1. Overview
  2. SOP SIKLUS KEPENGURUSAN FORUM ASISTEN

SOP SIKLUS KEPENGURUSAN FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.4
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Divisi Forum Asisten
  4. REFERENSI-OPREC-PENGURUS-FORUM-ASISTEN.md
  5. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md
  6. SOP Event Umum
  7. SOP Merchandise dan Pre-Order
  8. SOP Event LDK/Makrab
  9. SOP Event Sertijab
  10. SOP Event Bukber
  11. SOP Event Sidak Asisten

1. Tujuan

SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten bertujuan untuk:

  1. mengatur alur perpindahan kepengurusan dari pengurus lama kepada pengurus baru;
  2. membedakan status pengurus aktif operasional, pengurus resmi, dan pendamping transisi;
  3. menjaga agar keputusan setelah Sertijab berada pada pengurus baru;
  4. menjadi payung untuk SOP turunan terkait oprec pengurus, first meet, LDK/Makrab, Sertijab, dan transisi kepengurusan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

  1. alur awal rekrutmen pengurus baru;
  2. status pengurus setelah announcement dan First Meet FA;
  3. masa kerja aktif pengurus Forum Asisten;
  4. alur LDK/Makrab sebelum Sertijab;
  5. Sertijab sebagai peresmian kepengurusan baru;
  6. peran pengurus lama sebagai pendamping transisi setelah Sertijab;
  7. batas bahwa detail teknis tiap event tidak dibahas dalam SOP ini.

3. Pihak Terkait

Pihak yang terlibat dalam SOP ini:

  1. Pengurus lama Forum Asisten.
  2. Pengurus baru Forum Asisten.
  3. Ketua pengurus baru.
  4. Sekretaris Forum Asisten.
  5. Seluruh divisi Forum Asisten.
  6. Sekretaris Program Studi sebagai undangan dialog pada Sertijab.
  7. Pembina Fakultas apabila dibutuhkan untuk arahan atau eskalasi.

4. Istilah yang Digunakan

  1. Pengurus Lama: pengurus Forum Asisten dari periode sebelumnya.
  2. Pengurus Baru: pengurus Forum Asisten hasil proses oprec pengurus pada periode berjalan.
  3. Pengurus Aktif Operasional: pengurus baru yang sudah diumumkan, mengikuti First Meet FA, dan mulai menjalankan tugas Forum Asisten.
  4. Pengurus Resmi: pengurus baru yang sudah diperkenalkan dan disahkan melalui Sertijab.
  5. Pendamping Transisi: pengurus lama yang membantu transfer knowledge setelah Sertijab tanpa mengambil keputusan final.
  6. Sertijab: serah terima jabatan sebagai peresmian kepengurusan baru dan forum dialog dengan Sekretaris Program Studi.
  7. LDK/Makrab: kegiatan internal yang wajib dilakukan sebelum Sertijab.
  8. TK: Temu Koordinator.
  9. TL: Temu Laboran atau Temu Lab.
  10. TFT: Training for Trainer.
  11. Tembes: Temu Besar.

5. Ketentuan Umum

  1. Siklus kepengurusan Forum Asisten dimulai dari oprec pengurus dan berlanjut sampai transisi menuju periode berikutnya.
  2. Alur awal pengurus baru adalah oprec pengurus, wawancara pengurus, announcement, First Meet FA, lalu menjadi pengurus aktif operasional.
  3. Setelah First Meet FA, pengurus baru sudah dapat menjalankan tugas operasional Forum Asisten.
  4. LDK/Makrab wajib dilakukan sebelum Sertijab.
  5. Sertijab menjadi titik peresmian kepengurusan baru.
  6. Sertijab wajib mengundang Sekretaris Program Studi untuk dialog Forum Asisten.
  7. Setelah Sertijab, keputusan final Forum Asisten berada pada Ketua pengurus baru.
  8. Pengurus lama yang masih membantu setelah Sertijab hanya berperan sebagai pendamping transisi dan transfer knowledge.
  9. Pengurus lama dapat membantu oprec asisten praktikum terakhir setelah Sertijab, tetapi tidak menjadi pengambil keputusan final.
  10. Detail teknis setiap event seperti TK, TL, TFT, Tembes, Bukber, LDK/Makrab, Sertijab, dan Sidak Asisten diatur dalam SOP event atau lampiran masing-masing.

6. Peta Siklus Kepengurusan

rendering diagram…

7. Prosedur

7.1 Rekrutmen Awal Pengurus Baru

  1. Pengurus lama membuka oprec pengurus untuk periode berikutnya.
  2. Calon pengurus mengikuti proses wawancara pengurus.
  3. Pengurus lama mengumumkan hasil penerimaan melalui announcement.
  4. Pengurus baru mengikuti First Meet FA.
  5. Setelah First Meet FA, pengurus baru berstatus sebagai pengurus aktif operasional.

7.2 Masa Kerja Aktif

  1. Pengurus aktif operasional menjalankan tugas sesuai divisi dan kebutuhan Forum Asisten.
  2. Program kerja yang dijalankan dalam masa kerja aktif mencakup:
    1. oprec asisten praktikum;
    2. kepanitiaan Training for Trainer atau TFT;
    3. kepanitiaan Temu Koordinator;
    4. kepanitiaan Temu Besar atau Tembes;
    5. kepanitiaan Temu Laboran atau Temu Lab;
    6. sidak asisten;
    7. open PO lanyard;
    8. open PO jaket;
    9. bukber dengan mengundang pengurus lama.
  3. Daftar program kerja pada poin ini menjadi cakupan siklus kepengurusan, sedangkan detail teknis event mengikuti SOP Event Umum dan SOP event turunan terkait.

