1. Overview
  2. SOP REKRUTMEN PENGURUS FORUM ASISTEN

SOP REKRUTMEN PENGURUS FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.5
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  4. SOP Divisi Forum Asisten
  5. REFERENSI-OPREC-PENGURUS-FORUM-ASISTEN.md
  6. REFERENSI-KOMUNIKASI-INTERNAL-FORUM-ASISTEN.md
  7. FORM-PENILAIAN-WAWANCARA-PENGURUS.md

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk:

  1. mengatur proses open recruitment pengurus Forum Asisten;
  2. memastikan proses seleksi pengurus berjalan tertib, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;
  3. mengatur alur dari pembukaan pendaftaran sampai First Meet FA;
  4. menetapkan batas keputusan pengurus lama, pengurus baru, dan pendamping transisi;
  5. menjadi acuan awal sebelum pengurus baru masuk ke tahap LDK/Makrab dan Sertijab.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

  1. persiapan oprec pengurus;
  2. publikasi dan pembukaan pendaftaran;
  3. penerimaan data calon pengurus;
  4. seleksi administrasi;
  5. wawancara pengurus;
  6. penilaian dan penempatan divisi;
  7. keputusan hasil seleksi;
  8. announcement pengurus baru;
  9. First Meet FA dan onboarding awal.

SOP ini tidak membahas detail pelaksanaan LDK/Makrab, Sertijab, atau oprec asisten praktikum karena masing-masing diatur dalam SOP atau lampiran terpisah.

3. Pihak Terkait

Pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen pengurus:

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.
  2. Sekretaris.
  3. Humas.
  4. Perwakilan divisi yang bersangkutan.
  5. Calon pengurus Forum Asisten.
  6. Pengurus baru yang diterima.

4. Ketentuan Umum

  1. Oprec pengurus merupakan awal siklus kepengurusan Forum Asisten.
  2. Pengurus lama bertanggung jawab menyelenggarakan oprec pengurus sampai announcement dan First Meet FA.
  3. Calon pengurus wajib merupakan mahasiswa AMIKOM.
  4. Calon pengurus wajib berada pada semester 4 atau di bawahnya pada saat pendaftaran.
  5. Calon pengurus wajib memiliki kompetensi pada bidang divisi yang dipilih.
  6. Tim seleksi oprec pengurus terdiri dari Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan.
  7. Pembina Fakultas tidak dilibatkan dalam seleksi administrasi, wawancara, atau keputusan penerimaan oprec pengurus.
  8. Keputusan penerimaan sebelum Sertijab dilakukan oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama dengan mempertimbangkan masukan divisi yang bersangkutan.
  9. Wawancara menjadi tahap seleksi utama sebelum keputusan penerimaan.
  10. Penempatan divisi mempertimbangkan minat calon, kebutuhan divisi, hasil wawancara, kompetensi bidang yang dapat ditunjukkan, dan kapasitas calon pengurus.
  11. Pengurus baru mulai berstatus sebagai Pengurus Aktif Operasional setelah announcement dan mengikuti First Meet FA.
  12. Pengurus baru belum berstatus Pengurus Resmi sebelum Sertijab.
  13. Setelah Sertijab, keputusan final Forum Asisten berada pada Ketua pengurus baru sesuai SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten.
  14. Seluruh data pendaftaran, catatan wawancara, dan hasil seleksi wajib dikelola sesuai prinsip kebutuhan data dan tertib dokumentasi.

5. Alur Rekrutmen

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Persiapan Oprec

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama menentukan kebutuhan pengurus baru bersama pengurus lama.
  2. Setiap divisi menyampaikan kebutuhan anggota, kriteria dasar, kompetensi bidang yang dibutuhkan, contoh bukti kompetensi yang dapat diterima, dan gambaran tugas divisi.
  3. Sekretaris menyiapkan dokumen administrasi pendaftaran, daftar calon pengurus, dan FORM-PENILAIAN-WAWANCARA-PENGURUS.md.
  4. Humas menyiapkan rencana publikasi dan kanal informasi oprec.
  5. Pengurus lama menentukan jadwal pendaftaran, jadwal wawancara, dan jadwal announcement.
  6. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama menentukan perwakilan divisi yang bersangkutan untuk mendampingi wawancara sesuai pilihan divisi calon.

