1. Overview
  2. RULES DOKUMENTASI SOP FORUM ASISTEN

RULES DOKUMENTASI SOP FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-09-26
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Governance dokumentasi dan batas kewenangan

Dokumen ini menjadi aturan kerja untuk seluruh dokumen SOP, pedoman, formulir, lampiran, dan arsip tertulis di folder ini. Tujuannya agar semua dokumen tetap sinkron, tidak saling bertentangan, dan tidak keluar dari batas kewenangan Forum Asisten.

1. Dokumen Acuan Utama

Setiap dokumen baru atau perubahan dokumen wajib mengacu pada urutan berikut:

  1. ../01-SOP/00-INDUK/SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md sebagai sumber utama kedudukan, pihak terkait, alur koordinasi, dan prinsip Forum Asisten.
  2. DOCS.md sebagai peta besar seluruh SOP yang akan disusun.
  3. FILE-MANAGEMENT.md sebagai aturan struktur folder, penamaan file, dan pengelolaan dokumen.
  4. DOCUMENT-MAP.md dan SOP-REGISTRY.md sebagai pengendali koneksi antar-dokumen.
  5. SOP turunan yang sudah disepakati dan relevan dengan topik dokumen.
  6. Ketentuan resmi dari Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, DPK, atau institusi apabila tersedia.

Jika ada pertentangan antara SOP turunan dan SOP Induk, maka SOP Induk harus didahulukan sampai ada revisi resmi.

2. Batas Kewenangan Forum Asisten

Dokumen Forum Asisten hanya boleh mengatur hal yang berada dalam ruang lingkup koordinasi Forum Asisten, yaitu:

  1. Koordinasi asisten praktikum.
  2. Pendataan dan penugasan asisten praktikum.
  3. Pengelolaan informasi jadwal praktikum yang diterima dari UPT/Laboratorium.
  4. Presensi, rekap kegiatan, laporan asistensi, dan dokumen pendukung.
  5. Koordinasi kebutuhan mata kuliah praktikum/asistensi dengan Program Studi melalui Pembina Fakultas.
  6. Penyiapan data pendukung honorarium untuk Program Studi dan DPK.
  7. Komunikasi internal Forum Asisten dan komunikasi operasional dengan pihak terkait.
  8. Kegiatan internal Forum Asisten, termasuk rekrutmen, evaluasi, event, dokumentasi, dan pengelolaan divisi.

Dokumen Forum Asisten tidak boleh:

  1. Menetapkan kebijakan akademik Program Studi secara sepihak.
  2. Menetapkan jadwal laboratorium tanpa koordinasi atau data dari UPT/Laboratorium.
  3. Menetapkan mekanisme keuangan DPK secara sepihak.
  4. Menjanjikan pencairan honorarium tanpa proses validasi dan mekanisme administrasi yang berlaku.
  5. Mengubah aturan institusi, fakultas, Program Studi, UPT/Laboratorium, atau DPK.
  6. Mengambil alih kewenangan dosen pengampu dalam pelaksanaan akademik kelas.

Gunakan frasa yang aman untuk batas kewenangan, seperti "berkoordinasi dengan", "menyiapkan data pendukung", "menghimpun", "menyampaikan", "memfasilitasi", "melakukan rekapitulasi", dan "menindaklanjuti sesuai arahan pihak terkait".

Hindari frasa yang melewati batas kewenangan, seperti "menetapkan kebijakan prodi", "menjamin pencairan dana", "mengatur jadwal laboratorium secara mandiri", atau "mewajibkan prodi/UPT/DPK" kecuali ada dasar resmi tertulis.

3. Relasi Kelembagaan yang Wajib Konsisten

Seluruh dokumen harus mempertahankan relasi berikut:

  1. Forum Asisten berada di bawah Program Studi melalui Pembina Fakultas.
  2. Pembina Fakultas mewakili jalur pembinaan dari FIK, FST, dan FES.
  3. Program Studi menjadi pihak akademik yang mengajukan atau memvalidasi kebutuhan mata kuliah praktikum/asistensi.
  4. UPT/Laboratorium menjadi pihak yang mengelola fasilitas dan jadwal praktikum di laboratorium.
  5. DPK menjadi pihak yang menerima dana dari Program Studi, melakukan checking data, memproses pencairan, dan mengirimkan honorarium kepada Asisten Praktikum sesuai mekanisme keuangan.
  6. Forum Asisten menjadi pelaksana koordinasi operasional, pendataan, rekapitulasi, dan komunikasi asistensi.
  7. Asisten Praktikum membantu dosen pengampu dalam kegiatan praktikum di laboratorium.
  8. Dosen Pengampu mengarahkan pelaksanaan akademik praktikum di kelas.

