DPK.