GLOSSARY DOKUMENTASI SOP FORUM ASISTEN
Dokumen ini berisi istilah resmi yang wajib digunakan secara konsisten di seluruh dokumen SOP Forum Asisten.
| Istilah | Definisi | Ruang Lingkup Forum Asisten | Batas Kewenangan | Digunakan Dalam |
|---|---|---|---|---|
| Forum Asisten | Wadah koordinasi operasional asisten praktikum. | Menghimpun, mengoordinasikan, menugaskan, merekap, dan menyiapkan data pendukung. | Tidak menetapkan kebijakan akademik, jadwal lab, atau pencairan dana secara sepihak. | Semua dokumen |
| Program Studi | Pihak akademik yang menaungi mata kuliah praktikum atau asistensi. Cakupan kerja Forum Asisten saat ini terhubung dengan Program Studi di FIK, FES, dan FST sebagaimana dicatat dalam referensi program studi. | Menjadi pihak yang mengajukan atau memvalidasi kebutuhan asistensi dan mengalokasikan dana honorarium. | Forum Asisten tidak mengambil alih kewenangan akademik Program Studi. | SOP Induk, SOP Honorarium, SOP Rekrutmen |
| Pembina Fakultas | Perwakilan pembina dari FIK, FST, dan FES. | Memberi arahan, validasi, pembinaan, dan eskalasi. | Forum Asisten berkoordinasi melalui Pembina Fakultas. | SOP Induk, SOP Pelanggaran |
| UPT/Laboratorium | Pihak pengelola fasilitas dan jadwal laboratorium praktikum. | Menyediakan informasi jadwal praktikum dan kondisi laboratorium. | Forum Asisten tidak menetapkan jadwal laboratorium secara mandiri. | SOP Induk, SOP Asisten, SOP Presensi |
| Sarpras | Pihak pengelola sarana dan prasarana kampus yang berkaitan dengan fasilitas, perbaikan, penggantian, atau penghapusan barang. | Menjadi tujuan koordinasi apabila Forum Asisten mencatat kebutuhan atau kendala fasilitas. | Forum Asisten hanya mengajukan dan menindaklanjuti komunikasi, bukan memutuskan tindakan atas fasilitas kampus. | SOP Inventaris dan Barang Lab, SOP Event |
| DPK | Pihak yang menerima dana dari Program Studi, melakukan checking data, memproses pencairan, dan mengirimkan honorarium kepada Asisten Praktikum. | Memproses pencairan dan pengiriman honorarium sesuai mekanisme keuangan. | Forum Asisten hanya menyiapkan data pendukung dan melakukan koordinasi. | SOP Induk, SOP Honorarium |
| Dosen Pengampu | Dosen yang mengampu mata kuliah praktikum atau kelas asistensi. | Mengarahkan pelaksanaan akademik praktikum di kelas. | Forum Asisten tidak mengambil alih keputusan akademik kelas. | SOP Asisten, SOP Evaluasi |
| Asisten Praktikum | Mahasiswa yang telah mendaftar dan ditugaskan membantu dosen di laboratorium praktikum. | Menjalankan asistensi, presensi, pelaporan, dan etika laboratorium. | Tugas mengikuti jadwal, dosen, UPT/Laboratorium, dan ketentuan Forum Asisten. | SOP Asisten, SOP Presensi |
| Honorarium | Dana kompensasi bagi asisten praktikum sesuai mekanisme yang berlaku. | Data pendukung disiapkan Forum Asisten dan dihitung berdasarkan rekap presensi hasil Koordinator Inti sebelum diproses melalui Program Studi/DPK. | Tidak boleh dijanjikan tanpa validasi dan proses administrasi. | SOP Honorarium |
| Tahap Pencairan Honorarium | Pembagian waktu pencairan honorarium yang terdiri dari empat tahap: tahap 1 selama tiga minggu, tahap 2 selama empat minggu, tahap 3 selama tiga minggu, dan tahap 4 selama empat minggu. | Menjadi acuan penempatan data honorarium apabila terjadi koreksi atau ketidaksesuaian. | Tidak mengubah kewenangan Program Studi atau DPK dalam proses pencairan. | SOP Honorarium, SOP Divisi |
| Jadwal Praktikum | Informasi mata kuliah, kelas, dosen, laboratorium, hari, dan jam praktikum. | Diperoleh dari UPT/Laboratorium dan digunakan untuk penugasan asisten. | Tidak dibuat sepihak oleh Forum Asisten. | SOP Presensi, SOP Asisten |
