SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

1. RULES.md
2. GLOSSARY.md
3. SOP Divisi Bendahara
4. SOP Honorarium Asisten
5. SOP Merchandise dan Pre-Order
6. FORM-LAPORAN-KEUANGAN.md
7. LAMPIRAN-RETENSI-ARSIP-DAN-MATRIKS-AKSES.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pencatatan kas, pemasukan, pengeluaran, verifikasi bukti transaksi, dan laporan keuangan internal Forum Asisten agar seluruh aktivitas keuangan dapat ditelusuri.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup keuangan internal Forum Asisten, kebutuhan biaya kegiatan, kas, transaksi merchandise/pre-order, dan laporan keuangan internal.

SOP ini tidak mengatur pencairan honorarium oleh DPK karena honorarium mengikuti SOP Honorarium Asisten.

3. Pihak Terkait

1. Bendahara sebagai pengelola utama catatan keuangan.
2. Ketua dan Wakil Ketua sebagai pemberi persetujuan atau eskalasi.
3. Sekretaris sebagai pengelola arsip dokumen pendukung.
4. Penanggung jawab kegiatan atau panitia.
5. Humas apabila transaksi berkaitan dengan komunikasi peserta atau pemesan.
6. Pihak eksternal seperti vendor apabila ada transaksi pengadaan.

4. Ketentuan Umum

1. Setiap pemasukan dan pengeluaran wajib dicatat.
2. Setiap pengeluaran wajib memiliki kebutuhan yang jelas dan bukti transaksi.
3. Transaksi yang berdampak pada kegiatan atau program kerja wajib diketahui penanggung jawab kegiatan.
4. Pengeluaran yang bersifat besar, tidak rutin, atau berisiko wajib mendapat persetujuan Ketua atau Wakil Ketua.
5. Data rekening, bukti transfer, dan data pembayaran dikelola terbatas sesuai kebutuhan administrasi dan mengikuti matriks akses dokumen.
6. Honorarium Asisten Praktikum tidak boleh dicampur dengan kas internal Forum Asisten.
7. Laporan keuangan disusun menggunakan FORM-LAPORAN-KEUANGAN.md.

5. Alur Keuangan

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Pemasukan

1. Bendahara mencatat setiap pemasukan kas atau pembayaran yang diterima.
2. Pemasukan minimal dicatat dengan tanggal, sumber, nominal, tujuan, metode, dan bukti apabila ada.
3. Jika pemasukan berasal dari pre-order, pencatatan mengikuti SOP Merchandise dan Pre-Order.
4. Bendahara mengonfirmasi status pembayaran kepada penanggung jawab proses apabila diperlukan.

6.2 Pengeluaran

1. Divisi atau panitia menyampaikan kebutuhan pengeluaran kepada Bendahara.
2. Bendahara memeriksa tujuan, nominal, dan kelengkapan data pengeluaran.
3. Pengeluaran yang memerlukan persetujuan diajukan kepada Ketua atau Wakil Ketua.
4. Setelah transaksi dilakukan, bukti transaksi diserahkan kepada Bendahara.
5. Bendahara mencatat pengeluaran pada laporan keuangan.

6.3 Laporan dan Arsip

1. Bendahara menyusun laporan keuangan secara periodik atau setelah kegiatan selesai.
2. Laporan keuangan minimal memuat saldo awal, pemasukan, pengeluaran, saldo akhir, bukti transaksi, dan catatan.
3. Sekretaris membantu penyimpanan arsip laporan apabila diperlukan.
4. Ketidaksesuaian data keuangan diklarifikasi kepada pihak terkait sebelum laporan dinyatakan final.
5. Akses terhadap bukti transaksi, data pembayaran, dan laporan rinci mengikuti lampiran retensi arsip dan matriks akses.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

1. Catatan pemasukan.
2. Catatan pengeluaran.
3. Bukti pembayaran atau bukti transaksi.
4. Data vendor apabila ada.
5. FORM-LAPORAN-KEUANGAN.md.

8. Output

1. Catatan kas Forum Asisten.
2. Laporan keuangan.
3. Arsip bukti transaksi.
4. Daftar transaksi yang perlu klarifikasi apabila ada.

9. Batas Peran

1. Bendahara mengelola catatan keuangan internal, tetapi tidak menggantikan DPK dalam pencairan honorarium.
2. Forum Asisten tidak menjanjikan pencairan dana di luar mekanisme pihak berwenang.
3. Data keuangan sensitif tidak boleh dipublikasikan tanpa kebutuhan yang sah.

10. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pengelolaan keuangan internal Forum Asisten dan wajib ditinjau jika mekanisme kas, bukti transaksi, atau alur persetujuan berubah.