SOP HONORARIUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.3
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

1. RULES.md
2. GLOSSARY.md
3. SOP Presensi Asisten
4. SOP Divisi Koordinator Inti
5. SOP Divisi Bendahara
6. SOP Divisi Humas
7. REFERENSI-PERAN-DIVISI-DAN-ALUR-HONORARIUM.md
8. FORM-REKAP-PRESENSI.md
9. FORM-REKAP-HONORARIUM.md
10. FORM-LOG-KOMUNIKASI-HONORARIUM.md
11. LAMPIRAN-RETENSI-ARSIP-DAN-MATRIKS-AKSES.md
12. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk:

1. mengatur alur administrasi data honorarium Asisten Praktikum;
2. memastikan rekap presensi yang sudah divalidasi dapat diproses menjadi data pendukung honorarium;
3. mengatur pembagian peran Koordinator Inti, Bendahara, Humas, Ketua, dan Wakil Ketua;
4. menjaga agar pengajuan honorarium kepada Program Studi dan DPK dilakukan dengan dokumen lengkap;
5. menegaskan batas bahwa Forum Asisten menyiapkan data dan komunikasi, sedangkan persetujuan, checking, pencairan, dan pengiriman honorarium mengikuti kewenangan Program Studi dan DPK.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

1. penerimaan rekap akhir presensi dari Koordinator Inti;
2. pemeriksaan data rekening oleh Bendahara;
3. penyusunan data pendukung honorarium;
4. penanganan rekening tidak sesuai;
5. pengajuan dokumen formal per Program Studi;
6. komunikasi Humas kepada Program Studi dan DPK;
7. follow-up Humas pada Hari H, H+3, dan H+6;
8. penanganan revisi dari Program Studi;
9. penanganan respons berbeda atau ketidaksesuaian dari DPK;
10. penerimaan konfirmasi status akhir dari DPK;
11. pengumuman status akhir kepada Asisten Praktikum.

3. Pihak Terkait

Pihak yang terlibat dalam SOP ini:

1. Koordinator Inti.
2. Bendahara.
3. Humas.
4. Ketua dan Wakil Ketua.
5. Asisten Praktikum.
6. Program Studi.
7. DPK.
8. Pembina Fakultas apabila diperlukan untuk eskalasi respons DPK yang berbeda atau isu kelembagaan.

4. Istilah yang Digunakan

1. Rekap Akhir Presensi: rekap presensi manual dan scan QR yang telah diproses Koordinator Inti dan siap digunakan sebagai dasar administrasi honorarium.
2. Rekap Data Asisten: data induk asisten yang memuat data administrasi, termasuk data nomor rekening.
3. FORM-REKAP-HONORARIUM: format data pendukung honorarium yang disusun berdasarkan rekap presensi dan hasil pemeriksaan data rekening.
4. Paket Dokumen Pengajuan Honorarium: dokumen formal yang dikirim Humas kepada Program Studi dan DPK setelah data internal selesai diperiksa.
5. Tahap Pencairan Honorarium: pembagian periode pencairan yang terdiri dari tahap 1 selama tiga minggu, tahap 2 selama empat minggu, tahap 3 selama tiga minggu, dan tahap 4 selama empat minggu.

5. Ketentuan Umum

1. Data honorarium dihitung berdasarkan rekap akhir presensi dari Koordinator Inti.
2. Koordinator Inti menyerahkan rekap akhir presensi kepada Bendahara setelah crosscheck presensi selesai.
3. Bendahara memeriksa kesesuaian data rekening Asisten Praktikum berdasarkan Rekap Data Asisten.
4. Data rekening yang tidak sesuai tidak dimasukkan ke paket pengajuan tahap berjalan dan dialihkan ke tahap pencairan berikutnya setelah data diperbaiki.
5. Dokumen pengajuan wajib lengkap sebelum dikirimkan kepada Program Studi dan DPK.
6. Kelengkapan paket pengajuan dinilai per Program Studi.
7. Kendala pada satu Program Studi tidak menahan pengajuan Program Studi lain yang paketnya sudah lengkap sesuai tanggal pengajuannya.
8. Humas menjadi titik komunikasi resmi keluar setelah Bendahara selesai memeriksa data.
9. Humas mengirim pemberitahuan dan paket dokumen formal kepada Program Studi dan DPK sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi.
10. Humas melakukan follow-up pada Hari H, H+3, dan H+6.
11. Persetujuan Program Studi dan checking DPK dapat berjalan secara paralel setelah paket pengajuan dikirim.
12. DPK memproses pencairan dan pengiriman honorarium kepada Asisten Praktikum sesuai mekanisme keuangan yang berlaku.
13. Forum Asisten tidak menjanjikan pencairan honorarium sebelum proses persetujuan, checking, dan pencairan selesai melalui pihak yang berwenang.
14. DPK mengonfirmasi status akhir proses honorarium kepada Humas setelah checking selesai dan pengiriman honorarium diproses.
15. Humas mengumumkan status akhir kepada Asisten Praktikum setelah menerima konfirmasi status akhir dari DPK.
16. Nominal honorarium per sesi atau jam mengikuti ketentuan resmi atau arahan yang berlaku pada periode pengajuan dan dicatat pada form rekap honorarium sebagai dasar perhitungan.