| Sistem Informasi Forum Asisten | Website atau platform digital Forum Asisten yang mendukung proses oprec asisten, rekap data, jadwal, presensi, pelaporan, pooling, dan sertifikat. | Menjadi sarana operasional lintas proses Forum Asisten. | Tidak mengubah kewenangan pihak lain dan tetap mengikuti validasi SOP terkait. | SOP Rekrutmen, SOP Asisten, SOP Presensi, SOP Evaluasi |
| Panduan Akses Sistem Informasi | Lampiran yang mengatur pemilik proses fitur, level akses, request perubahan, prioritas insiden, dan dokumentasi perubahan pada Sistem Informasi Forum Asisten. | Digunakan IT Support dan pemilik proses untuk menjaga akses dan perubahan sistem tetap sesuai SOP. | Tidak memberi kewenangan kepada IT Support untuk menetapkan status operasional seperti hasil oprec, validitas presensi, pelanggaran, honorarium, atau sertifikat. | SOP IT Support, Referensi Sistem Informasi |
| Onboarding Teknis Asisten | Panduan awal teknis untuk Asisten Praktikum setelah diterima, termasuk akses share module, panduan NetSupport, kanal kendala, dan eskalasi teknis. | Digunakan untuk menyamakan informasi teknis awal sebelum atau saat Asisten Praktikum mulai bertugas. | Tidak menetapkan isi akademik module dan tidak mengambil alih kewenangan UPT/Laboratorium atas perangkat atau konfigurasi lab. | SOP Rekrutmen Asisten, SOP IT Support, Lampiran Onboarding Teknis Asisten |
| Share Module | Akses atau penyampaian materi pendukung praktikum kepada Asisten Praktikum sesuai kebutuhan mata kuliah. | Forum Asisten memfasilitasi penyampaian akses, konfirmasi akses, dan pencatatan kendala. | Forum Asisten tidak mengubah isi akademik module tanpa arahan PJ Mata Kuliah atau Dosen Pengampu. | SOP Rekrutmen Asisten, Lampiran Onboarding Teknis Asisten |
| NetSupport | Perangkat lunak pendukung praktikum yang digunakan sesuai kebutuhan laboratorium. | Forum Asisten dapat menyediakan panduan dasar penggunaan dan pencatatan kendala awal bagi Asisten Praktikum. | Konfigurasi aplikasi, perangkat, jaringan, dan fasilitas laboratorium tetap berada pada kewenangan UPT/Laboratorium atau pihak berwenang. | SOP IT Support, Lampiran Onboarding Teknis Asisten |
| Log Perubahan Sistem | Form pencatatan request fitur, bug, perubahan akses, tool baru, prioritas insiden, approval, status, dan dampak data/SOP. | Digunakan untuk dokumentasi kerja IT Support dan serah terima teknis. | Tidak menggantikan approval Ketua/Wakil atau pemilik proses untuk perubahan yang berdampak pada alur kerja. | SOP IT Support, Lampiran Panduan Akses Sistem |
| Oprec Asisten | Proses open recruitment Asisten Praktikum melalui jalur rekomendasi atau jalur regular. | Digunakan untuk menghimpun calon asisten, memfasilitasi seleksi, melakukan announcement, dan membentuk Rekap Data Asisten. | Tidak menggantikan kewenangan akademik Program Studi atau Dosen Pengampu. | SOP Rekrutmen Asisten, SOP Asisten |
| Jalur Rekomendasi | Jalur rekrutmen Asisten Praktikum yang berasal dari rekomendasi Dosen Pengampu. | Forum Asisten mencatat, memverifikasi data, dan memasukkan calon yang sesuai ke proses pendataan. | Tidak dapat berasal dari klaim pribadi calon tanpa rekomendasi Dosen Pengampu. | SOP Rekrutmen Asisten |
| Jalur Regular | Jalur rekrutmen Asisten Praktikum melalui pendaftaran, grup WhatsApp, konfirmasi PJ Mata Kuliah, seleksi, dan announcement. | Menjadi jalur terbuka bagi calon asisten yang mengikuti mekanisme seleksi Forum Asisten. | Tetap mengikuti kebutuhan mata kuliah dan validasi pihak terkait. | SOP Rekrutmen Asisten |
| PJ Mata Kuliah | Penanggung jawab mata kuliah dalam proses koordinasi oprec atau seleksi asisten. | Membantu konfirmasi kebutuhan, informasi seleksi, atau koordinasi calon asisten pada mata kuliah terkait. | Tidak menggantikan kewenangan akademik Dosen Pengampu atau Program Studi. | SOP Rekrutmen Asisten |
