1. Overview
  2. SOP DIVISI FORUM ASISTEN

SOP DIVISI FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-05-25
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. REFERENSI-PERAN-DIVISI-FORUM-ASISTEN.md
  4. REFERENSI-PERAN-DIVISI-DAN-ALUR-HONORARIUM.md
  5. REFERENSI-KOMUNIKASI-INTERNAL-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP Divisi Forum Asisten bertujuan untuk:

  1. Menetapkan pembagian peran dan tanggung jawab tiap divisi dalam Forum Asisten.
  2. Menjaga agar proses kerja antar-divisi berjalan jelas, terkoordinasi, dan tidak saling tumpang tindih.
  3. Menjadi acuan operasional dasar bagi Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara, Koordinator Inti, Humas, DKV, dan IT Support.
  4. Menjadi dasar penyusunan SOP teknis lanjutan yang melibatkan lebih dari satu divisi.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk pengelolaan tugas internal Forum Asisten yang melibatkan:

  1. kepemimpinan dan pengambilan keputusan;
  2. administrasi dan dokumentasi;
  3. keuangan dan honorarium;
  4. koordinasi operasional asisten praktikum;
  5. komunikasi internal dan eksternal;
  6. pengelolaan konten dan media sosial;
  7. pengelolaan aplikasi dan dukungan teknis digital.

3. Pihak Terkait

Pihak internal yang diatur dalam SOP ini:

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Bendahara.
  4. Koordinator Inti.
  5. Humas.
  6. DKV.
  7. IT Support.

Pihak eksternal yang dapat terlibat dalam pelaksanaan tugas divisi:

  1. Program Studi.
  2. Pembina Fakultas.
  3. DPK.
  4. UPT/Laboratorium.
  5. Asisten Praktikum.
  6. Pihak eksternal lain sesuai kebutuhan kegiatan Forum Asisten.

4. Ketentuan Umum

  1. Setiap divisi wajib menjalankan tugas sesuai ruang lingkup perannya.
  2. Setiap divisi wajib berkoordinasi dengan divisi lain jika proses kerja memiliki keterkaitan lintas fungsi.
  3. Setiap divisi wajib menjaga tertib administrasi, kejelasan data, dan dokumentasi sesuai tanggung jawabnya.
  4. Ketua dan Wakil Ketua menjadi pihak eskalasi untuk permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat operasional.
  5. Setiap proses lintas divisi wajib memiliki pemilik proses yang jelas, data masukan yang jelas, dan output yang dapat ditelusuri.
  6. Divisi tidak boleh mengambil alih kewenangan divisi lain tanpa dasar koordinasi atau penugasan yang jelas.

5. Struktur Peran dan Tanggung Jawab

5.1 Ketua dan Wakil Ketua

Ketua dan Wakil Ketua bertanggung jawab untuk:

  1. Memimpin arah kerja Forum Asisten.
  2. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas seluruh divisi.
  3. Memantau program kerja dan proses lintas divisi.
  4. Mengambil keputusan strategis sesuai kebutuhan organisasi.
  5. Menangani eskalasi yang tidak selesai pada tingkat operasional.
  6. Mewakili Forum Asisten dalam koordinasi dengan Pembina Fakultas atau pihak eksternal sesuai kebutuhan.
  7. Memberikan arahan tindak lanjut terhadap hambatan yang berdampak pada kelancaran organisasi.

5.2 Sekretaris

Sekretaris bertanggung jawab untuk:

  1. Mengelola dokumen resmi Forum Asisten.
  2. Menyusun dan menyimpan notulensi rapat.
  3. Mengelola surat-menyurat.
  4. Menjaga arsip dan tertib dokumentasi organisasi.
  5. Mengurus sertifikat sesuai kebutuhan administrasi Forum Asisten.
  6. Mendukung penyediaan dokumen resmi yang dibutuhkan dalam kegiatan dan koordinasi Forum Asisten.

5.3 Bendahara

Bendahara bertanggung jawab untuk:

  1. Mengelola keuangan Forum Asisten secara umum.
  2. Mengelola administrasi kas, kebutuhan keuangan kegiatan, dan laporan keuangan.
  3. Memeriksa kesesuaian data nomor rekening asisten berdasarkan rekap data asisten.
  4. Menangani kebutuhan administrasi keuangan dan honorarium sesuai alur yang berlaku.
  5. Menerima data hasil rekap dan crosscheck presensi dari Koordinator Inti untuk kebutuhan proses honorarium.
  6. Menyerahkan data yang telah selesai diperiksa kepada Humas untuk proses komunikasi resmi pengajuan honorarium.