6.2 Publikasi dan Pendaftaran

  1. Humas menyampaikan informasi oprec melalui kanal resmi Forum Asisten.
  2. Informasi oprec minimal memuat:
    1. periode pendaftaran;
    2. syarat calon pengurus;
    3. divisi yang dibuka;
    4. gambaran tugas umum Forum Asisten;
    5. alur seleksi;
    6. narahubung resmi.
  3. Calon pengurus mengisi data pendaftaran sesuai format yang disediakan.
  4. Sekretaris menghimpun data pendaftar.
  5. Data pendaftar yang tidak lengkap ditandai untuk dilengkapi sebelum seleksi administrasi ditutup.

6.3 Seleksi Administrasi

  1. Sekretaris memeriksa kelengkapan data pendaftar.
  2. Sekretaris memeriksa status mahasiswa AMIKOM dan semester calon berdasarkan data pendaftaran.
  3. Calon yang bukan mahasiswa AMIKOM dinyatakan tidak memenuhi ketentuan.
  4. Calon yang berada di atas semester 4 dinyatakan tidak memenuhi ketentuan.
  5. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan memeriksa kesesuaian awal kompetensi calon dengan bidang divisi yang dipilih.
  6. Calon dengan data belum lengkap diberi status perlu dilengkapi.
  7. Calon yang tidak melengkapi data sampai batas waktu yang ditentukan dapat dinyatakan tidak lanjut ke tahap wawancara.
  8. Hasil seleksi administrasi dicatat dalam daftar calon pengurus.

6.4 Penjadwalan Wawancara

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama menyusun jadwal wawancara berdasarkan daftar calon yang lolos seleksi administrasi.
  2. Humas menyampaikan jadwal wawancara kepada calon pengurus melalui kanal resmi yang ditentukan.
  3. Calon yang tidak dapat hadir pada jadwal wawancara wajib melakukan konfirmasi sebelum jadwal berlangsung.
  4. Penjadwalan ulang dapat dilakukan apabila alasan calon dinilai dapat diterima oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.
  5. Calon yang tidak hadir tanpa konfirmasi dapat dinyatakan gugur dari proses seleksi.

6.5 Wawancara Pengurus

  1. Wawancara dilakukan oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan.
  2. Ketua, Wakil Ketua, atau perwakilan divisi membuka sesi wawancara dan menjelaskan bahwa wawancara merupakan bagian dari proses seleksi pengurus Forum Asisten.
  3. Wawancara minimal mencakup:
    1. perkenalan diri;
    2. pemahaman calon terhadap Forum Asisten;
    3. motivasi bergabung;
    4. kesibukan dan komitmen waktu;
    5. kelebihan dan kekurangan calon;
    6. pengalaman organisasi atau pengalaman relevan;
    7. minat divisi;
    8. kompetensi, pengalaman, atau portofolio yang relevan dengan bidang divisi;
    9. kesiapan menjalankan tanggung jawab apabila diterima.
  4. Pertanyaan khusus divisi diberikan oleh perwakilan divisi yang bersangkutan sesuai minat calon dan kebutuhan divisi.
  5. Untuk calon yang berminat pada Koordinator Inti, perwakilan divisi dapat menanyakan pemahaman tentang koordinasi asisten, rekap presensi, dan kemampuan penggunaan dokumen atau spreadsheet.
  6. Untuk calon yang berminat pada DKV, perwakilan divisi dapat menanyakan pengalaman desain, alur menerima brief, pengelolaan deadline, dan kemampuan membuat aset visual.
  7. Untuk calon yang berminat pada IT Support, perwakilan divisi dapat menanyakan pengalaman teknis, pemahaman aplikasi, dokumentasi perubahan, dan kemampuan menangani kebutuhan sistem.
  8. Ketua, Wakil Ketua, dan perwakilan divisi mencatat hasil wawancara, rekomendasi, catatan risiko, dan opsi penempatan divisi menggunakan form penilaian wawancara pengurus.