6. Tahap Pencairan

7. Alur Honorarium

rendering diagram…

8. Prosedur

8.1 Serah Terima Rekap Presensi

1. Koordinator Inti menyelesaikan rekap dan crosscheck presensi sesuai SOP Presensi Asisten.
2. Koordinator Inti memastikan data dengan status belum valid, konflik, atau menunggu klarifikasi tidak dimasukkan sebagai data valid.
3. Koordinator Inti menyerahkan rekap akhir presensi kepada Bendahara.
4. Serah terima minimal memuat periode, Program Studi, mata kuliah, kelas, nama Asisten Praktikum, NIM, jumlah sesi atau jam valid, dan catatan klarifikasi apabila ada.

8.2 Pemeriksaan Rekening dan Rekap Honorarium

1. Bendahara menerima rekap akhir presensi dari Koordinator Inti.
2. Bendahara mencocokkan identitas Asisten Praktikum dengan Rekap Data Asisten.
3. Bendahara memeriksa kesesuaian nama pemilik rekening, bank, dan nomor rekening.
4. Bendahara menyusun data honorarium menggunakan FORM-REKAP-HONORARIUM.md.
5. Bendahara mencatat dasar nominal honorarium yang digunakan sesuai ketentuan resmi atau arahan periode berjalan.
6. Bendahara menandai status rekening sebagai sesuai, perlu klarifikasi, atau dialihkan ke tahap berikutnya.
7. Data rekening tidak sesuai dialihkan ke tahap pencairan berikutnya setelah data diperbaiki.
8. Bendahara tidak mengubah status validasi presensi yang sudah diputuskan Koordinator Inti.

8.3 Pemeriksaan Kelengkapan Paket

1. Bendahara memeriksa kelengkapan data honorarium per Program Studi.
2. Paket pengajuan minimal memuat rekap honorarium, dasar rekap presensi, identitas Asisten Praktikum yang dibutuhkan, data rekening yang sudah diperiksa, tahap pencairan, dan catatan koreksi apabila ada.
3. Jika dokumen belum lengkap, Bendahara berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua sebelum paket diteruskan kepada Humas.
4. Paket yang belum lengkap tidak dikirim kepada Program Studi atau DPK.
5. Paket yang sudah lengkap per Program Studi dapat diteruskan kepada Humas walaupun Program Studi lain masih memiliki kendala data.

8.4 Pengiriman Paket Pengajuan

1. Humas menerima paket pengajuan yang sudah lengkap dari Bendahara.
2. Humas memeriksa tujuan komunikasi, tanggal pengajuan, dan daftar dokumen yang akan dikirim.
3. Humas mengirim pemberitahuan beserta paket dokumen formal kepada Program Studi dan DPK menggunakan template surat pengantar honorarium apabila dibutuhkan.
4. Humas mencatat tanggal kirim sebagai Hari H pada FORM-LOG-KOMUNIKASI-HONORARIUM.md.
5. Humas melakukan follow-up pada Hari H, H+3, dan H+6 serta mencatat setiap komunikasi pada form log komunikasi honorarium.
6. Jika setelah H+6 proses belum selesai, Humas melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

8.5 Proses Program Studi dan DPK

1. Program Studi melakukan persetujuan terhadap pengajuan honorarium.
2. DPK melakukan checking data pengajuan honorarium.
3. Persetujuan Program Studi dan checking DPK dapat berjalan secara paralel.
4. Jika Program Studi memberikan revisi, Humas menerima informasi revisi dan meneruskannya kepada Bendahara.
5. Bendahara memperbaiki dokumen revisi melalui koordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua.
6. Jika DPK memberikan respons berbeda atau terdapat ketidaksesuaian yang tidak dapat diselesaikan secara administratif, Ketua dan Wakil Ketua menangani tindak lanjut untuk didiskusikan dengan Pembina Fakultas.
7. Pencairan dan pengiriman honorarium oleh DPK hanya dapat diposisikan sebagai tahap lanjutan setelah Program Studi melakukan persetujuan dan DPK selesai melakukan checking.