Apabila dokumen membahas salah satu pihak di atas, perannya harus selaras dengan ../01-SOP/00-INDUK/SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md.

4. Aturan Sinkronisasi Antar-Dokumen

Setiap dokumen SOP turunan wajib:

  1. Menyebutkan relasinya dengan SOP Induk.
  2. Menggunakan istilah yang sama dengan SOP Induk.
  3. Tidak membuat alur baru yang bertentangan dengan alur koordinasi utama.
  4. Menyebut pihak yang bertanggung jawab secara jelas.
  5. Menyebut dokumen pendukung yang digunakan atau dihasilkan.
  6. Menjaga agar alur akademik, jadwal, honorarium, dan evaluasi saling terhubung.
  7. Memperbarui daftar SOP di DOCS.md, DOCUMENT-MAP.md, dan SOP-REGISTRY.md apabila ada SOP baru, perubahan nama SOP, atau perubahan struktur besar.

Sebelum dokumen dianggap selesai, lakukan pemeriksaan berikut:

  1. Apakah dokumen ini masih berada dalam ruang lingkup Forum Asisten?
  2. Apakah ada kewenangan Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, DPK, atau dosen yang terambil alih secara tidak tepat?
  3. Apakah istilah dan nama pihak sudah sama dengan SOP Induk?
  4. Apakah alur dokumen ini terhubung dengan SOP lain yang relevan?
  5. Apakah output dokumen ini jelas, misalnya rekap, laporan, formulir, notulensi, atau berita acara?

5. Standar Struktur SOP

Setiap SOP turunan disarankan menggunakan struktur berikut:

  1. Judul SOP.
  2. Tujuan.
  3. Ruang lingkup.
  4. Definisi istilah apabila diperlukan.
  5. Pihak terkait.
  6. Ketentuan umum.
  7. Prosedur atau alur kerja.
  8. Dokumen atau data yang dibutuhkan.
  9. Output atau hasil akhir.
  10. Eskalasi masalah.
  11. Ketentuan penutup.

Untuk SOP yang bersifat teknis, tambahkan:

  1. Checklist pelaksanaan.
  2. Format formulir atau template data.
  3. Batas waktu atau tenggat proses.
  4. Kondisi khusus atau pengecualian.

6. Standar Bahasa

Gunakan bahasa formal, jelas, dan operasional.

Dokumen SOP harus:

  1. Menggunakan kalimat aktif dan langsung.
  2. Menghindari istilah yang ambigu.
  3. Menggunakan kata "wajib" untuk ketentuan yang harus dipenuhi.
  4. Menggunakan kata "dapat" untuk ketentuan opsional atau situasional.
  5. Menggunakan kata "berkoordinasi" untuk proses lintas pihak.
  6. Menggunakan istilah yang konsisten: Forum Asisten, Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, DPK, Dosen Pengampu, Asisten Praktikum.

Dokumen SOP tidak boleh menggunakan bahasa santai, asumtif, atau terlalu personal.

7. Standar Penamaan File

Gunakan format nama file berikut:

  1. SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md
  2. SOP-ASISTEN-PRAKTIKUM.md
  3. SOP-PRESENSI-ASISTEN.md
  4. SOP-REKRUTMEN-ASISTEN.md
  5. SOP-HONORARIUM-ASISTEN.md
  6. SOP-EVALUASI-ASISTEN.md
  7. SOP-PENANGANAN-PELANGGARAN.md
  8. SOP-SIKLUS-KEPENGURUSAN-FORUM-ASISTEN.md
  9. FORM-NAMA-FORMULIR.md
  10. LAMPIRAN-NAMA-LAMPIRAN.md

Aturan penamaan:

  1. Gunakan huruf kapital.
  2. Gunakan tanda hubung - sebagai pemisah kata.
  3. Hindari spasi pada nama file.
  4. Gunakan bahasa Indonesia yang jelas.
  5. Jangan membuat nama file ganda untuk topik yang sama.
  6. Gunakan prefix yang sesuai dengan jenis dokumen, seperti SOP, FORM, LAMPIRAN, atau REFERENSI.
  7. Jangan menaruh status seperti DRAFT, FINAL, atau nomor versi pada nama file aktif.
  8. Gunakan istilah yang sama dengan GLOSSARY.md.

