1. Overview
  2. SOP EVENT UMUM FORUM ASISTEN

SOP EVENT UMUM FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.3
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  4. SOP Divisi Forum Asisten
  5. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  6. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  7. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md
  8. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md
  9. LAMPIRAN-PEMBAGIAN-JOB-PDD-EVENT.md
  10. SOP Event LDK/Makrab
  11. SOP Event Sertijab
  12. SOP Event Bukber
  13. SOP Event Sidak Asisten

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk:

  1. menjadi pedoman umum pelaksanaan event Forum Asisten;
  2. mengunci tahapan persiapan, pelaksanaan, dan penutupan event;
  3. memastikan pembagian kerja antar-divisi atau seksi panitia jelas;
  4. menjaga agar komunikasi, peminjaman ruangan, dokumentasi, konsumsi, dan arsip event dapat ditelusuri.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk event Forum Asisten, termasuk Temu Besar, Training for Trainer, Temu Laboran / Temu Lab, Temu Koordinator, LDK/Makrab, Sertijab, Bukber, Sidak, dan kegiatan lain yang ditetapkan Forum Asisten.

Detail khusus tiap event diatur pada SOP turunan atau lampiran masing-masing.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Bendahara.
  4. Koordinator Inti apabila event berkaitan dengan asisten atau presensi.
  5. Humas.
  6. DKV.
  7. IT Support apabila event membutuhkan sistem, presensi digital, atau dukungan teknis.
  8. Panitia atau seksi acara.
  9. Panitia atau seksi perlengkapan.
  10. Panitia atau seksi konsumsi.
  11. Pihak eksternal seperti Program Studi, Pembina Fakultas, UPT/Laboratorium, Sarpras, pemateri, vendor, atau undangan sesuai kebutuhan event.

4. Ketentuan Umum

  1. Setiap event wajib memiliki penanggung jawab utama.
  2. Setiap event wajib memiliki rundown, daftar kebutuhan, pembagian tugas, dan arsip dokumen.
  3. Event luring wajib memeriksa kebutuhan ruangan, perlengkapan, presensi, dan konsumsi apabila diperlukan.
  4. Kebutuhan publikasi, dokumentasi, dan desain harus dibagi jelas sebelum hari pelaksanaan.
  5. Humas menjadi jalur komunikasi resmi keluar apabila event melibatkan pihak eksternal.
  6. DKV bertugas membuat aset visual berdasarkan kebutuhan yang sudah disampaikan.
  7. Sekretaris mengelola arsip dokumen, notulensi, surat, daftar hadir, dan laporan kegiatan.
  8. Bendahara mengelola kebutuhan biaya dan pertanggungjawaban keuangan event.
  9. Ketua dan Wakil Ketua menjadi pemilik persetujuan akhir dan eskalasi.
  10. Forum Asisten tidak dapat menjamin persetujuan ruangan, kehadiran undangan, atau keputusan pihak eksternal.
  11. Pembagian tugas PDD event mengikuti lampiran pembagian job PDD apabila event membutuhkan publikasi, dokumentasi, desain, operator, atau arsip visual.

5. Alur Event Umum

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Inisiasi dan Pembentukan Tim

  1. Ketua dan Wakil Ketua menetapkan kebutuhan event berdasarkan program kerja atau kebutuhan organisasi.
  2. Penanggung jawab utama event ditentukan sebelum persiapan teknis dimulai.
  3. Penanggung jawab utama membentuk pembagian kerja minimal untuk acara, perlengkapan, Humas, DKV/PDD, konsumsi, sekretariat, dan bendahara apabila diperlukan.
  4. Sekretaris mencatat struktur panitia dan hasil rapat awal.

6.2 Perencanaan

  1. Panitia menyusun konsep, tujuan, target peserta, waktu, tempat, dan kebutuhan event.
  2. Seksi acara menyusun rundown menggunakan FORM-RUNDOWN-EVENT.md.
  3. Panitia menyusun checklist menggunakan FORM-CHECKLIST-EVENT.md.
  4. Humas menyusun kebutuhan komunikasi resmi dan daftar pihak yang perlu dihubungi.
  5. DKV menerima kebutuhan desain dari Humas atau penanggung jawab event.
  6. Bendahara mencatat kebutuhan biaya event apabila ada.

