1. Overview
  2. SOP INDUK FORUM ASISTEN AMIKOM

SOP INDUK FORUM ASISTEN AMIKOM

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-05-14
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Governance: RULES.md, GLOSSARY.md, DOCUMENT-MAP.md

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Forum Asisten merupakan wadah koordinasi asisten praktikum yang mendukung pelaksanaan kegiatan praktikum dan asistensi di lingkungan AMIKOM. Forum Asisten berperan dalam mengoordinasikan kebutuhan asisten, administrasi asistensi, jadwal praktikum, komunikasi dengan pihak terkait, serta pengelolaan data pendukung kegiatan asisten praktikum.

SOP Induk ini disusun sebagai pedoman utama dalam penyelenggaraan Forum Asisten agar seluruh proses koordinasi, administrasi, dan pelaksanaan kegiatan asistensi berjalan tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

1.2 Tujuan

SOP Induk Forum Asisten bertujuan untuk:

  1. Menjelaskan kedudukan, fungsi, dan ruang lingkup Forum Asisten.
  2. Menetapkan hubungan koordinasi antara Forum Asisten dengan Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, DPK, dosen pengampu, dan asisten praktikum.
  3. Menjadi acuan dalam penyusunan SOP turunan Forum Asisten.
  4. Menyeragamkan alur koordinasi, administrasi, dan pelaporan kegiatan asistensi.
  5. Mendukung pelaksanaan praktikum yang tertib, profesional, dan sesuai kebutuhan akademik.

1.3 Ruang Lingkup

SOP ini mencakup ketentuan umum mengenai:

  1. Kedudukan Forum Asisten.
  2. Pihak terkait dan perannya.
  3. Struktur dan fungsi Forum Asisten.
  4. Alur koordinasi akademik dan asistensi praktikum.
  5. Alur koordinasi jadwal praktikum dengan UPT/Laboratorium.
  6. Alur koordinasi administrasi honorarium dengan Program Studi dan DPK.
  7. Prinsip komunikasi, dokumentasi, dan pelaporan.
  8. Dokumen SOP turunan yang mengatur teknis pelaksanaan.

2. Kedudukan Forum Asisten

Forum Asisten berada di bawah koordinasi Program Studi melalui Pembina Fakultas. Pembina Fakultas merupakan perwakilan pembina dari fakultas yang menaungi program studi terkait, yaitu Fakultas Ilmu Komputer (FIK), Fakultas Sains dan Teknologi (FST), dan Fakultas Ekonomi dan Sosial (FES).

Dalam pelaksanaannya, Forum Asisten menjalankan fungsi operasional koordinasi asisten praktikum, sedangkan Program Studi dan Pembina Fakultas berperan sebagai pihak pembina, pengarah, dan validator dalam proses akademik maupun administratif yang berkaitan dengan asistensi praktikum.

3. Pihak Terkait

3.1 Program Studi

Program Studi merupakan pihak yang memiliki kewenangan akademik terhadap mata kuliah praktikum atau asistensi. Program Studi berperan dalam:

  1. Menginformasikan atau mengajukan kebutuhan mata kuliah praktikum/asistensi.
  2. Memvalidasi kebutuhan asisten praktikum sesuai mata kuliah, kelas, dan dosen pengampu.
  3. Berkoordinasi dengan Forum Asisten melalui Pembina Fakultas.
  4. Menyediakan atau mengalokasikan dana honorarium asisten praktikum.
  5. Menyampaikan dana honorarium kepada DPK sesuai mekanisme administrasi yang berlaku.

3.2 Pembina Fakultas

Pembina Fakultas merupakan perwakilan pembina dari FIK, FST, dan FES yang menjadi jalur pembinaan Forum Asisten dari Program Studi. Pembina Fakultas berperan dalam:

  1. Memberikan arahan terhadap kebijakan dan kegiatan Forum Asisten.
  2. Menjadi penghubung antara Forum Asisten dan Program Studi di fakultas masing-masing.
  3. Membantu validasi dan eskalasi permasalahan yang berkaitan dengan asistensi praktikum.
  4. Memberikan pertimbangan terhadap keputusan strategis Forum Asisten.
  5. Mengawasi pelaksanaan kegiatan Forum Asisten agar sejalan dengan kebutuhan akademik dan aturan institusi.

3.3 Forum Asisten

Forum Asisten merupakan pelaksana koordinasi operasional asisten praktikum. Forum Asisten berperan dalam:

  1. Menghimpun dan mengelola data asisten praktikum.
  2. Menghimpun kebutuhan asistensi dari Program Studi atau Pembina Fakultas.
  3. Berkoordinasi dengan UPT/Laboratorium untuk memperoleh jadwal praktikum.
  4. Menyusun, mengoordinasikan, dan menyampaikan penugasan asisten praktikum.
  5. Mengelola data presensi, laporan asistensi, dan dokumen pendukung lain.
  6. Menyiapkan data administrasi honorarium sesuai kebutuhan Program Studi dan DPK.
  7. Menjadi penghubung antara asisten praktikum, Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, dan pihak terkait lainnya.

