LAMPIRAN PANDUAN AKSES SISTEM INFORMASI

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Divisi IT Support
Dokumen Terkait:

1. Tujuan

Lampiran ini mengatur hak akses fitur website Forum Asisten, alur request perubahan, dan penanganan insiden sistem agar pengelolaan aplikasi tetap mengikuti batas kewenangan Forum Asisten serta SOP pemilik proses.

2. Prinsip Umum

IT Support mengelola sisi teknis sistem, bukan mengambil alih keputusan proses dari divisi pemilik SOP.
Setiap fitur memiliki pemilik proses yang bertanggung jawab atas validitas data dan tindak lanjut operasional.
Akses diberikan berdasarkan kebutuhan tugas, bukan berdasarkan rasa ingin tahu atau kenyamanan koordinasi.
Data sensitif seperti rekening, bukti pembayaran, data alamat, laporan pelanggaran, dan catatan evaluasi mengikuti lampiran retensi arsip dan matriks akses.
Perubahan fitur yang berdampak pada alur kerja, data, atau akses wajib disetujui Ketua/Wakil sebelum diterapkan.
Diskusi perubahan dapat dilakukan fleksibel melalui Grup Pengurus, tetapi keputusan penting tetap dicatat.

3. Matriks Fitur dan Pemilik Proses

Fitur Sistem	Fungsi	Pemilik Proses	Pengelola Teknis	Data Sensitif	SOP Terkait
Oprec Asisten	Pendaftaran calon asisten.	Koor Inti / PJ Oprec Asisten	IT Support	Data pendaftar, NIM, kontak, pilihan matkul	SOP Rekrutmen Asisten
Rekap Data Asisten	Data asisten aktif dan riwayat administratif.	Koor Inti / Sekretaris	IT Support	NIM, Program Studi, kontak, data rekening jika terhubung	SOP Asisten, SOP Honorarium
Info Jadwal Asisten	Informasi jadwal penugasan asistensi.	Koor Inti / PJ Mata Kuliah	IT Support	Jadwal asisten, kelas, sesi	SOP Asisten, SOP Presensi
Presensi Asisten	Scan QR dan data presensi sistem.	Koor Inti	IT Support	Kehadiran, status validasi, catatan konflik	SOP Presensi
Lapor Asisten	Laporan dugaan pelanggaran asisten.	Ketua/Wakil / PIC klarifikasi	IT Support	Identitas pelapor/terlapor, isi laporan, bukti	SOP Penanganan Pelanggaran
Pooling Asisten	Feedback atau penilaian asisten.	Ketua/Wakil / Koor Inti	IT Support	Jawaban feedback, identitas responden jika ada	SOP Evaluasi Asisten
Sertifikat Asisten	Data penerima dan status sertifikat.	Sekretaris	IT Support	Data penerima, status validasi, file sertifikat	SOP Administrasi Sertifikat

4. Level Akses Sistem

Level Akses	Makna	Contoh Pengguna	Ketentuan
Admin Teknis	Mengelola konfigurasi, perbaikan, dan akun teknis.	IT Support	Tidak boleh mengubah status proses tanpa arahan pemilik proses.
Pemilik Proses	Melihat dan mengelola data sesuai SOP divisi.	Koor Inti, Sekretaris, Bendahara, Ketua/Wakil	Bertanggung jawab atas validasi data operasional.
PIC Terbatas	Mengakses data tertentu untuk tugas tertentu.	PJ Oprec, PJ Event, PIC klarifikasi	Durasi akses dibatasi sesuai kebutuhan.
Viewer Internal	Melihat data ringkas yang dibutuhkan.	Pengurus terkait	Tidak boleh mengunduh atau menyebarkan data sensitif tanpa izin.
Pengguna Asisten	Mengakses fitur yang disediakan untuk asisten.	Asisten Praktikum	Hanya dapat mengakses data atau status yang berkaitan dengan dirinya.

5. Request Perubahan Fitur

Divisi pengaju menyampaikan kebutuhan perubahan kepada IT Support dengan menyebutkan masalah, fitur terkait, tujuan, dan dampak yang diharapkan.
IT Support mencatat request pada FORM-LOG-PERUBAHAN-SISTEM.md.
IT Support mengklasifikasikan jenis request sebagai bug, perubahan data, perubahan tampilan, perubahan fitur, akses akun, atau tool baru.
Perubahan fitur, tool baru, dan perubahan akses data wajib mendapat persetujuan Ketua/Wakil.
Perubahan kecil yang tidak mengubah alur kerja dapat diproses oleh IT Support setelah pemilik proses menyetujui kebutuhan.
Perubahan yang berdampak pada SOP wajib ditunda atau diberi status menunggu sinkronisasi SOP sampai dokumen terkait diperbarui.

6. Prioritas Insiden

Prioritas	Kriteria	Tindak Lanjut
Critical	Sistem utama tidak bisa digunakan saat proses aktif, data sensitif bocor, atau presensi/honorarium terhambat besar.	Segera eskalasi ke Ketua/Wakil dan pemilik proses.
High	Fitur penting error tetapi masih ada workaround terbatas.	Ditangani secepatnya dan status diinformasikan ke divisi terkait.
Medium	Gangguan berdampak pada sebagian pengguna atau proses non-kritis.	Masuk antrean perbaikan dan dicatat.
Low	Perbaikan kecil, typo, tampilan, atau optimasi tanpa dampak proses.	Dikerjakan sesuai prioritas IT Support.

7. Aturan Akses dan Data

Pembuatan, perubahan, atau pencabutan akun akses dicatat minimal dengan nama, NIM bila relevan, peran, fitur, tanggal aktif, dan tanggal cabut.
Pengurus lama atau panitia yang selesai bertugas harus dicabut aksesnya saat serah terima atau setelah kebutuhan selesai.
Akses fitur yang memuat data sensitif dicatat menggunakan FORM-LOG-AKSES-DOKUMEN.md apabila diberikan di luar pemilik proses utama.
Export data sistem hanya boleh dilakukan untuk kebutuhan SOP terkait dan disimpan sesuai lampiran retensi arsip.
Data laporan pelanggaran dan pooling tidak boleh dipublikasikan sebagai bukti final tanpa klarifikasi sesuai SOP terkait.
Jika terjadi salah akses, salah kirim, atau dugaan kebocoran data, IT Support segera memberi tahu Ketua/Wakil dan pemilik proses untuk menentukan tindakan.

8. Dokumentasi Minimum Perubahan

Setiap perubahan penting minimal mencatat:

tanggal request;
divisi pengaju;
fitur terdampak;
kategori request;
prioritas;
ringkasan masalah;
keputusan persetujuan;
ringkasan perubahan;
status akhir;
dampak pada data, akses, atau SOP.

9. Batas Peran

IT Support tidak menetapkan hasil oprec, validitas presensi, status pelanggaran, nilai evaluasi, status honorarium, atau kelayakan sertifikat tanpa pemilik proses.
Website Forum Asisten adalah alat bantu operasional; keputusan tetap mengikuti SOP dan pihak berwenang yang sesuai.
Data dari sistem dapat menjadi sumber awal, tetapi status final mengikuti validasi SOP terkait.