5.4 Koordinator Inti

Koordinator Inti bertanggung jawab untuk:

  1. Mengelola koordinasi operasional asisten praktikum.
  2. Merekap data presensi asisten dari dua metode, yaitu presensi manual dan presensi scan QR.
  3. Melakukan crosscheck khusus terhadap presensi manual.
  4. Memastikan presensi manual hanya diproses apabila presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia.
  5. Memastikan pengajuan presensi manual memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi praktikum.
  6. Memastikan bukti selfie presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium, serta hanya diproses apabila diajukan maksimal satu minggu setelah pelaksanaan praktikum.
  7. Menolak bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi.
  8. Menyelesaikan proses crosscheck presensi manual selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
  9. Menyerahkan hasil rekap dan crosscheck presensi kepada Bendahara setelah data selesai diproses.
  10. Menjaga agar data presensi yang diserahkan dapat digunakan sebagai data pendukung proses administrasi berikutnya.

5.5 Humas

Humas bertanggung jawab untuk:

  1. Menjadi perantara komunikasi antara Forum Asisten dengan Program Studi.
  2. Menjadi perantara komunikasi antara Forum Asisten dengan Asisten Praktikum.
  3. Mengelola media sosial dan komunikasi publik Forum Asisten, termasuk Instagram dan WhatsApp Hotline.
  4. Menjadi titik komunikasi resmi keluar dalam proses pengajuan honorarium.
  5. Mengirimkan paket dokumen formal pengajuan honorarium yang sudah lengkap kepada Program Studi dan DPK setelah data selesai diperiksa Bendahara.
  6. Melakukan follow-up proses pengajuan honorarium pada Hari H, H+3, dan H+6.
  7. Melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua apabila proses pengajuan honorarium belum selesai setelah H+6.
  8. Menyusun kebutuhan konten untuk dikerjakan DKV.

5.6 DKV

DKV bertanggung jawab untuk:

  1. Membuat desain visual Forum Asisten sesuai kebutuhan yang telah disampaikan.
  2. Menjalankan pembaruan desain sesuai kebutuhan komunikasi Forum Asisten.
  3. Berkoordinasi dengan Humas terkait kebutuhan visual, deadline desain, dan kesiapan materi publikasi.

5.7 IT Support

IT Support bertanggung jawab untuk:

  1. Mengelola aplikasi Forum Asisten.
  2. Menangani kebutuhan program aplikasi berdasarkan divisi pengaju.
  3. Mengembangkan tool baru yang telah disetujui Ketua dan Wakil Ketua.
  4. Mendukung pemeliharaan sistem dan kebutuhan teknis digital yang menunjang operasional Forum Asisten.
  5. Berkoordinasi dengan divisi terkait apabila perubahan teknis berdampak pada proses kerja lintas divisi.

6. Alur Kerja Lintas Divisi

6.1 Alur Honorarium

  1. Koordinator Inti merekap seluruh data presensi asisten.
  2. Koordinator Inti melakukan crosscheck khusus terhadap presensi manual.
  3. Bukti selfie presensi manual yang diajukan melewati satu minggu setelah praktikum tidak diterima.
  4. Setelah rekap dan crosscheck selesai, Koordinator Inti menyerahkan data kepada Bendahara sebagai dasar proses administrasi dan perhitungan honorarium.
  5. Bendahara memeriksa kesesuaian nomor rekening asisten berdasarkan rekap data asisten.
  6. Jika nomor rekening tidak sesuai, data honorarium asisten terkait dialihkan ke tahap pencairan berikutnya setelah diperbaiki.
  7. Jika dokumen pengajuan belum lengkap, Bendahara berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua sebelum diteruskan.
  8. Setelah pemeriksaan selesai dan dokumen lengkap, Bendahara menyerahkan data kepada Humas.
  9. Humas mengirim paket dokumen formal pengajuan honorarium yang sudah lengkap kepada Program Studi dan DPK sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi.
  10. Kelengkapan paket dinilai per Program Studi; kendala pada satu Program Studi tidak menahan pengajuan Program Studi lain yang sudah lengkap sesuai tanggalnya.
  11. Humas melakukan follow-up pada Hari H, H+3, dan H+6.
  12. Program Studi melakukan persetujuan pengajuan honorarium, sedangkan DPK melakukan checking data secara paralel.
  13. Jika Program Studi memberikan revisi, revisi diproses melalui Humas dan diubah oleh Bendahara melalui koordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua.
  14. Jika respons DPK berbeda atau menimbulkan ketidaksesuaian, Ketua dan Wakil Ketua menangani tindak lanjut untuk dibahas dengan Pembina Fakultas.
  15. Setelah data valid dan Program Studi telah melakukan persetujuan, DPK memproses pencairan dan mengirimkan honorarium kepada Asisten Praktikum berdasarkan rekap presensi dari Koordinator Inti.
  16. Setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman honorarium diproses, DPK memberikan konfirmasi status akhir kepada Humas.
  17. Humas mengumumkan status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.
  18. Jika proses belum selesai setelah H+6, Humas melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