3.4 UPT/Laboratorium

UPT/Laboratorium merupakan unit yang mengelola fasilitas dan jadwal penggunaan laboratorium untuk kegiatan praktikum. UPT/Laboratorium berperan dalam:

  1. Menyediakan atau menyampaikan jadwal praktikum yang berlangsung di laboratorium.
  2. Mengelola penggunaan ruang, fasilitas, dan perangkat laboratorium.
  3. Berkoordinasi dengan Forum Asisten terkait kebutuhan jadwal, ruang, dan kondisi pelaksanaan praktikum.
  4. Menyampaikan informasi perubahan jadwal atau kendala laboratorium yang berdampak pada penugasan asisten.

3.5 DPK

DPK merupakan pihak yang menerima dana honorarium dari Program Studi, melakukan checking data, memproses pencairan, dan mengirimkan honorarium kepada asisten praktikum. DPK berperan dalam:

  1. Menerima dana honorarium dari Program Studi.
  2. Melakukan checking data pengajuan honorarium.
  3. Memproses pencairan dan pengiriman honorarium kepada asisten praktikum berdasarkan data dan administrasi yang telah diverifikasi.
  4. Berkoordinasi dengan Forum Asisten dan/atau Program Studi apabila terdapat kebutuhan kelengkapan data pencairan.
  5. Melaksanakan proses pencairan sesuai mekanisme keuangan yang berlaku.

3.6 Dosen Pengampu

Dosen pengampu merupakan pihak akademik yang mengampu mata kuliah praktikum atau kelas yang membutuhkan asistensi. Dosen pengampu berperan dalam:

  1. Mengarahkan pelaksanaan kegiatan praktikum di kelas.
  2. Berkoordinasi dengan asisten praktikum dalam pelaksanaan asistensi.
  3. Menyampaikan kebutuhan atau kendala pelaksanaan praktikum kepada Program Studi, Forum Asisten, atau pihak terkait.
  4. Memberikan masukan terhadap kinerja asisten praktikum apabila diperlukan.

3.7 Asisten Praktikum

Asisten praktikum merupakan mahasiswa yang telah mendaftar dan ditugaskan untuk membantu dosen dalam pelaksanaan kegiatan praktikum di laboratorium. Asisten praktikum berperan dalam:

  1. Membantu dosen pengampu selama kegiatan praktikum.
  2. Hadir dan menjalankan tugas sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
  3. Mengikuti aturan laboratorium dan ketentuan asistensi yang berlaku.
  4. Melakukan presensi dan pelaporan sesuai prosedur.
  5. Menjaga profesionalitas, komunikasi, dan etika selama bertugas.

4. Alur Koordinasi Utama

4.1 Alur Koordinasi Kelembagaan

  1. Program Studi berkoordinasi dengan Pembina Fakultas terkait kebutuhan asistensi praktikum.
  2. Pembina Fakultas memberikan arahan dan meneruskan kebutuhan atau kebijakan kepada Forum Asisten.
  3. Forum Asisten menindaklanjuti arahan tersebut dalam bentuk koordinasi operasional, pendataan, penugasan, dan pelaporan.
  4. Forum Asisten melaporkan perkembangan, kendala, atau kebutuhan eskalasi kepada Pembina Fakultas dan/atau Program Studi.

4.2 Alur Koordinasi Mata Kuliah Praktikum/Asistensi

  1. Program Studi menyampaikan daftar mata kuliah praktikum atau asistensi yang membutuhkan asisten.
  2. Forum Asisten menghimpun informasi kebutuhan asistensi, termasuk mata kuliah, kelas, dosen pengampu, jumlah asisten, dan periode pelaksanaan.
  3. Forum Asisten melakukan pencocokan awal antara kebutuhan asistensi dengan data asisten praktikum yang tersedia.
  4. Hasil pencocokan dan kebutuhan penugasan dikoordinasikan kembali kepada Program Studi atau Pembina Fakultas apabila diperlukan validasi.

4.3 Alur Koordinasi Jadwal dengan UPT/Laboratorium

  1. Forum Asisten meminta atau mengakses jadwal praktikum kepada UPT/Laboratorium.
  2. UPT/Laboratorium menyampaikan jadwal praktikum yang mencakup mata kuliah, kelas, dosen, ruang/laboratorium, hari, jam, dan informasi teknis lainnya apabila tersedia.
  3. Forum Asisten mencocokkan jadwal praktikum dengan kebutuhan asisten dan ketersediaan asisten.
  4. Apabila terdapat perubahan jadwal, Forum Asisten berkoordinasi ulang dengan UPT/Laboratorium dan pihak terkait.
  5. Forum Asisten menyampaikan jadwal penugasan kepada asisten praktikum.

