1. Overview
  2. REFERENSI SUMBER RESMI LAMA DIVISI 2025

REFERENSI SUMBER RESMI LAMA DIVISI 2025

Status: Historis
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-09-26
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Mencatat dan memetakan isi dokumen resmi lama tentang Humas, IT Support, Koordinator Inti, dan DKV.

1. Identitas Sumber

  • Judul sumber: SOP.
  • Bentuk sumber: DOCX.
  • Bagian yang tercantum: Humas, IT Support, Koordinator Inti, dan DKV.
  • Versi yang tercantum pada bagian divisi: v1.
  • Tanggal peninjauan yang tercantum: 2025-09-27.
  • Sumber asli lokal: SOP.docx.

Dokumen ini diperlakukan sebagai dokumen resmi lama berdasarkan konfirmasi pengguna. Status historis berarti sumbernya diakui sebagai rekaman kerja periode sebelumnya, tetapi setiap aturan yang dipakai sekarang harus mengikuti SOP aktif dan keputusan terbaru Forum Asisten.

2. Ringkasan Isi Sumber

2.1 Humas

Sumber mencatat tanggung jawab komunikasi dengan Pembina, Program Studi, pihak terkait, dan Asisten Praktikum. Sumber juga memuat:

  1. Koordinasi Humas dengan DKV untuk kebutuhan konten.
  2. Penyusunan jadwal dan brief konten.
  3. Rapat rutin tim kreatif.
  4. Permohonan daftar mata kuliah praktikum kepada Program Studi.
  5. Pengiriman dokumen formal serta follow-up.
  6. Pengajuan dana acara.
  7. Alur pencairan honor Asisten Praktikum.

2.2 IT Support

Sumber mencatat:

  1. Monitoring website, login, pendaftaran, dan manajemen data.
  2. Helpdesk internal.
  3. Penanganan bug dan insiden kritis.
  4. Pengembangan fitur dan optimasi.
  5. Pengelolaan periode dan batch rekrutmen.
  6. Pembukaan dan penutupan pendaftaran Asisten Praktikum.
  7. Pengambilan data ID Card dengan query SQL.
  8. Pengambilan data nilai asistensi TI pada akhir semester.
  9. Backup sistem.
  10. Pengajuan biaya server dan domain.
  11. Deployment melalui staging/testing sebelum produksi.
  12. Pengelolaan hak akses dan keamanan kredensial.

2.3 Koordinator Inti

Sumber mencatat:

  1. Koordinasi dengan koordinator mata kuliah.
  2. Penanganan masalah operasional asistensi melalui koordinasi.
  3. Fasilitasi penyelesaian konflik.
  4. Penerimaan dan pemeriksaan presensi manual.
  5. Rekapitulasi presensi bulanan.
  6. Penyimpanan rekap pada media penyimpanan yang dapat diakses tim terkait.

2.4 DKV

Sumber mencatat:

  1. Dokumentasi acara berupa foto dan video.
  2. Pembuatan desain konten.
  3. Penyediaan dan penayangan PPT acara.
  4. Editing video untuk publikasi atau arsip.
  5. Koordinasi kebutuhan visual dengan Humas.

Sumber lama juga menggunakan frasa bahwa DKV mengelola Instagram. Bagian ini telah dikoreksi oleh keputusan terbaru: pengelolaan Instagram berada pada Humas, sedangkan DKV fokus pada produksi desain visual. Dokumentasi acara, PPT, dan editing video tetap menjadi tugas DKV.

3. Keputusan yang Berlaku Sekarang

AreaKeputusan saat ini
Instagram dan media sosialDikelola Humas, termasuk kanal, caption, kalender, publikasi, dan komunikasi publik.
DesainDikerjakan DKV berdasarkan brief dan kebutuhan Humas.
Dokumentasi acaraTetap menjadi tugas DKV sesuai penugasan event.
PPT acaraTetap menjadi tugas DKV sesuai kebutuhan event.
Editing videoTetap menjadi tugas DKV untuk publikasi atau arsip.
Database dan data teknisIT Support berwenang mengelola database, mengambil data ID Card, mengambil nilai asistensi TI, dan menggunakan query SQL untuk kebutuhan resmi Forum Asisten.
Sistem dan fiturIT Support mengelola aplikasi, pemeliharaan, bug, deployment, akses, serta pengembangan tool baru mengikuti persetujuan dan pemilik proses.
PresensiKoordinator Inti menangani rekap dan pemeriksaan sesuai SOP Presensi aktif.

4. Batas Interpretasi dan Koreksi Kewenangan

  1. Koordinasi Koordinator Inti dengan koordinator mata kuliah atau dosen tidak berarti mengambil alih keputusan akademik.
  2. Penyelesaian konflik oleh Koordinator Inti berarti fasilitasi, klarifikasi awal, dan eskalasi sesuai SOP, bukan penetapan sanksi atau keputusan akademik sepihak.
  3. IT Support boleh mengelola data teknis resmi, tetapi tidak boleh mengubah status proses bisnis tanpa pemilik proses.
  4. Akses database, ID Card, nilai asistensi TI, dan query SQL tetap mengikuti kebutuhan tugas, log akses, keamanan data, dan batas retensi arsip.
  5. DKV tidak menjadi pemilik kanal Instagram atau pengambil keputusan isi komunikasi publik.
  6. Humas tidak mengambil alih produksi desain visual dari DKV.

5. Pemetaan ke Dokumen Aktif

Materi sumberDokumen aktif terkaitPerlakuan
Humas dan komunikasi resmiSOP Divisi Humas, SOP Media Sosial dan PublikasiDipakai setelah disesuaikan dengan peran Humas saat ini.
IT Support dan sistemSOP Divisi IT Support, Referensi Sistem Informasi, Lampiran Panduan Akses SistemTugas data teknis dikonfirmasi sebagai kewenangan resmi dan tetap dibatasi matriks akses.
Koordinator Inti dan presensiSOP Divisi Koordinator Inti, SOP PresensiSOP aktif menjadi acuan pelaksanaan.
DKV dan aset visualSOP Divisi DKV, Lampiran Panduan Desain DKV, Lampiran Pembagian Job PDD EventProduksi desain, dokumentasi, PPT, dan editing video dipetakan sesuai penugasan event.

6. Catatan Struktur Sumber

  1. DOCX memuat bagian IT Support lebih dari satu kali.
  2. Sumber lama mencampurkan panduan peran, prosedur, dan catatan operasional dalam satu file.
  3. Detail yang sudah memiliki SOP aktif tidak disalin ulang sebagai aturan baru.
  4. Poin sumber yang belum memiliki aturan aktif harus melalui analisis proses, batas kewenangan, dan audit celah sebelum diturunkan.