| Oprec Pengurus | Proses open recruitment pengurus Forum Asisten untuk periode berikutnya. | Digunakan untuk menjaring calon pengurus, melakukan seleksi administrasi, wawancara, penilaian, announcement, dan onboarding awal sampai First Meet FA. | Tidak menggantikan Sertijab sebagai peresmian kepengurusan baru. | SOP Rekrutmen Pengurus, SOP Siklus Kepengurusan |
| Wawancara Pengurus | Tahap seleksi calon pengurus Forum Asisten untuk menilai motivasi, komitmen, pemahaman, minat divisi, dan kecocokan calon dengan kebutuhan kepengurusan. | Menjadi dasar penilaian dan penempatan divisi calon pengurus. | Hasil wawancara hanya menjadi dasar keputusan internal Forum Asisten dan tidak boleh memuat data pribadi yang tidak perlu dalam announcement. | SOP Rekrutmen Pengurus |
| First Meet FA | Pertemuan awal setelah announcement pengurus baru untuk pengenalan Forum Asisten, struktur divisi, kanal komunikasi, dan tugas awal kepengurusan. | Menjadi titik pengurus baru mulai berstatus sebagai Pengurus Aktif Operasional. | Tidak menggantikan Sertijab sebagai peresmian formal kepengurusan. | SOP Rekrutmen Pengurus, SOP Siklus Kepengurusan |
| Siklus Kepengurusan Forum Asisten | Alur regenerasi pengurus dari oprec pengurus, wawancara, announcement, First Meet FA, masa kerja aktif, LDK/Makrab, Sertijab, transisi, sampai siklus berikutnya. | Menjadi acuan status pengurus dan batas peran pengurus lama/pengurus baru. | Tidak mengubah kedudukan Forum Asisten di bawah Program Studi melalui Pembina Fakultas. | SOP Siklus Kepengurusan |
| Pengurus Aktif Operasional | Pengurus baru yang sudah diumumkan dan mengikuti First Meet FA sehingga mulai menjalankan tugas operasional Forum Asisten. | Dapat menjalankan program kerja dan tugas divisi sesuai arahan struktur Forum Asisten. | Belum menggantikan fungsi peresmian Sertijab sebagai serah terima formal kepengurusan. | SOP Siklus Kepengurusan |
| Pengurus Resmi | Pengurus baru yang sudah disahkan melalui Sertijab. | Menjalankan kepengurusan setelah peresmian dan memegang kendali operasional periode baru. | Tetap mengikuti alur koordinasi dengan Pembina Fakultas dan Program Studi untuk hal eksternal. | SOP Siklus Kepengurusan |
| Pendamping Transisi | Pengurus lama yang membantu transfer knowledge setelah Sertijab. | Memberi pendampingan teknis, berbagi arsip kerja, dan membantu oprec asisten praktikum terakhir apabila dibutuhkan. | Tidak mengambil keputusan final setelah Sertijab. | SOP Siklus Kepengurusan |
| Sertijab | Serah terima jabatan sebagai peresmian kepengurusan baru Forum Asisten. | Menjadi momen peresmian pengurus baru dan forum dialog dengan Sekretaris Program Studi. | Tidak menggantikan kewenangan Program Studi atau Pembina Fakultas. | SOP Siklus Kepengurusan, SOP Event |
| LDK/Makrab | Kegiatan internal penguatan dan pengenalan pengurus yang wajib dilakukan sebelum Sertijab. | Digunakan untuk pembekalan internal, pengenalan kerja, dan transfer knowledge awal. | Tidak menggantikan Sertijab sebagai peresmian kepengurusan. | SOP Siklus Kepengurusan, SOP Event |
| Bukber | Kegiatan kebersamaan internal Forum Asisten yang dapat mengundang pengurus lama. | Digunakan untuk menjaga relasi internal dan kebersamaan pengurus. | Tidak menggantikan rapat formal atau forum pengambilan keputusan strategis. | SOP Siklus Kepengurusan, SOP Event |
| Sidak Asisten | Kegiatan pemantauan lapangan terhadap pelaksanaan asistensi. | Digunakan untuk mencatat kondisi pelaksanaan, kehadiran, dan temuan yang dapat menjadi input evaluasi atau klarifikasi. | Tidak otomatis menetapkan pelanggaran atau sanksi tanpa proses klarifikasi sesuai SOP terkait. | SOP Event Sidak, SOP Evaluasi, SOP Pelanggaran |
| Temu Koordinator | Kegiatan Forum Asisten yang disingkat TK. | Menjadi bagian dari program kerja atau event Forum Asisten. | Detail teknis mengikuti SOP event terkait. | SOP Event, SOP Siklus Kepengurusan |