6.6 Penilaian dan Penempatan Divisi

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama merekap hasil wawancara seluruh calon bersama perwakilan divisi yang bersangkutan.
  2. Penilaian minimal mempertimbangkan:
    1. motivasi dan pemahaman terhadap Forum Asisten;
    2. komitmen waktu;
    3. kemampuan komunikasi;
    4. kesesuaian minat dengan kebutuhan divisi;
    5. kompetensi bidang pada divisi yang dipilih;
    6. pengalaman atau kemampuan pendukung;
    7. potensi kerja sama dalam kepengurusan;
    8. catatan risiko seperti jadwal padat, ketidakjelasan komitmen, atau ketidaksesuaian divisi.
  3. Penilaian menggunakan skala dan bobot pada form penilaian wawancara pengurus.
  4. Syarat administrasi mahasiswa AMIKOM, maksimal semester 4, data lengkap, dan kompetensi sesuai divisi bersifat wajib.
  5. Calon yang tidak memenuhi syarat administrasi tidak dapat diterima meskipun nilai wawancara tinggi.
  6. Apabila minat calon tidak sesuai kebutuhan divisi, Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama dapat merekomendasikan penempatan ke divisi lain dengan mempertimbangkan hasil wawancara dan masukan divisi terkait.
  7. Calon yang dinilai layak tetapi belum cocok pada divisi pilihan dapat diberi status dipertimbangkan untuk divisi lain.
  8. Calon yang tidak memenuhi kebutuhan atau komitmen dasar dapat diberi status tidak diterima.

6.7 Keputusan Hasil Seleksi

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan melakukan rapat keputusan hasil seleksi.
  2. Keputusan hasil seleksi menggunakan data pendaftaran, hasil wawancara, kebutuhan divisi, dan catatan penilaian.
  3. Status hasil seleksi minimal terdiri dari:
    1. diterima;
    2. tidak diterima;
    3. cadangan apabila diperlukan.
  4. Hasil penempatan divisi dicatat sebelum announcement.
  5. Apabila terjadi perbedaan pendapat dalam proses seleksi, keputusan akhir sebelum Sertijab berada pada Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.

6.8 Announcement Pengurus Baru

  1. Humas menyiapkan materi announcement berdasarkan daftar hasil seleksi yang sudah disetujui.
  2. Ketua atau Wakil Ketua pengurus lama memeriksa dan menyetujui isi announcement sebelum dipublikasikan.
  3. Announcement memuat daftar calon yang diterima dan informasi tindak lanjut menuju First Meet FA.
  4. Announcement tidak memuat catatan penilaian, alasan penolakan, atau data pribadi yang tidak perlu.
  5. Humas mempublikasikan announcement melalui kanal resmi Forum Asisten.
  6. Humas mengarahkan pengurus baru untuk masuk ke kanal komunikasi awal yang disepakati.

6.9 First Meet FA dan Onboarding Awal

  1. Pengurus lama menyelenggarakan First Meet FA setelah announcement.
  2. First Meet FA minimal memuat:
    1. perkenalan Forum Asisten;
    2. perkenalan pengurus lama dan pengurus baru;
    3. penjelasan struktur divisi;
    4. penjelasan tugas umum pengurus;
    5. penjelasan status Pengurus Aktif Operasional;
    6. pengenalan kanal komunikasi internal;
    7. arahan awal menuju program kerja berikutnya.
  3. Humas membantu pengurus baru masuk ke grup pengurus atau grup divisi sesuai kebutuhan.
  4. Sekretaris mencatat daftar hadir dan notulensi First Meet FA.
  5. Setelah mengikuti First Meet FA, pengurus baru mulai berstatus sebagai Pengurus Aktif Operasional.
  6. Pengurus baru mengikuti proses lanjutan menuju LDK/Makrab dan Sertijab sesuai SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten.

