SOP DIVISI IT SUPPORT

Status: Draft
Versi: v0.4
Tanggal: 2026-09-26
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Divisi Forum Asisten
Dokumen Terkait:

1. Tujuan

Menetapkan peran IT Support dalam pengelolaan aplikasi Forum Asisten dan dukungan teknis digital yang menunjang operasional organisasi.

SOP ini mencakup:

aplikasi Forum Asisten;
kebutuhan program aplikasi lain yang mendukung operasional Forum Asisten;
pengembangan tool baru;
pemeliharaan sistem;
dukungan teknis digital;
pengelolaan akses fitur sistem sesuai kebutuhan peran;
onboarding teknis Asisten Praktikum terkait share module, NetSupport, dan kendala teknis awal;
pengelolaan database dan data teknis resmi, termasuk data ID Card, nilai asistensi TI, dan kebutuhan query SQL.

IT Support bertanggung jawab untuk:

Mengelola aplikasi Forum Asisten.
Menangani kebutuhan teknis berdasarkan divisi pengaju.
Mengembangkan tool baru setelah mendapat persetujuan Ketua dan Wakil Ketua.
Mendukung pemeliharaan sistem dan kebutuhan teknis digital yang menunjang operasional Forum Asisten.
Berkoordinasi dengan divisi terkait jika perubahan teknis berdampak pada proses kerja mereka.
Mengelola hak akses fitur sistem sesuai LAMPIRAN-PANDUAN-AKSES-SISTEM-INFORMASI.md.
Mendukung onboarding teknis Asisten Praktikum sesuai LAMPIRAN-ONBOARDING-TEKNIS-ASISTEN.md.
Mengelola database dan melakukan pengolahan data teknis resmi sesuai kebutuhan administrasi Forum Asisten.
Mengambil data ID Card dan data nilai asistensi TI sesuai kebutuhan periode atau proses yang telah ditentukan.
Menggunakan query SQL secara terbatas, terdokumentasi, dan sesuai matriks akses.

Menerima kebutuhan teknis atau laporan kendala dengan mencatat divisi pengaju.
Mengklasifikasikan prioritas insiden, misalnya critical, high, medium, atau low.
Menilai dampak teknis terhadap aplikasi atau proses kerja.
Menangani perbaikan, penyesuaian, atau dukungan teknis yang diperlukan.
Untuk pengembangan fitur atau tool baru, memperoleh persetujuan Ketua dan Wakil Ketua sebelum implementasi.
Untuk perubahan hak akses data atau fitur sensitif, mengikuti matriks akses pada lampiran sistem dan lampiran retensi arsip.
Mendiskusikan perubahan secara fleksibel melalui grup WhatsApp pengurus apabila diperlukan.
Mengomunikasikan perubahan yang berdampak pada proses lintas divisi.
Mendokumentasikan perubahan penting menggunakan FORM-LOG-PERUBAHAN-SISTEM.md.

Catatan kebutuhan teknis beserta divisi pengaju.
Laporan kendala aplikasi.
Prioritas insiden.
Dokumentasi perubahan sistem.
Data teknis lain yang relevan.
Log perubahan sistem.
Catatan akses fitur atau akun bila berkaitan dengan data sensitif.
Catatan onboarding teknis dan kendala awal Asisten Praktikum.
Log pengolahan database, data ID Card, data nilai asistensi TI, atau query SQL apabila digunakan.

Aplikasi yang terkelola.
Perbaikan atau dukungan teknis.
Dokumentasi perubahan penting yang minimal memuat tanggal, divisi pengaju, kategori kebutuhan, prioritas, ringkasan perubahan, status, dan pihak yang menyetujui bila diperlukan.
Catatan akses sistem yang sesuai dengan pemilik proses setiap fitur.
Panduan teknis awal Asisten Praktikum tersampaikan sesuai kebutuhan.
Data teknis yang telah diekstrak atau diolah sesuai kebutuhan resmi dan batas akses.

Kendala teknis yang tidak dapat diselesaikan pada tingkat operasional dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
Jika kendala menyangkut proses divisi lain, koordinasi dilakukan dengan divisi pemilik proses.
Jika kendala menyangkut fasilitas, perangkat, aplikasi, atau jaringan laboratorium, koordinasi dilakukan kepada UPT/Laboratorium melalui jalur yang berlaku.

IT Support mengelola sistem dan kebutuhan teknis, bukan mengambil alih proses bisnis divisi lain.
IT Support tidak mengubah alur kerja organisasi tanpa koordinasi dengan pemilik proses terkait.
IT Support tidak menetapkan hasil oprec, validitas presensi, status pelanggaran, status honorarium, atau kelayakan sertifikat tanpa pemilik proses sesuai SOP.
IT Support tidak mengambil alih kewenangan UPT/Laboratorium atas perangkat, jaringan, atau konfigurasi aplikasi laboratorium.
IT Support tidak menetapkan makna akademik, nilai akhir, status presensi, atau keputusan administratif hanya berdasarkan hasil query atau data teknis.