| Temu Laboran / Temu Lab | Kegiatan Forum Asisten yang disingkat TL. | Menjadi bagian dari program kerja atau event Forum Asisten yang berkaitan dengan koordinasi laboratorium. | Detail teknis mengikuti SOP event terkait dan tetap berkoordinasi dengan pihak terkait. | SOP Event, SOP Siklus Kepengurusan |
| Training for Trainer | Kegiatan Forum Asisten yang disingkat TFT. | Menjadi bagian dari program kerja atau event Forum Asisten untuk pembekalan/training. | Detail teknis mengikuti SOP event terkait. | SOP Event, SOP Siklus Kepengurusan |
| Temu Besar | Kegiatan Forum Asisten yang disingkat Tembes. | Menjadi bagian dari program kerja atau event besar Forum Asisten. | Detail teknis mengikuti SOP event terkait dan koordinasi undangan mengikuti batas kewenangan Forum Asisten. | SOP Event, SOP Siklus Kepengurusan |
| SOP Event Umum | Dokumen payung untuk pelaksanaan event Forum Asisten. | Mengatur tahapan umum event dari inisiasi, pembagian tim, perencanaan, koordinasi eksternal, final check, pelaksanaan, evaluasi, dan arsip. | Tidak menggantikan SOP event turunan yang mengatur detail tiap jenis event. | SOP Event |
| Rundown Event | Susunan waktu, agenda, PIC, dan kebutuhan teknis event. | Menjadi acuan pelaksanaan dan koordinasi petugas event. | Perubahan pada hari pelaksanaan wajib dicatat dalam laporan kegiatan. | SOP Event, Form Rundown Event |
| Checklist Event | Daftar kontrol persiapan event yang memuat area kerja, item, PIC, deadline, status, dan catatan. | Digunakan untuk memastikan kebutuhan acara, sekretariat, Humas, DKV/PDD, perlengkapan, konsumsi, bendahara, dan IT Support tertangani. | Tidak menggantikan tanggung jawab PIC pada masing-masing item. | SOP Event, Form Checklist Event |
| Lapor Asisten | Fitur pada Sistem Informasi Forum Asisten untuk melaporkan dugaan pelanggaran Asisten Praktikum di luar regulasi yang berlaku. | Menjadi sumber data awal untuk proses evaluasi atau penanganan pelanggaran sesuai SOP terkait. | Tidak otomatis membuktikan pelanggaran tanpa proses klarifikasi dan tindak lanjut yang sah. | SOP Evaluasi, SOP Penanganan Pelanggaran |
| Pooling Asisten | Fitur pada Sistem Informasi Forum Asisten untuk menghimpun feedback atau penilaian terhadap Asisten Praktikum. | Menjadi salah satu sumber data evaluasi Asisten Praktikum. | Tidak otomatis menjadi bukti pelanggaran atau dasar sanksi tanpa konteks dan klarifikasi. | SOP Evaluasi |
| Evaluasi Asisten | Proses rekap dan peninjauan data kinerja Asisten Praktikum berdasarkan data yang dapat ditelusuri. | Digunakan untuk pembinaan, perbaikan proses, dan rujukan tindak lanjut apabila ada dugaan pelanggaran. | Tidak menggantikan penilaian akademik Dosen Pengampu atau kewenangan Program Studi. | SOP Evaluasi, SOP Pelanggaran |
| KPI Asisten | Rubrik evaluasi internal Asisten Praktikum berdasarkan indikator presensi, pelaksanaan tugas, komunikasi, feedback, administrasi, dan profesionalitas. | Digunakan untuk membantu Forum Asisten membaca performa asisten secara konsisten. | Tidak otomatis menjadi sanksi, honorarium, sertifikat, atau keputusan akademik. | SOP Evaluasi, Lampiran Rubrik KPI Asisten |
| Pelanggaran Asisten | Dugaan tindakan Asisten Praktikum yang tidak sesuai regulasi, etika, tugas asistensi, atau ketentuan laboratorium. | Ditangani melalui pencatatan laporan, penyaringan, klarifikasi, tindak lanjut internal, atau eskalasi. | Tidak boleh dinyatakan terbukti sebelum proses klarifikasi dan tindak lanjut selesai. | SOP Penanganan Pelanggaran |
| Matriks Pelanggaran Asisten | Lampiran klasifikasi awal dugaan pelanggaran Asisten Praktikum berdasarkan kategori, tingkat dugaan, data minimum, dan rekomendasi tindak lanjut. | Digunakan untuk membuat tindak lanjut awal lebih proporsional dan terdokumentasi. | Tidak menggantikan klarifikasi dan tidak menetapkan sanksi otomatis. | SOP Penanganan Pelanggaran, SOP Evaluasi |