Dokumen wajib diletakkan dan dinamai sesuai aturan lengkap pada FILE-MANAGEMENT.md.

8. Standar Versi dan Status Dokumen

Setiap dokumen SOP resmi disarankan memiliki metadata berikut di bagian awal dokumen:

Status: Draft / Review / Disetujui / Revisi / Historis
Versi: v0.1
Tanggal: YYYY-MM-DD
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan: SOP Induk Forum Asisten

Aturan status:

  1. Draft digunakan untuk dokumen yang masih disusun.
  2. Review digunakan untuk dokumen yang siap diperiksa pihak terkait.
  3. Disetujui digunakan setelah dokumen disepakati atau disahkan.
  4. Revisi digunakan untuk dokumen yang sedang diperbarui dari versi sebelumnya.
  5. Historis digunakan untuk referensi resmi lama yang tetap disimpan sebagai sumber pengetahuan, tetapi tidak otomatis menjadi aturan aktif.

9. Standar Perubahan Dokumen

Setiap perubahan substansial wajib memperhatikan dampak ke dokumen lain.

Perubahan substansial meliputi:

  1. Perubahan kedudukan Forum Asisten.
  2. Perubahan alur koordinasi dengan Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, atau DPK.
  3. Perubahan tanggung jawab pihak terkait.
  4. Perubahan prosedur honorarium.
  5. Perubahan prosedur presensi, pelaporan, rekrutmen, evaluasi, atau sanksi.
  6. Penambahan atau penghapusan SOP turunan.

Jika terjadi perubahan substansial, periksa dan perbarui dokumen terkait agar tetap sinkron.

10. Larangan Isi Dokumen

Dokumen di folder ini tidak boleh memuat:

  1. Data pribadi asisten secara lengkap, seperti NIK, nomor rekening, nomor telepon pribadi, atau alamat pribadi, kecuali memang diperlukan dalam formulir internal yang aksesnya terbatas.
  2. Informasi honorarium per individu tanpa kebutuhan administrasi yang jelas.
  3. Pernyataan yang menyalahkan pihak tertentu tanpa mekanisme klarifikasi.
  4. Ketentuan sanksi yang tidak memiliki alur klarifikasi atau eskalasi.
  5. Klaim bahwa Forum Asisten memiliki kewenangan final atas kebijakan akademik, jadwal laboratorium, atau pencairan dana.
  6. Informasi internal institusi yang belum boleh dipublikasikan.

11. Checklist Final Sebelum Dokumen Dipakai

Sebelum dokumen dipakai atau dibagikan, pastikan:

  1. Judul dan ruang lingkup dokumen jelas.
  2. Dokumen mengacu pada SOP Induk.
  3. Pihak terkait dan tanggung jawabnya jelas.
  4. Prosedur ditulis berurutan dan bisa dilaksanakan.
  5. Dokumen tidak keluar dari batas kewenangan Forum Asisten.
  6. Istilah sudah konsisten dengan dokumen lain.
  7. Dokumen pendukung dan output proses disebutkan.
  8. Ada alur eskalasi apabila terjadi masalah.
  9. Tidak ada data sensitif yang tidak perlu.
  10. DOCS.md, DOCUMENT-MAP.md, dan SOP-REGISTRY.md sudah diperbarui apabila struktur dokumen berubah.
  11. Panel review sudah dilakukan sesuai REVIEW-PANEL.md apabila dokumen baru atau revisinya bersifat substansial.

12. Prinsip Utama

Semua dokumen Forum Asisten harus mendukung satu tujuan utama: membantu koordinasi asistensi praktikum agar berjalan tertib, profesional, transparan, dan sesuai jalur kelembagaan AMIKOM.

Jika ada keraguan dalam penulisan dokumen, gunakan prinsip berikut:

  1. Ikuti SOP Induk.
  2. Jaga batas kewenangan Forum Asisten.
  3. Gunakan alur koordinasi resmi.
  4. Jangan membuat klaim kewenangan tanpa dasar.
  5. Pastikan dokumen dapat dipakai secara operasional oleh pengurus Forum Asisten.