7.3 Persiapan Pergantian Kepengurusan

  1. Pengurus lama mengumumkan proses wawancara pengurus baru untuk periode berikutnya.
  2. Pengurus lama dan pengurus baru melaksanakan LDK/Makrab sebelum Sertijab.
  3. LDK/Makrab digunakan sebagai penguatan internal, pengenalan kerja, dan transfer knowledge awal.
  4. LDK/Makrab tidak menggantikan Sertijab sebagai peresmian kepengurusan.

7.4 Sertijab

  1. Sertijab dilaksanakan setelah LDK/Makrab.
  2. Sertijab menjadi forum peresmian kepengurusan baru.
  3. Sertijab mengundang Sekretaris Program Studi untuk dialog Forum Asisten.
  4. Setelah Sertijab selesai, pengurus baru berstatus sebagai pengurus resmi.
  5. Setelah Sertijab, Ketua pengurus baru menjadi pemegang keputusan final pada urusan operasional Forum Asisten.

7.5 Transisi Setelah Sertijab

  1. Pengurus lama tetap dapat membantu pengurus baru dalam masa transisi.
  2. Bantuan pengurus lama setelah Sertijab dibatasi pada transfer knowledge, pendampingan teknis, dan bantuan operasional yang diminta atau disepakati bersama pengurus baru.
  3. Pengurus lama dapat membantu pelaksanaan oprec asisten praktikum terakhir sebagai bagian dari transisi.
  4. Keputusan final pada oprec asisten praktikum setelah Sertijab tetap berada pada Ketua pengurus baru dan struktur pengurus baru yang berlaku.
  5. Setelah bantuan oprec asisten praktikum terakhir selesai, pengurus lama melakukan pamitan dan tidak lagi menjalankan peran operasional reguler.

8. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. Daftar calon pengurus.
  2. Catatan atau form wawancara pengurus.
  3. Announcement pengurus baru.
  4. Daftar hadir First Meet FA.
  5. Daftar hadir LDK/Makrab.
  6. Rundown dan notulensi Sertijab.
  7. Daftar undangan Sekretaris Program Studi pada Sertijab.
  8. Catatan transfer knowledge dari pengurus lama kepada pengurus baru.

9. Output

  1. Pengurus baru yang aktif secara operasional setelah First Meet FA.
  2. Pengurus baru yang resmi setelah Sertijab.
  3. Catatan transfer knowledge antar-periode.
  4. Kejelasan batas peran pengurus lama setelah Sertijab.
  5. Alur siklus kepengurusan yang menjadi acuan SOP turunan.

10. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengatur siklus internal kepengurusan, tetapi tetap berada di bawah koordinasi Program Studi melalui Pembina Fakultas.
  2. Kehadiran Sekretaris Program Studi pada Sertijab merupakan undangan dialog dan koordinasi, bukan pengambilalihan kewenangan internal Forum Asisten.
  3. Pengurus lama tidak mengambil keputusan final setelah Sertijab.
  4. Ketua pengurus baru mengambil keputusan final dalam ruang lingkup operasional Forum Asisten setelah Sertijab.
  5. Keputusan yang menyangkut pihak eksternal tetap mengikuti alur koordinasi dengan Pembina Fakultas, Program Studi, UPT/Laboratorium, DPK, atau pihak terkait sesuai konteks.

11. Hal yang Belum Dibahas Detail

  1. Detail teknis pelaksanaan tiap event tetap mengikuti SOP event atau lampiran masing-masing.
  2. Pembagian kerja detail untuk TK, TL, TFT, Tembes, Bukber, LDK/Makrab, Sertijab, dan Sidak Asisten diatur pada SOP event atau lampiran terpisah.
  3. Detail teknis oprec asisten praktikum dan oprec pengurus akan diatur dalam SOP rekrutmen masing-masing.
  4. Detail teknis open PO lanyard dan open PO jaket mengikuti SOP Merchandise dan Pre-Order serta form pendukung terkait.
  5. Detail teknis sidak asisten mengikuti SOP Event Sidak Asisten dan SOP evaluasi/pelanggaran terkait.

12. Eskalasi

  1. Perbedaan pendapat internal setelah Sertijab diselesaikan terlebih dahulu oleh Ketua pengurus baru bersama pengurus baru.
  2. Pengurus lama dapat memberi masukan sebagai pendamping transisi, tetapi tidak menjadi pemutus akhir.
  3. Jika masalah menyangkut relasi dengan Program Studi atau Pembina Fakultas, Ketua pengurus baru berkoordinasi sesuai alur kelembagaan Forum Asisten.

13. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi acuan awal siklus kepengurusan Forum Asisten.
  2. SOP ini tidak menggantikan SOP rekrutmen, SOP event, SOP monitoring, atau SOP keuangan yang mengatur detail kegiatan masing-masing.
  3. Apabila terdapat perubahan alur regenerasi atau status pengurus, SOP ini wajib diperbarui bersama dokumen terkait.