| Klarifikasi Pelanggaran | Proses meminta dan mencatat keterangan atas laporan dugaan pelanggaran Asisten Praktikum. | Digunakan untuk menentukan status laporan dan tindak lanjut. | Tidak menggantikan keputusan pihak berwenang di luar Forum Asisten. | SOP Penanganan Pelanggaran |
| Pengunduran Diri Asisten | Proses Asisten Praktikum menghentikan penugasan dengan pencatatan tanggal aktif terakhir dan dampak administrasi. | Digunakan untuk menyinkronkan Rekap Data Asisten, jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat. | Tidak menghapus riwayat presensi valid dan tidak menetapkan kebutuhan akademik pengganti secara sepihak. | SOP Pengunduran Diri Asisten |
| Pergantian Asisten | Proses mengganti Asisten Praktikum pada mata kuliah atau kelas setelah pengunduran diri atau perubahan penugasan. | Dikoordinasikan melalui data asisten cadangan, rekomendasi Dosen Pengampu, atau proses rekrutmen sesuai SOP. | Tetap mengikuti kebutuhan mata kuliah dan koordinasi pihak terkait. | SOP Pengunduran Diri Asisten, SOP Rekrutmen Asisten |
| Sertifikat Asisten | Dokumen administrasi yang diberikan kepada Asisten Praktikum berdasarkan status dan data asistensi yang dapat diverifikasi. | Diproses oleh Sekretaris berdasarkan Rekap Data Asisten, status penugasan, periode asistensi, dan catatan terkait. | Tidak diterbitkan otomatis oleh sistem tanpa validasi data dan tidak menggantikan penilaian akademik mata kuliah. | SOP Asisten, SOP Administrasi Sertifikat |
| Presensi Manual | Metode presensi asisten yang memerlukan bukti manual ketika presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia. | Menjadi bagian dari data presensi yang direkap dan dicrosscheck oleh Koordinator Inti; pengajuan memuat kategori alasan, deskripsi alasan, informasi sesi, dan bukti selfie minimal yang menampilkan wajah Asisten Praktikum serta konteks laboratorium; bukti diajukan maksimal satu minggu setelah praktikum. | Bukti manual yang diajukan melewati batas waktu satu minggu, terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi tidak memenuhi ketentuan pengajuan. | SOP Presensi, SOP Honorarium |
| Presensi Scan QR | Metode presensi asisten melalui pemindaian QR pada sistem informasi Forum Asisten. | Menjadi bagian dari data presensi yang ikut direkap oleh Koordinator Inti. | Tetap mengikuti validasi dan penggunaan data sesuai SOP terkait. | SOP Presensi, SOP Honorarium |
| Crosscheck Presensi | Proses pemeriksaan kesesuaian data presensi sebelum digunakan sebagai dasar administrasi lanjutan. | Dilakukan oleh Koordinator Inti khusus untuk presensi manual selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium, sedangkan presensi scan QR tetap direkap bersama data presensi lainnya. | Tidak menggantikan persetujuan pihak lain dalam proses honorarium. | SOP Presensi, SOP Honorarium, SOP Divisi |
| Daftar Klarifikasi Presensi | Daftar data presensi bermasalah yang perlu diputuskan sebelum masuk rekap akhir. | Digunakan Koordinator Inti untuk mencatat data menunggu, valid, ditolak, atau dibawa ke Ketua/Wakil; klarifikasi kepada Asisten Praktikum dilakukan hanya melalui WhatsApp Hotline FA. | Tidak boleh menjadi jalur pengesahan di luar batas kewenangan Forum Asisten. | SOP Presensi, SOP Divisi, SOP Honorarium |
| Rekap Data Asisten | Data induk asisten yang memuat informasi administrasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan asistensi, termasuk data nomor rekening. | Digunakan Bendahara untuk mencocokkan data sebelum pengajuan honorarium. | Harus dikelola sesuai prinsip perlindungan data dan kebutuhan administrasi. | SOP Honorarium, SOP Rekrutmen, SOP Divisi |
