LAMPIRAN RETENSI ARSIP DAN MATRIKS AKSES

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Pengelolaan Arsip dan Dokumen
Dokumen Terkait:

1. Tujuan

Lampiran ini mengatur masa simpan arsip dan akses dokumen Forum Asisten agar dokumen aktif mudah ditemukan, data sensitif tidak tersebar, dan arsip historis tetap dapat ditelusuri.

2. Klasifikasi Akses

Klasifikasi	Makna	Contoh Dokumen
Publik Terbatas	Boleh dibagikan kepada pihak yang menjadi target informasi.	Announcement, undangan umum, poster kegiatan.
Internal Pengurus	Hanya untuk pengurus Forum Asisten.	Notulensi internal, laporan kegiatan, checklist event.
Internal Divisi	Hanya untuk divisi atau panitia terkait.	Brief desain, catatan divisi, pembagian tugas.
Terbatas Sensitif	Hanya untuk PIC dan pimpinan yang membutuhkan.	Data rekening, bukti pembayaran, data alamat, klarifikasi pelanggaran.
Arsip Historis	Tidak aktif, disimpan untuk jejak keputusan atau audit.	SOP lama, laporan periode lama, arsip event selesai.

3. Matriks Akses Dokumen

Jenis Dokumen	Pemilik Utama	Akses Baca	Akses Ubah	Catatan
SOP dan governance aktif	Sekretaris	Seluruh pengurus	Sekretaris, Ketua/Wakil, PIC dokumen	Perubahan substansial dicatat di registry.
Notulensi rapat	Sekretaris	Peserta rapat dan pengurus terkait	Sekretaris	Keputusan penting dapat diringkas ke grup pengurus.
Laporan kegiatan	Sekretaris / PJ kegiatan	Pengurus terkait	Sekretaris, PJ kegiatan	Lampiran keuangan tetap mengikuti akses Bendahara.
Dokumen event	PJ event / Sekretaris	Panitia event	PJ event, Sekretaris	Setelah event selesai dipindahkan ke arsip kegiatan.
Rekap presensi	Koordinator Inti	Ketua/Wakil, Koor Inti, Bendahara bila untuk honorarium	Koordinator Inti	Data presensi bermasalah tidak dibagikan di luar kebutuhan klarifikasi.
Rekap honorarium dan data rekening	Bendahara	Ketua/Wakil, Bendahara, pihak yang wajib menerima paket sesuai SOP	Bendahara	Data rekening tidak boleh dipublikasikan di grup umum.
Bukti pembayaran PO / data alamat pemesan	Bendahara / PJ PO	Ketua/Wakil, Bendahara, PJ PO	Bendahara, PJ PO	Humas hanya menerima status yang perlu disampaikan, bukan bukti pembayaran lengkap.
Laporan keuangan internal	Bendahara	Ketua/Wakil, Sekretaris, pengurus terkait bila dibutuhkan	Bendahara	Versi ringkas dapat dibagikan tanpa bukti sensitif.
Klarifikasi pelanggaran	Ketua/Wakil / PIC klarifikasi	Ketua/Wakil, PIC klarifikasi, pihak yang perlu klarifikasi	PIC yang ditunjuk	Tidak dibagikan ke grup umum.
Sertifikat dan rekap sertifikat	Sekretaris	Ketua/Wakil, Sekretaris, Asisten terkait untuk sertifikat miliknya	Sekretaris	Sertifikat final disimpan sebagai arsip; versi salah diberi status revisi.
Aset desain DKV	DKV	Humas, DKV, Ketua/Wakil, PIC kegiatan	DKV	File desain final dan source file dipisahkan bila perlu.
Data sistem dan akses teknis	IT Support	Ketua/Wakil, IT Support, PIC terkait	IT Support	Hak akses fitur mengikuti panduan akses sistem informasi dan log akses/perubahan yang relevan.