6.3 Koordinasi Eksternal

  1. Humas atau pihak yang ditunjuk menghubungi pihak eksternal sesuai kebutuhan event.
  2. Peminjaman ruangan, peminjaman alat, undangan, pemateri, vendor, atau pihak eksternal lain dicatat statusnya.
  3. Surat undangan, peminjaman ruangan, atau peminjaman alat menggunakan template surat resmi Forum Asisten apabila format khusus belum tersedia.
  4. Status koordinasi minimal menggunakan diajukan, menunggu, disetujui, revisi, atau ditolak.
  5. Jika pihak eksternal memberi revisi atau menolak, penanggung jawab event membawa opsi tindak lanjut kepada Ketua dan Wakil Ketua.

6.4 Persiapan Teknis

  1. Seksi acara menyelesaikan rundown, daftar petugas, dan kebutuhan acara.
  2. Seksi perlengkapan memastikan ruangan, alat, dan kebutuhan teknis siap.
  3. Humas memastikan undangan, komunikasi peserta, dan informasi resmi tersampaikan.
  4. DKV memastikan desain, poster, template presentasi, atau aset visual siap digunakan.
  5. Konsumsi memastikan vendor, pengambilan, dan distribusi konsumsi apabila diperlukan.
  6. Sekretaris menyiapkan daftar hadir, surat, dan arsip dokumen event.
  7. Bendahara menyiapkan catatan biaya dan bukti pengeluaran apabila ada.

6.5 Final Check dan Pelaksanaan

  1. Final check dilakukan sebelum hari pelaksanaan atau pada waktu yang disepakati.
  2. Final check minimal memeriksa rundown, ruangan, perlengkapan, presensi, konsumsi, petugas, publikasi, dan kontak darurat.
  3. Pada hari pelaksanaan, setiap seksi menjalankan tugas sesuai pembagian.
  4. Perubahan mendadak dicatat oleh Sekretaris atau penanggung jawab event.
  5. Masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh seksi terkait dieskalasikan kepada penanggung jawab event, lalu kepada Ketua dan Wakil Ketua apabila diperlukan.

6.6 Penutupan dan Evaluasi

  1. Panitia melakukan evaluasi setelah event.
  2. Sekretaris mengarsipkan rundown final, daftar hadir, notulensi, surat, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  3. Bendahara menyelesaikan laporan keuangan event apabila ada.
  4. Humas dan DKV menyimpan aset publikasi dan dokumentasi sesuai kebutuhan.
  5. Temuan evaluasi dicatat untuk perbaikan event berikutnya.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. FORM-CHECKLIST-EVENT.md.
  2. FORM-RUNDOWN-EVENT.md.
  3. Surat atau pesan komunikasi resmi.
  4. Daftar hadir atau presensi event.
  5. Materi publikasi, desain, dokumentasi, dan template presentasi.
  6. Catatan kebutuhan perlengkapan dan konsumsi.
  7. Laporan kegiatan dan laporan keuangan apabila ada.

8. Output

  1. Event terlaksana sesuai tujuan dan batas kewenangan Forum Asisten.
  2. Rundown final.
  3. Checklist event.
  4. Daftar hadir atau presensi.
  5. Arsip surat, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  6. Catatan evaluasi event.

9. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengoordinasikan event, tetapi tidak memaksa persetujuan ruangan, alat, pemateri, vendor, atau undangan eksternal.
  2. Humas mengirim komunikasi resmi, tetapi tidak menjamin respons pihak eksternal.
  3. DKV membuat aset visual, tetapi tidak menjadi pemilik akhir publikasi kecuali ditugaskan dalam panitia event.
  4. Sekretaris mengelola arsip, tetapi tidak menggantikan tanggung jawab masing-masing seksi terhadap output kerjanya.

10. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi payung pelaksanaan event Forum Asisten.
  2. Setiap SOP event turunan wajib mengikuti struktur umum ini.
  3. Jika ada perubahan pembagian peran event, SOP ini dan dokumen terkait wajib ditinjau ulang.