| Komunikasi Resmi Pengajuan Honorarium | Penyampaian pemberitahuan dan paket dokumen formal pengajuan honorarium yang sudah lengkap kepada pihak eksternal terkait sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi, disertai follow-up terjadwal pada Hari H, H+3, dan H+6. | Dilakukan oleh Humas setelah data selesai dicek Bendahara; kelengkapan dinilai per Program Studi sehingga paket yang sudah siap dapat tetap diproses sesuai tanggalnya; setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman honorarium diproses, DPK mengonfirmasi status akhir kepada Humas untuk diumumkan kepada Asisten Praktikum; jika proses belum selesai setelah H+6, Humas melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua. | Tidak menggantikan validasi internal, persetujuan Program Studi, checking DPK, atau pengiriman honorarium oleh DPK. | SOP Honorarium, SOP Divisi |
| Log Komunikasi Honorarium | Form pencatatan pengiriman awal, follow-up Hari H, H+3, H+6, eskalasi, revisi, dan konfirmasi akhir proses honorarium. | Digunakan Humas untuk memastikan komunikasi honorarium dapat ditelusuri. | Tidak boleh memuat data rekening atau informasi pribadi yang tidak diperlukan. | SOP Honorarium, Form Log Komunikasi Honorarium |
| Keuangan Internal Forum Asisten | Pengelolaan kas, pemasukan, pengeluaran, bukti transaksi, dan laporan keuangan internal Forum Asisten. | Dikelola Bendahara untuk kebutuhan program kerja, kegiatan, dan transaksi internal seperti merchandise/pre-order. | Tidak mencakup pencairan honorarium oleh DPK dan tidak boleh dicampur dengan dana honorarium Asisten Praktikum. | SOP Pengelolaan Keuangan, SOP Bendahara |
| Inventaris / Barang Lab | Catatan kebutuhan, kendala, peminjaman, penggantian, penghapusan, atau tindak lanjut barang/fasilitas laboratorium yang diketahui Forum Asisten. | Digunakan untuk menyiapkan pengajuan atau komunikasi kepada UPT/Laboratorium atau Sarpras. | Forum Asisten tidak menjadi pemilik atau pemutus akhir atas barang/fasilitas kampus. | SOP Inventaris dan Barang Lab |
| Merchandise / Pre-Order | Kegiatan pemesanan produk Forum Asisten seperti jaket atau lanyard dengan periode, harga, pembayaran, produksi, dan distribusi yang ditentukan. | Dikelola sebagai program kerja atau kebutuhan komunitas Forum Asisten dengan rekap pemesan dan pembayaran yang jelas. | Dana PO tidak boleh dicampur dengan honorarium; Forum Asisten tidak menjamin vendor di luar kesepakatan yang dibuat. | SOP Merchandise dan Pre-Order, Form PO |
| Kebijakan PO Merchandise | Lampiran yang mengatur vendor, perubahan pesanan, refund, komplain, keterlambatan produksi, dan closing PO. | Digunakan panitia PO, Bendahara, Humas, dan Ketua/Wakil untuk menjaga administrasi PO tetap konsisten. | Tidak menjadikan Forum Asisten penjamin vendor di luar kesepakatan dan tidak boleh memakai dana honorarium untuk menutup selisih PO. | SOP Merchandise dan Pre-Order, Lampiran Kebijakan PO Merchandise |
| Refund PO | Pengembalian dana pemesan PO karena pembatalan, kelebihan bayar, pembayaran ganda, produk tidak tersedia, atau kesalahan panitia/vendor yang tidak dapat diperbaiki. | Dikelola Bendahara dan penanggung jawab PO dengan catatan alasan, nominal, persetujuan, dan bukti pengembalian. | Tidak otomatis berlaku untuk perubahan pikiran atau kesalahan data pemesan setelah data dikunci. | SOP Merchandise dan Pre-Order, Lampiran Kebijakan PO Merchandise |
| Closing PO | Penutupan administrasi PO setelah pembayaran, produksi, distribusi, komplain, refund, laporan keuangan, dan arsip memiliki status akhir. | Digunakan untuk memastikan PO selesai pada periode yang sama dan tidak menyisakan data menggantung. | Tidak boleh dilakukan jika masih ada dana, komplain, refund, atau distribusi tanpa status akhir. | SOP Merchandise dan Pre-Order, Form Rekap PO |