7. Ketentuan Data dan Dokumentasi

  1. Data pendaftaran hanya digunakan untuk kebutuhan seleksi dan administrasi internal Forum Asisten.
  2. Data pribadi calon pengurus tidak boleh dibagikan di luar kebutuhan seleksi.
  3. Catatan wawancara hanya dapat diakses oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama, Sekretaris, serta perwakilan divisi yang bersangkutan.
  4. Announcement hanya memuat informasi yang layak dipublikasikan.
  5. Sekretaris bertanggung jawab menyimpan arsip pendaftaran, catatan wawancara, hasil seleksi, dan notulensi First Meet FA.

8. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. Daftar kebutuhan pengurus per divisi.
  2. Form atau data pendaftaran calon pengurus.
  3. Daftar calon pengurus.
  4. Jadwal wawancara.
  5. Form penilaian wawancara pengurus.
  6. Rekap penilaian.
  7. Daftar hasil seleksi dan penempatan divisi.
  8. Materi announcement.
  9. Daftar hadir dan notulensi First Meet FA.

9. Output

  1. Daftar pengurus baru yang diterima.
  2. Penempatan divisi pengurus baru.
  3. Arsip hasil seleksi pengurus.
  4. Announcement pengurus baru.
  5. Daftar hadir dan notulensi First Meet FA.
  6. Pengurus baru berstatus Pengurus Aktif Operasional setelah First Meet FA.

10. Eskalasi dan Kondisi Khusus

  1. Calon yang datanya tidak lengkap diberi kesempatan melengkapi sampai batas waktu yang ditentukan Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.
  2. Calon yang tidak hadir wawancara tanpa konfirmasi dapat dinyatakan gugur.
  3. Calon yang meminta penjadwalan ulang dapat dipertimbangkan apabila menyampaikan alasan sebelum jadwal wawancara.
  4. Perbedaan penilaian antara Ketua/Wakil Ketua dan perwakilan divisi diselesaikan dalam rapat keputusan hasil seleksi.
  5. Kekosongan divisi setelah announcement dapat ditindaklanjuti melalui penempatan ulang, calon cadangan, atau pembukaan rekrutmen tambahan apabila diperlukan.
  6. Masalah internal pada proses seleksi dibahas ulang oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan.

11. Batas Peran

  1. SOP ini hanya mengatur rekrutmen internal pengurus Forum Asisten.
  2. Forum Asisten tidak menggunakan SOP ini untuk menetapkan kebijakan akademik Program Studi.
  3. Proses wawancara pengurus hanya dilakukan oleh Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama bersama perwakilan divisi yang bersangkutan.
  4. Pengurus lama mengambil keputusan hasil seleksi sebelum Sertijab melalui Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.
  5. Pengurus baru menjalankan tugas operasional setelah First Meet FA dan menjadi Pengurus Resmi setelah Sertijab sesuai SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten.
  6. Pembina Fakultas tidak dilibatkan sebagai pewawancara, pemeriksa seleksi administrasi, atau pengambil keputusan seleksi oprec pengurus; koordinasi dengan pembina hanya dilakukan apabila ada kebutuhan arahan kelembagaan di luar seleksi internal.

12. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi acuan pelaksanaan oprec pengurus Forum Asisten.
  2. Apabila terdapat perubahan alur oprec, kriteria kelayakan, atau mekanisme keputusan, SOP ini wajib diperbarui bersama SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten dan dokumen terkait.
  3. Bank pertanyaan per divisi dapat dibuat sebagai dokumen pendukung terpisah apabila dibutuhkan.