4. Retensi Arsip

Jenis Dokumen	Masa Simpan Aktif	Setelah Tidak Aktif	Catatan
SOP dan governance	Selama berlaku	Arsip historis minimal 2 periode kepengurusan	Jangan hapus tanpa pengganti atau catatan arsip.
Form kosong / template	Selama dipakai	Arsip jika format diganti	Versi aktif tetap satu sumber.
Notulensi rapat	Selama periode berjalan	Simpan minimal 2 periode kepengurusan	Notulensi strategis dapat disimpan lebih lama.
Laporan kegiatan	Selama periode berjalan	Simpan minimal 2 periode kepengurusan	Digunakan untuk evaluasi event berikutnya.
Dokumen event teknis	Sampai laporan kegiatan selesai	Simpan ringkasan dan lampiran penting	File mentah berukuran besar dapat dipilah.
Rekap presensi	Sampai honorarium, evaluasi, dan sertifikat selesai	Simpan minimal 2 periode kepengurusan	Data bermasalah tetap disimpan bersama catatan status.
Rekap honorarium	Sampai proses tahap terkait selesai	Simpan minimal 2 periode kepengurusan	Batasi akses karena memuat data rekening.
Bukti pembayaran / bukti transaksi	Sampai laporan keuangan selesai	Simpan minimal 2 periode kepengurusan atau sesuai kebutuhan audit	Jangan sebar di kanal umum.
Data alamat pengiriman PO	Sampai distribusi selesai	Hapus atau arsip terbatas jika masih dibutuhkan untuk komplain	Hindari penyimpanan lebih lama dari kebutuhan.
Klarifikasi pelanggaran	Sampai tindak lanjut selesai	Simpan terbatas minimal 2 periode jika berpengaruh pada evaluasi	Akses sangat terbatas.
Sertifikat final	Selama periode berjalan	Simpan sebagai arsip historis	Sertifikat final dapat dibutuhkan ulang oleh penerima.
Data akses sistem	Selama akses aktif	Cabut setelah peran selesai	Audit berkala saat pergantian pengurus.
Log perubahan sistem	Selama periode berjalan	Simpan minimal 2 periode kepengurusan	Digunakan untuk serah terima IT Support dan audit perubahan fitur.

5. Prosedur Permintaan Akses

Pihak yang membutuhkan akses menyampaikan alasan, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi akses kepada pemilik dokumen.
Pemilik dokumen memeriksa apakah akses sesuai matriks.
Untuk dokumen sensitif, pemilik dokumen meminta persetujuan Ketua/Wakil sebelum membuka akses apabila penerima akses tidak tercantum langsung pada matriks.
Akses dokumen sensitif dicatat menggunakan FORM-LOG-AKSES-DOKUMEN.md.
Akses dicabut setelah kebutuhan selesai atau setelah pengurus/panitia terkait tidak lagi bertugas.

6. Aturan Berbagi Dokumen

Bagikan tautan atau file hanya kepada pihak yang membutuhkan.
Gunakan versi ringkas apabila dokumen asli memuat data sensitif.
Jangan mengirim data rekening, bukti transfer, data alamat, atau klarifikasi pelanggaran di grup umum.
Jika dokumen perlu dikirim kepada pihak eksternal, pastikan dokumen sudah diperiksa Ketua/Wakil atau PIC yang berwenang.
Jika terjadi salah kirim dokumen sensitif, segera laporkan kepada Ketua/Wakil dan catat tindak lanjutnya.

7. Peninjauan Berkala

Sekretaris bersama Ketua/Wakil melakukan peninjauan arsip minimal satu kali per periode kepengurusan atau saat pergantian pengurus untuk memastikan:

dokumen aktif masih berada di folder yang tepat;
dokumen lama sudah dipindahkan atau ditandai sebagai arsip;
akses pengurus lama atau panitia yang selesai bertugas sudah dicabut;
dokumen sensitif tidak tersimpan di folder terbuka;
registry dan document map tetap sinkron.