| Kebutuhan Konten | Rincian kebutuhan komunikasi yang menjadi dasar pembuatan desain dan publikasi konten Forum Asisten. | Disusun oleh Humas dan diteruskan kepada DKV untuk kebutuhan desain visual. | Tidak menggantikan persetujuan akhir Ketua atau Wakil Ketua sebelum publikasi. | SOP Divisi, SOP Media Sosial |
| WhatsApp Hotline | Kanal komunikasi resmi Forum Asisten melalui WhatsApp untuk kebutuhan informasi dan komunikasi dengan pihak terkait. | Dikelola oleh Humas sebagai bagian dari komunikasi Forum Asisten. | Penggunaan kanal tetap mengikuti etika komunikasi dan batas kewenangan Forum Asisten. | SOP Divisi, SOP Komunikasi |
| Notulensi | Catatan resmi hasil rapat atau koordinasi Forum Asisten. | Dikelola oleh Sekretaris sebagai bagian dari tertib dokumentasi organisasi. | Tidak menggantikan keputusan formal apabila dibutuhkan dokumen pengesahan lain. | SOP Divisi, SOP Administrasi |
| Arsip Dokumen | Kumpulan dokumen aktif atau historis Forum Asisten yang disimpan sesuai struktur dan kebutuhan akses. | Digunakan untuk menyimpan SOP, form, surat, notulensi, laporan kegiatan, sertifikat, dan dokumen pendukung. | Data sensitif hanya boleh diakses pihak yang membutuhkan. | SOP Administrasi dan Dokumentasi |
| H-30 | Batas waktu paling lambat 30 hari kalender sebelum tanggal acara. | Dapat digunakan sebagai istilah pada timeline kegiatan apabila tenggat tersebut sudah disetujui untuk periode berjalan. | Penyebutan pada referensi historis tidak otomatis menetapkan H-30 sebagai tenggat aktif. | Referensi Sumber Resmi Lama Bendahara, SOP Event bila disahkan |
| H+14 | Batas waktu paling lambat 14 hari kalender setelah tanggal acara. | Dapat digunakan sebagai istilah pada timeline LPJ apabila tenggat tersebut sudah disetujui untuk periode berjalan. | Penyebutan pada referensi historis tidak otomatis menetapkan H+14 sebagai tenggat aktif. | Referensi Sumber Resmi Lama Bendahara, SOP Keuangan bila disahkan |
| Dokumen Resmi Lama | Dokumen resmi dari periode sebelumnya yang diakui sebagai sumber pengetahuan atau rekaman kerja. | Digunakan untuk transfer knowledge dan penelusuran keputusan lama. | Tidak otomatis mengubah SOP aktif dan harus dibandingkan dengan governance terbaru. | Referensi Historis |
| Referensi Historis | Catatan Markdown yang memetakan dokumen resmi lama, status keberlakuan, dan perbedaannya dengan aturan saat ini. | Menjaga pengetahuan lama tetap terlacak tanpa mencampurkannya dengan aturan aktif. | Tidak menjadi dasar pelaksanaan langsung kecuali sudah diturunkan dan disetujui. | Folder References |
| Retensi Arsip | Aturan masa simpan dokumen aktif dan arsip historis Forum Asisten. | Digunakan untuk menentukan kapan dokumen tetap aktif, dipindahkan ke arsip, dibatasi, atau ditinjau ulang. | Tidak menjadi dasar menghapus dokumen yang masih dibutuhkan untuk audit, honorarium, sertifikat, atau keputusan kelembagaan. | SOP Arsip, Lampiran Retensi Arsip |
| Matriks Akses Dokumen | Daftar batas akses baca, ubah, unduh, atau kirim untuk jenis dokumen tertentu. | Digunakan untuk melindungi data sensitif seperti rekening, bukti pembayaran, alamat, klarifikasi pelanggaran, dan akses sistem. | Tidak membuka akses di luar kebutuhan proses dan tidak menggantikan persetujuan Ketua/Wakil untuk kasus sensitif. | SOP Arsip, Lampiran Retensi Arsip |
| Surat Resmi Forum Asisten | Dokumen komunikasi keluar yang disiapkan oleh Sekretaris dan/atau Humas untuk undangan, peminjaman, pengajuan, atau pengantar dokumen. | Digunakan untuk komunikasi formal Forum Asisten kepada pihak terkait. | Tidak boleh menjanjikan persetujuan, kehadiran, pencairan, atau tindakan dari pihak eksternal. | SOP Arsip, SOP Event, SOP Honorarium |
| Laporan Kegiatan | Dokumen ringkasan hasil kegiatan Forum Asisten. | Memuat identitas kegiatan, ringkasan pelaksanaan, kendala, tindak lanjut, dokumentasi, dan lampiran. | Tidak menggantikan laporan keuangan Bendahara apabila kegiatan memiliki penggunaan dana. | SOP Laporan Kegiatan |
