1. Overview
  2. SOP KOMUNIKASI INTERNAL

SOP KOMUNIKASI INTERNAL

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. GLOSSARY.md
  2. SOP Divisi Forum Asisten
  3. SOP Event Umum
  4. REFERENSI-KOMUNIKASI-INTERNAL-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur penggunaan kanal komunikasi internal Forum Asisten agar koordinasi divisi, lintas divisi, dan event berjalan jelas serta tidak bercampur dengan arsip keputusan formal.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup penggunaan Grup Divisi, Grup Pengurus, Grup Event, komunikasi lintas divisi, diskusi perubahan teknis, dan eskalasi internal.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Seluruh divisi Forum Asisten.
  3. Panitia event.
  4. IT Support apabila komunikasi berkaitan dengan perubahan sistem.
  5. Sekretaris apabila komunikasi menghasilkan keputusan yang perlu diarsipkan.

4. Ketentuan Umum

  1. Grup Divisi digunakan untuk koordinasi kerja harian di dalam divisi.
  2. Grup Pengurus digunakan untuk pembahasan lintas divisi atau seluruh pengurus.
  3. Grup Event digunakan untuk koordinasi teknis event tertentu.
  4. Keputusan penting yang muncul dari chat wajib dirangkum menjadi notulensi, catatan keputusan, atau tindak lanjut tertulis.
  5. Diskusi di grup tidak menggantikan dokumen resmi apabila keputusan memerlukan arsip.
  6. Komunikasi harus menjaga etika, kejelasan konteks, dan kebutuhan data.

5. Prosedur

5.1 Grup Divisi

  1. Divisi menggunakan Grup Divisi untuk koordinasi tugas rutin.
  2. Ketua divisi atau penanggung jawab memastikan pembagian tugas dan deadline jelas.
  3. Isu yang berdampak ke divisi lain dibawa ke Grup Pengurus atau dibahas lintas divisi.

5.2 Grup Pengurus

  1. Grup Pengurus digunakan untuk koordinasi lintas divisi, pengumuman internal, dan diskusi yang melibatkan seluruh pengurus.
  2. Perubahan fitur, kebutuhan teknis, atau pembahasan operasional lintas divisi dapat didiskusikan fleksibel di Grup Pengurus.
  3. Jika diskusi menghasilkan keputusan, Sekretaris atau PIC terkait mencatat keputusan dan tindak lanjut.

5.3 Grup Event

  1. Grup Event dapat dibuat untuk event yang membutuhkan koordinasi teknis khusus.
  2. Grup Event memuat panitia dan pihak internal yang relevan.
  3. Setelah event selesai, hasil penting dari Grup Event dipindahkan ke arsip kegiatan.
  4. Grup Event tidak menggantikan SOP Event atau laporan kegiatan.

6. Output

  1. Koordinasi internal yang jelas.
  2. Catatan keputusan apabila ada.
  3. Tindak lanjut dengan PIC dan deadline.
  4. Arsip komunikasi penting apabila diperlukan.

7. Eskalasi

  1. Masalah dalam Grup Divisi diselesaikan oleh divisi terkait.
  2. Masalah lintas divisi dibawa ke Grup Pengurus.
  3. Masalah yang tidak selesai dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.

8. Batas Peran

  1. Grup komunikasi adalah sarana koordinasi, bukan arsip final.
  2. Keputusan eksternal tetap mengikuti SOP komunikasi resmi atau SOP terkait.
  3. Data pribadi tidak boleh dibagikan di grup yang tidak membutuhkan data tersebut.

9. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan komunikasi internal Forum Asisten dan wajib diperbarui jika struktur grup atau kanal komunikasi berubah.