1. Overview
  2. SOP EVENT LDK / MAKRAB

SOP EVENT LDK / MAKRAB

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Rekrutmen Pengurus
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. LAMPIRAN-PEMBAGIAN-JOB-PDD-EVENT.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pelaksanaan LDK/Makrab sebagai kegiatan internal penguatan pengurus baru sebelum Sertijab.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup persiapan konsep, rundown, pembagian materi, transfer knowledge, kegiatan kebersamaan, perlengkapan, konsumsi, dokumentasi, dan arsip LDK/Makrab.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Pengurus lama.
  3. Pengurus baru.
  4. Sekretaris.
  5. Humas.
  6. DKV/PDD.
  7. Perlengkapan.
  8. Konsumsi.
  9. Bendahara apabila ada penggunaan dana.

4. Ketentuan Umum

  1. LDK/Makrab wajib dilaksanakan sebelum Sertijab.
  2. LDK/Makrab bersifat internal Forum Asisten.
  3. Kegiatan digunakan untuk penguatan kepengurusan, pengenalan kerja, pembekalan, dan transfer knowledge awal.
  4. LDK/Makrab tidak menggantikan Sertijab sebagai peresmian pengurus baru.
  5. Kegiatan kebersamaan seperti bakar-bakar dapat dilakukan apabila aman, disepakati, dan sesuai kondisi tempat.
  6. Setiap materi atau sesi wajib memiliki PIC.
  7. Dokumentasi kegiatan tidak boleh memuat konten yang merugikan nama baik peserta atau Forum Asisten.

5. Prosedur

5.1 Persiapan

  1. Ketua dan Wakil Ketua menentukan tujuan, tanggal, lokasi, dan format LDK/Makrab.
  2. Panitia menyusun rundown menggunakan FORM-RUNDOWN-EVENT.md.
  3. Panitia menyusun checklist menggunakan FORM-CHECKLIST-EVENT.md.
  4. Pengurus lama menyiapkan materi transfer knowledge sesuai divisi.
  5. Sekretaris menyiapkan daftar hadir dan arsip kegiatan.
  6. Humas menyampaikan informasi internal kepada peserta.
  7. DKV/PDD menyiapkan kebutuhan visual atau dokumentasi sesuai lampiran PDD.
  8. Bendahara mencatat kebutuhan biaya apabila ada.

5.2 Pelaksanaan

  1. Panitia melakukan briefing sebelum kegiatan dimulai.
  2. Acara berjalan sesuai rundown.
  3. Sesi minimal mencakup pengenalan Forum Asisten, pembagian peran divisi, budaya kerja, transfer knowledge, dan diskusi kebutuhan periode berjalan.
  4. Jika ada kegiatan kebersamaan seperti bakar-bakar, panitia memastikan kebutuhan perlengkapan, konsumsi, keamanan tempat, dan pembagian tugas jelas.
  5. Perubahan mendadak dicatat oleh Sekretaris atau PIC acara.

5.3 Penutupan dan Arsip

  1. Panitia melakukan evaluasi singkat setelah kegiatan.
  2. Sekretaris mengarsipkan rundown final, daftar hadir, dokumentasi, catatan transfer knowledge, dan laporan kegiatan.
  3. Bendahara menyelesaikan catatan keuangan apabila ada.
  4. Hasil transfer knowledge yang berdampak pada SOP atau form dicatat sebagai rekomendasi revisi dokumen.

6. Output

  1. Pengurus baru memahami struktur dan budaya kerja Forum Asisten.
  2. Catatan transfer knowledge awal.
  3. Rundown dan checklist LDK/Makrab.
  4. Daftar hadir dan dokumentasi.
  5. Laporan kegiatan.

7. Batas Peran

  1. LDK/Makrab adalah pembekalan internal, bukan peresmian kepengurusan.
  2. Pengurus lama memberi materi dan transfer knowledge, tetapi keputusan setelah Sertijab tetap berada pada pengurus baru.
  3. Kegiatan tidak boleh digunakan untuk menetapkan kebijakan eksternal di luar kewenangan Forum Asisten.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini ditinjau ulang apabila format LDK/Makrab, kebutuhan pembekalan, atau alur transisi kepengurusan berubah.