| Brief Konten | Dokumen kebutuhan konten dari Humas kepada DKV. | Memuat tujuan konten, pesan utama, caption, kebutuhan visual, deadline desain, dan batasan data. | Tidak menggantikan approval akhir Ketua/Wakil sebelum publikasi. | SOP Media Sosial dan Publikasi |
| Panduan Desain DKV | Lampiran checklist desain dasar untuk menjaga konsistensi visual, brief minimum, output, revisi, dan arsip desain Forum Asisten. | Digunakan DKV dan Humas dalam produksi aset visual. | Tidak menggantikan Humas sebagai pemilik konten/caption/kanal dan tidak menggantikan approval Ketua/Wakil. | SOP DKV, SOP Media Sosial |
| Kalender Publikasi | Jadwal publikasi konten Forum Asisten. | Dikelola Humas untuk mengatur tanggal upload, deadline brief, deadline desain, PIC, approval, dan status publikasi. | Tidak menjadi izin publikasi tanpa approval akhir Ketua/Wakil untuk konten yang memerlukan approval. | SOP Media Sosial dan Publikasi |
| Persetujuan Konten | Persetujuan akhir sebelum konten dipublikasikan pada kanal resmi Forum Asisten. | Diberikan oleh Ketua atau Wakil Ketua setelah materi konten disiapkan. | Tidak menggantikan tanggung jawab Humas dalam pengelolaan media sosial atau DKV dalam pembuatan desain visual. | SOP Divisi, SOP Media Sosial |
| Grup Divisi | Grup komunikasi internal masing-masing divisi Forum Asisten. | Digunakan untuk koordinasi kerja harian dalam satu divisi. | Tidak menggantikan kanal komunikasi resmi lintas divisi bila isu menyangkut seluruh pengurus. | SOP Komunikasi Internal |
| Grup Pengurus | Grup komunikasi umum seluruh pengurus Forum Asisten. | Digunakan untuk koordinasi lintas divisi dan pembahasan bersama seluruh pengurus. | Tidak menggantikan dokumentasi formal apabila keputusan memerlukan arsip resmi. | SOP Komunikasi Internal, SOP Divisi |
| Grup Event | Grup komunikasi sementara untuk kegiatan atau event tertentu. | Digunakan untuk koordinasi teknis pelaksanaan event. | Bersifat spesifik pada kegiatan dan tidak menggantikan struktur divisi permanen. | SOP Event |
| PDD Event | Kebutuhan publikasi, dokumentasi, desain, operator, dan arsip visual dalam pelaksanaan event. | Dapat melibatkan DKV dan pihak lain sesuai pembagian tugas event. | Pembagian peran harus ditetapkan sebelum event agar tidak terjadi tumpang tindih dan tidak menggantikan Humas sebagai pemilik publikasi. | SOP Event, SOP Divisi, Lampiran PDD |
| SOP Induk | Dokumen payung yang mengatur kedudukan, pihak terkait, prinsip, dan alur koordinasi utama Forum Asisten. | Menjadi acuan seluruh SOP turunan. | Tidak memuat detail teknis berlebihan yang seharusnya berada di SOP turunan. | Semua SOP |
| SOP Turunan | SOP yang menjelaskan detail teknis dari salah satu area kerja Forum Asisten. | Menjabarkan prosedur operasional berdasarkan SOP Induk. | Tidak boleh bertentangan dengan SOP Induk. | SOP Presensi, SOP Honorarium, SOP Rekrutmen, dan lainnya |
| Form | Template data atau formulir pendukung SOP. | Menyediakan format data yang digunakan dalam prosedur. | Tidak boleh meminta data sensitif tanpa kebutuhan jelas. | Form presensi, form honorarium, form laporan |
| Lampiran | Dokumen pendukung yang melengkapi SOP. | Menyediakan contoh, checklist, diagram, atau panduan tambahan. | Tidak menggantikan ketentuan utama dalam SOP. | Lampiran alur, checklist, contoh dokumen |
Aturan Penggunaan Istilah
- Gunakan istilah persis seperti yang tercantum di glossary.
- Jangan mengganti
UPT/Laboratoriummenjadi istilah lain kecuali ada nama resmi yang disepakati. - Jangan mengganti
Pembina Fakultastanpa validasi nama jabatan resmi. - Jika ada istilah baru, tambahkan ke glossary sebelum dipakai luas di SOP.
- Jika definisi berubah, periksa dampaknya ke SOP Induk dan SOP turunan.