4.4 Alur Koordinasi Honorarium

  1. Program Studi menyediakan atau mengalokasikan dana honorarium asisten praktikum.
  2. Program Studi menyampaikan dana honorarium kepada DPK sesuai mekanisme administrasi yang berlaku.
  3. Forum Asisten menyiapkan data pendukung pencairan honorarium, termasuk rekap presensi hasil Koordinator Inti yang menjadi dasar perhitungan honorarium, data asisten, rekap tugas, atau dokumen lain yang dibutuhkan.
  4. Data pendukung dikoordinasikan dengan Program Studi dan/atau DPK untuk proses validasi.
  5. DPK melakukan checking data, memproses pencairan, dan mengirimkan honorarium kepada asisten praktikum berdasarkan data dan administrasi yang telah dinyatakan lengkap dan valid.
  6. Apabila terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian data, Forum Asisten melakukan perbaikan atau klarifikasi sesuai arahan Program Studi atau DPK.

4.5 Alur Koordinasi Asisten Praktikum

  1. Asisten praktikum mendaftar atau terdata sebagai asisten sesuai prosedur yang berlaku.
  2. Forum Asisten mengelola data asisten dan ketersediaan jadwal asisten.
  3. Forum Asisten mengoordinasikan dan menyampaikan penugasan asisten berdasarkan kebutuhan mata kuliah, jadwal laboratorium, dan arahan pihak terkait.
  4. Asisten praktikum menjalankan tugas membantu dosen pengampu di laboratorium.
  5. Asisten praktikum melakukan presensi dan pelaporan sesuai prosedur.
  6. Forum Asisten melakukan monitoring, rekapitulasi, dan pelaporan kegiatan asistensi.

5. Prinsip Pelaksanaan Forum Asisten

Pelaksanaan Forum Asisten wajib berpedoman pada prinsip berikut:

  1. Profesionalitas: seluruh pihak menjalankan tugas sesuai peran, tanggung jawab, dan etika akademik.
  2. Akuntabilitas: setiap data, keputusan, dan laporan dapat dipertanggungjawabkan.
  3. Transparansi: informasi terkait jadwal, penugasan, presensi, dan administrasi disampaikan secara jelas kepada pihak terkait.
  4. Tertib Administrasi: seluruh dokumen kegiatan asistensi disimpan dan dikelola secara rapi.
  5. Koordinatif: penyelesaian kegiatan dan kendala dilakukan melalui jalur koordinasi yang sesuai.
  6. Responsif: perubahan jadwal, kendala kelas, atau permasalahan administrasi ditindaklanjuti secara cepat dan terukur.

6. Komunikasi dan Dokumentasi

6.1 Komunikasi Resmi

Komunikasi Forum Asisten dengan pihak terkait dilakukan melalui kanal resmi atau kanal yang disepakati, seperti grup koordinasi, surat, formulir, sistem informasi, email, atau media komunikasi lain yang digunakan oleh institusi.

6.2 Dokumentasi

Forum Asisten wajib mengelola dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan asistensi, antara lain:

  1. Data asisten praktikum.
  2. Data mata kuliah praktikum/asistensi.
  3. Jadwal praktikum dari UPT/Laboratorium.
  4. Jadwal penugasan asisten.
  5. Presensi dan laporan kegiatan asistensi.
  6. Rekap data honorarium.
  7. Notulensi atau berita acara koordinasi apabila diperlukan.
  8. Dokumen pendukung lain sesuai kebutuhan Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, atau DPK.

7. Eskalasi Permasalahan

Permasalahan dalam pelaksanaan asistensi diselesaikan secara bertahap melalui alur berikut:

  1. Permasalahan teknis kelas atau jadwal dikoordinasikan terlebih dahulu antara asisten praktikum, Forum Asisten, dosen pengampu, dan/atau UPT/Laboratorium.
  2. Permasalahan akademik atau kebutuhan validasi mata kuliah dikoordinasikan kepada Program Studi melalui Pembina Fakultas.
  3. Permasalahan administrasi honorarium dikoordinasikan dengan Program Studi dan/atau DPK.
  4. Permasalahan yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat operasional disampaikan kepada Pembina Fakultas untuk arahan lebih lanjut.

8. SOP Turunan

SOP Induk ini menjadi dasar bagi penyusunan SOP turunan Forum Asisten, antara lain:

  1. SOP Asisten Praktikum.
  2. SOP Presensi Asisten.
  3. SOP Rekrutmen Asisten Praktikum.
  4. SOP Rekrutmen Pengurus Forum Asisten.
  5. SOP Honorarium Asisten Praktikum.
  6. SOP Evaluasi Asisten Praktikum.
  7. SOP Penanganan Pelanggaran.
  8. SOP Pengunduran Diri Asisten Praktikum.
  9. SOP Administrasi dan Pengelolaan Arsip.
  10. SOP Komunikasi Internal dan Eksternal.
  11. SOP Event Forum Asisten.
  12. SOP Divisi Forum Asisten.
  13. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten.

9. Penutup

SOP Induk Forum Asisten ini menjadi pedoman utama dalam pelaksanaan koordinasi Forum Asisten. Setiap SOP turunan wajib mengacu pada kedudukan, alur koordinasi, dan prinsip pelaksanaan yang telah diatur dalam dokumen ini.

Apabila terdapat perubahan struktur organisasi, kebijakan Program Studi, mekanisme UPT/Laboratorium, atau mekanisme administrasi DPK, maka SOP Induk ini dapat ditinjau dan diperbarui sesuai kebutuhan.