1. Overview
  2. SOP EVENT BUKBER

SOP EVENT BUKBER

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  3. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  4. LAMPIRAN-PEMBAGIAN-JOB-PDD-EVENT.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur Bukber Forum Asisten sebagai kegiatan kebersamaan internal yang dapat melibatkan pengurus lama.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup perencanaan peserta, lokasi, konsumsi, rundown, komunikasi undangan internal, dokumentasi, biaya, dan arsip Bukber.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Pengurus aktif.
  3. Pengurus lama sebagai undangan internal apabila dilibatkan.
  4. Sekretaris.
  5. Humas.
  6. DKV/PDD apabila dibutuhkan.
  7. Konsumsi.
  8. Bendahara.
  9. Vendor atau pihak tempat apabila digunakan.

4. Ketentuan Umum

  1. Bukber merupakan kegiatan kebersamaan internal Forum Asisten.
  2. Pengurus lama dapat diundang sebagai bagian dari relasi dan transisi kekeluargaan.
  3. Bukber tidak menjadi forum pengambilan keputusan strategis kecuali dibuat rapat terpisah dan dinotulensikan.
  4. Kebutuhan konsumsi, biaya, dan peserta harus dicatat sebelum pelaksanaan.
  5. Jika menggunakan vendor atau tempat eksternal, status pemesanan dan pembayaran dicatat oleh panitia dan Bendahara.

5. Prosedur

5.1 Persiapan

  1. Ketua/Wakil atau PIC menentukan tanggal, lokasi, estimasi peserta, dan konsep Bukber.
  2. Humas menyampaikan informasi kepada pengurus aktif dan pengurus lama apabila diundang.
  3. Konsumsi mencatat kebutuhan makanan, vendor/tempat, jumlah peserta, dan batas konfirmasi.
  4. Bendahara mencatat estimasi biaya, sumber dana, pembayaran, dan bukti transaksi.
  5. Sekretaris menyiapkan daftar hadir atau daftar konfirmasi.
  6. Acara menyusun rundown sederhana apabila diperlukan.

5.2 Pelaksanaan

  1. Panitia melakukan pengecekan peserta, konsumsi, tempat, dan waktu pelaksanaan.
  2. Acara berjalan sesuai rundown atau alur yang disepakati.
  3. Perubahan peserta atau konsumsi dicatat agar tidak menimbulkan selisih biaya.
  4. Dokumentasi dilakukan secukupnya dan tetap menjaga kenyamanan peserta.

5.3 Penutupan dan Arsip

  1. Bendahara menyelesaikan catatan biaya dan bukti transaksi.
  2. Sekretaris mengarsipkan daftar hadir/konfirmasi, dokumentasi, dan catatan kegiatan.
  3. Jika ada kendala vendor/tempat, panitia mencatat sebagai evaluasi.

6. Output

  1. Bukber terlaksana dengan peserta dan konsumsi tercatat.
  2. Rekap biaya dan bukti transaksi.
  3. Daftar hadir atau daftar konfirmasi.
  4. Dokumentasi dan catatan evaluasi.

7. Batas Peran

  1. Bukber bersifat internal dan tidak menggantikan rapat formal Forum Asisten.
  2. Pengurus lama yang hadir sebagai undangan tidak mengambil keputusan operasional periode berjalan.
  3. Forum Asisten tidak menjamin layanan vendor atau tempat di luar kesepakatan yang dibuat.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini ditinjau ulang apabila format Bukber berubah menjadi kegiatan formal atau melibatkan pihak eksternal lebih luas.