8.6 Konfirmasi dan Pengumuman Status Akhir

1. Setelah Program Studi melakukan persetujuan, DPK selesai melakukan checking, dan pengiriman honorarium diproses, DPK mengonfirmasi status akhir kepada Humas.
2. Humas mencatat konfirmasi status akhir dari DPK.
3. Humas mengumumkan status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.
4. Pengumuman status akhir tidak memuat data rekening atau rincian pribadi yang tidak perlu.
5. Akses data rekening dan paket rinci mengikuti lampiran retensi arsip dan matriks akses.
6. Apabila ada Asisten Praktikum yang belum masuk pencairan karena data rekening tidak sesuai atau data belum lengkap, Humas menyampaikan status sesuai catatan Bendahara tanpa menjanjikan tanggal pencairan di luar mekanisme yang berlaku.

9. Penanganan Data Bermasalah

10. Dokumen dan Data yang Digunakan

1. FORM-REKAP-PRESENSI.md.
2. FORM-REKAP-HONORARIUM.md.
3. Rekap Data Asisten.
4. Data rekening Asisten Praktikum.
5. Paket dokumen formal pengajuan honorarium.
6. Catatan revisi Program Studi.
7. Catatan checking atau respons DPK.
8. FORM-LOG-KOMUNIKASI-HONORARIUM.md.
9. Konfirmasi status akhir dari DPK.

11. Output

1. Rekap honorarium per Program Studi.
2. Paket dokumen formal pengajuan honorarium yang lengkap.
3. Daftar data rekening bermasalah apabila ada.
4. Log komunikasi Humas pada pengiriman awal, Hari H, H+3, H+6, eskalasi, revisi, dan konfirmasi akhir.
5. Catatan revisi atau eskalasi apabila ada.
6. Pengumuman status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.

12. Checklist Pelaksanaan

1. Rekap akhir presensi sudah diterima dari Koordinator Inti.
2. Data belum valid atau konflik tidak dimasukkan sebagai data valid.
3. Data rekening sudah diperiksa Bendahara.
4. Data rekening tidak sesuai sudah ditandai untuk tahap berikutnya.
5. Rekap honorarium sudah disusun per Program Studi.
6. Paket dokumen sudah lengkap sebelum dikirim.
7. Humas sudah mengirim paket formal kepada Program Studi dan DPK.
8. Follow-up H, H+3, dan H+6 sudah dicatat pada form log komunikasi honorarium.
9. Revisi Program Studi sudah ditangani melalui Humas, Bendahara, Ketua, dan Wakil Ketua.
10. Respons berbeda dari DPK sudah dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua untuk dibahas dengan Pembina Fakultas.
11. Konfirmasi status akhir dari DPK sudah diterima sebelum pengumuman kepada Asisten Praktikum.

13. Batas Peran

1. Koordinator Inti bertanggung jawab pada rekap dan crosscheck presensi, bukan pemeriksaan rekening.
2. Bendahara bertanggung jawab pada pemeriksaan data rekening dan penyusunan data pendukung honorarium, bukan komunikasi resmi keluar.
3. Humas bertanggung jawab pada pengiriman paket formal, follow-up, penerimaan konfirmasi status akhir, dan pengumuman status, bukan validasi presensi atau rekening.
4. Program Studi berwenang melakukan persetujuan pengajuan honorarium.
5. DPK berwenang melakukan checking, pencairan, pengiriman honorarium, dan konfirmasi status akhir.
6. Forum Asisten tidak menjamin pencairan honorarium dan tidak mengambil alih mekanisme keuangan Program Studi atau DPK.

14. Ketentuan Penutup

1. SOP ini menjadi acuan proses administrasi honorarium Asisten Praktikum di lingkungan Forum Asisten.
2. Apabila terdapat perubahan tahap pencairan, alur komunikasi, atau kebutuhan dokumen dari Program Studi/DPK, SOP ini wajib ditinjau bersama dokumen terkait.
3. Perubahan pada SOP ini wajib disinkronkan dengan SOP Presensi Asisten, SOP Divisi terkait, Form Rekap Presensi, dan Form Rekap Honorarium.