1. Overview
  2. LAMPIRAN TEMPLATE SURAT RESMI FORUM ASISTEN

LAMPIRAN TEMPLATE SURAT RESMI FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Pengelolaan Arsip dan Dokumen
Dokumen Terkait:

  1. SOP Komunikasi Internal
  2. SOP Event Umum
  3. SOP Honorarium Asisten
  4. SOP Inventaris dan Barang Lab

1. Tujuan

Lampiran ini menyediakan format dasar surat resmi Forum Asisten agar undangan, peminjaman, pengajuan, dan surat pengantar dibuat konsisten serta tetap berada pada batas kewenangan Forum Asisten.

2. Aturan Umum Surat

  1. Surat resmi keluar diperiksa Ketua atau Wakil Ketua sebelum dikirim.
  2. Humas menjadi titik komunikasi resmi keluar apabila surat berkaitan dengan pihak eksternal.
  3. Sekretaris menyiapkan dan mengarsipkan surat.
  4. Surat tidak boleh menggunakan bahasa yang menjanjikan persetujuan, kehadiran, pencairan, atau tindakan pihak eksternal.
  5. Gunakan frasa mengajukan, memohon, mengundang, menyampaikan, atau mengonfirmasi, bukan frasa yang memaksa pihak penerima.
  6. Lampiran surat hanya memuat data yang diperlukan untuk tujuan surat.
  7. Surat yang memuat data sensitif mengikuti Lampiran Retensi Arsip dan Matriks Akses.

3. Struktur Surat

KOP / IDENTITAS FORUM ASISTEN

Nomor      : [Nomor Surat]
Lampiran   : [Jumlah Lampiran / -]
Perihal    : [Perihal Surat]

Yth. [Nama/Jabatan Tujuan]
di [Tempat]

Dengan hormat,

[Paragraf pembuka: identitas Forum Asisten dan konteks surat.]

[Paragraf inti: permohonan/undangan/pengajuan/informasi utama.]

[Detail kegiatan/pengajuan apabila diperlukan:]
Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal]
Waktu        : [Waktu]
Tempat       : [Tempat]
Kegiatan     : [Nama Kegiatan]
PIC          : [Nama dan Kontak PIC]

[Paragraf penutup: harapan respons/konfirmasi tanpa memaksa keputusan.]

Hormat kami,
Forum Asisten AMIKOM

[Nama Ketua/Wakil/PIC]
[Jabatan]

4. Template Surat Undangan

Perihal: Undangan [Nama Kegiatan]

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM bermaksud mengundang [nama/jabatan penerima] untuk menghadiri [nama kegiatan] yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : [hari, tanggal]
Waktu        : [waktu]
Tempat       : [tempat]
Agenda       : [agenda singkat]

Kami menyampaikan undangan ini sebagai bentuk koordinasi dan permohonan kehadiran. Konfirmasi kehadiran dapat disampaikan melalui [kontak Humas/PIC].

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

5. Template Surat Peminjaman Ruangan

Perihal: Permohonan Peminjaman Ruangan

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM bermaksud mengajukan permohonan peminjaman ruangan untuk kebutuhan [nama kegiatan]. Adapun kebutuhan ruangan sebagai berikut:

Nama Kegiatan : [nama kegiatan]
Hari/Tanggal  : [hari, tanggal]
Waktu         : [waktu]
Ruangan       : [ruangan yang diajukan / jumlah ruangan]
Estimasi Peserta : [jumlah peserta]
PIC           : [nama dan kontak PIC]

Permohonan ini kami ajukan untuk dipertimbangkan sesuai ketersediaan dan ketentuan pihak pengelola ruangan.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

6. Template Surat Peminjaman Alat

Perihal: Permohonan Peminjaman Alat

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM bermaksud mengajukan permohonan peminjaman alat untuk mendukung pelaksanaan [nama kegiatan]. Daftar kebutuhan alat:

| No | Nama Alat | Jumlah | Waktu Penggunaan | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [nama alat] | [jumlah] | [waktu] | [catatan] |

Kami akan mengikuti ketentuan peminjaman, penggunaan, dan pengembalian yang berlaku dari pihak pengelola.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

7. Template Surat Pengantar Honorarium

Perihal: Pengantar Dokumen Pengajuan Honorarium Asisten Praktikum

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM menyampaikan dokumen pendukung pengajuan honorarium Asisten Praktikum untuk periode [periode/tahap]. Dokumen yang kami lampirkan:

1. Rekap honorarium Asisten Praktikum.
2. Rekap presensi pendukung.
3. Catatan koreksi atau data tertunda apabila ada.
4. Dokumen pendukung lain sesuai kebutuhan.

Dokumen ini disampaikan sebagai bahan pemeriksaan dan tindak lanjut sesuai mekanisme Program Studi dan DPK. Forum Asisten siap melakukan klarifikasi apabila terdapat data yang perlu diperbaiki.

Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

8. Template Surat Pengajuan Sarpras/Inventaris

Perihal: Pengajuan Kebutuhan Sarpras/Inventaris

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM menyampaikan pengajuan kebutuhan terkait fasilitas atau inventaris berikut:

Jenis Pengajuan : perbaikan / penggantian / penghapusan / peminjaman / lainnya
Lokasi          : [lokasi]
Barang/Fasilitas: [nama barang/fasilitas]
Kondisi         : [ringkasan kondisi]
Alasan          : [alasan pengajuan]
Lampiran        : [foto/dokumen pendukung jika ada]
PIC             : [nama dan kontak PIC]

Pengajuan ini kami sampaikan untuk dipertimbangkan sesuai kewenangan dan ketentuan pihak terkait.

Demikian pengajuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

9. Template Surat Pengantar Umum

Perihal: [Perihal Surat]

Dengan hormat,

Forum Asisten AMIKOM menyampaikan [informasi/pengantar/dokumen] terkait [konteks]. Adapun dokumen atau informasi yang kami sampaikan adalah:

1. [poin 1]
2. [poin 2]
3. [poin 3]

Apabila terdapat hal yang perlu dikonfirmasi, Bapak/Ibu dapat menghubungi [kontak Humas/PIC].

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

10. Arsip Surat

Setiap surat resmi wajib dicatat minimal dengan:

  1. nomor atau kode surat;
  2. tanggal surat;
  3. perihal;
  4. tujuan;
  5. pengirim/PIC;
  6. status kirim;
  7. lampiran;
  8. tautan arsip;
  9. catatan respons atau tindak lanjut.