6.2 Alur Konten dan Media Sosial

  1. Humas menyusun kebutuhan komunikasi konten dan rencana publikasi.
  2. Humas menyampaikan kebutuhan desain kepada DKV.
  3. DKV membuat desain visual sesuai kebutuhan yang telah disampaikan.
  4. Ketua atau Wakil Ketua memberikan persetujuan akhir terhadap konten sebelum dipublikasikan.
  5. Humas mempublikasikan konten setelah desain siap dan persetujuan akhir diberikan.

6.3 Alur Eskalasi Umum

  1. Permasalahan operasional diselesaikan terlebih dahulu oleh divisi pemilik proses.
  2. Jika melibatkan lebih dari satu divisi, penyelesaian dilakukan melalui koordinasi antar-divisi terkait.
  3. Jika permasalahan belum terselesaikan atau berdampak pada organisasi secara lebih luas, masalah dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

Dokumen dan data yang dapat digunakan dalam pelaksanaan SOP ini meliputi:

  1. Rekap data asisten.
  2. Rekap presensi manual dan scan QR.
  3. Bukti selfie presensi manual.
  4. Dokumen pengajuan honorarium.
  5. Kebutuhan konten dan materi publikasi.
  6. Notulensi rapat.
  7. Dokumen resmi dan arsip organisasi.
  8. Data atau dokumen lain yang relevan sesuai kebutuhan tiap divisi.

8. Output

Output utama dari pelaksanaan SOP ini meliputi:

  1. Keputusan dan arahan organisasi.
  2. Dokumen resmi dan notulensi.
  3. Laporan atau administrasi keuangan.
  4. Rekap presensi dan data pendukung honorarium.
  5. Komunikasi resmi keluar.
  6. Konten media sosial terpublikasi.
  7. Dukungan aplikasi dan teknis digital.

9. Batas Peran

  1. Ketua dan Wakil Ketua menangani arah strategis dan eskalasi, bukan menggantikan pekerjaan rutin tiap divisi.
  2. Sekretaris mengelola dokumen dan notulensi, bukan mengambil alih fungsi komunikasi eksternal Humas.
  3. Bendahara mengelola keuangan dan pemeriksaan data rekening, bukan melakukan crosscheck presensi manual.
  4. Koordinator Inti mengelola rekap dan crosscheck presensi, bukan memeriksa data rekening.
  5. Humas mengelola komunikasi, media sosial, dan publikasi, bukan membuat keputusan persetujuan Program Studi atau checking DPK.
  6. DKV berfokus pada desain visual, bukan pengelolaan media sosial.
  7. IT Support mengelola aplikasi, tool baru, dan kebutuhan teknis digital, bukan mengambil alih kepemilikan proses bisnis divisi lain.

10. Eskalasi Masalah

  1. Permasalahan pada tingkat divisi diselesaikan oleh divisi terkait.
  2. Permasalahan lintas divisi diselesaikan melalui koordinasi divisi yang terlibat.
  3. Permasalahan yang tidak selesai pada tingkat operasional wajib dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
  4. Dalam proses honorarium, jika tidak ada penyelesaian setelah follow-up H, H+3, dan H+6, Humas wajib melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

11. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi pedoman dasar pembagian tugas tiap divisi Forum Asisten.
  2. Detail teknis yang lebih spesifik dapat diatur dalam SOP turunan atau lampiran terkait.
  3. Jika terdapat perubahan struktur, pembagian tugas, atau alur lintas divisi, dokumen ini wajib ditinjau kembali bersama dokumen governance terkait.

12. SOP Turunan Langsung

  1. SOP Divisi Ketua dan Wakil Ketua
  2. SOP Divisi Sekretaris
  3. SOP Divisi Bendahara
  4. SOP Divisi Koordinator Inti
  5. SOP Divisi Humas
  6. SOP Divisi DKV
  7. SOP Divisi IT Support