1. Overview
  2. SOP MERCHANDISE DAN PRE-ORDER

SOP MERCHANDISE DAN PRE-ORDER

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Pengelolaan Keuangan
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Media Sosial dan Publikasi
  3. FORM-PRE-ORDER-JAKET.md
  4. FORM-REKAP-PRE-ORDER-MERCHANDISE.md
  5. LAMPIRAN-KEBIJAKAN-PO-MERCHANDISE.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur open pre-order merchandise Forum Asisten seperti jaket dan lanyard agar data pemesan, pembayaran, produksi, penyerahan, dan arsip transaksi jelas.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup perencanaan PO, publikasi, pendataan pemesan, verifikasi pembayaran, rekap pesanan, koordinasi vendor, produksi, distribusi, dan laporan keuangan PO.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Bendahara.
  3. Humas.
  4. DKV apabila perlu desain visual.
  5. Sekretaris apabila perlu arsip dokumen.
  6. Penanggung jawab PO.
  7. Vendor apabila produksi dilakukan pihak eksternal.
  8. Pemesan.

4. Ketentuan Umum

  1. Setiap PO wajib memiliki penanggung jawab.
  2. Informasi PO minimal memuat produk, harga, periode pemesanan, batas pembayaran, estimasi produksi, cara pengambilan atau pengiriman, dan narahubung.
  3. Data pemesan menggunakan NIM dan Program Studi apabila pemesan merupakan mahasiswa AMIKOM.
  4. Pembayaran wajib diverifikasi sebelum pesanan dinyatakan diproses.
  5. Data alamat hanya dikumpulkan jika pemesan memilih pengiriman.
  6. PO tidak boleh menggunakan data pembayaran untuk kebutuhan di luar administrasi PO.
  7. PO jaket dapat berjalan bersamaan dengan oprec asisten jika ditetapkan dalam siklus kepengurusan.
  8. Ketentuan vendor, perubahan pesanan, refund, komplain, keterlambatan produksi, dan closing PO mengikuti lampiran kebijakan PO merchandise.

5. Prosedur

5.1 Perencanaan PO

  1. Penanggung jawab PO menyusun rencana produk, harga, vendor, periode, dan target publikasi.
  2. Bendahara memeriksa struktur biaya, harga jual, dan kebutuhan pencatatan pembayaran.
  3. Humas menyiapkan kebutuhan publikasi.
  4. DKV membuat desain publikasi atau desain produk apabila diperlukan.
  5. Penanggung jawab PO mencatat ketentuan vendor, refund, komplain, batas perubahan data, dan estimasi produksi sesuai lampiran kebijakan PO.
  6. Ketua dan Wakil Ketua memberi persetujuan akhir sebelum PO dibuka.

5.2 Pendaftaran dan Verifikasi

  1. Pemesan mengisi form PO sesuai produk.
  2. Panitia memeriksa kelengkapan data pemesan dan detail pesanan.
  3. Bendahara atau panitia yang ditunjuk memverifikasi pembayaran.
  4. Status pembayaran minimal terdiri dari belum bayar, menunggu verifikasi, dan lunas.
  5. Pesanan yang belum lengkap diberi status perlu klarifikasi.
  6. Perubahan data pesanan setelah batas perubahan data mengikuti kebijakan perubahan pesanan pada lampiran PO.

5.3 Produksi dan Distribusi

  1. Penanggung jawab PO menyusun rekap pesanan menggunakan FORM-REKAP-PRE-ORDER-MERCHANDISE.md.
  2. Pesanan yang sudah siap diproduksi dikonfirmasi kepada vendor apabila menggunakan vendor.
  3. Status produksi minimal terdiri dari belum diproses, diproses, dan selesai.
  4. Status penyerahan minimal terdiri dari belum diserahkan, sudah diserahkan, dan sudah dikirim.
  5. Jika ada kesalahan pesanan, penanggung jawab PO mencatat kasus dan tindak lanjut.
  6. Komplain barang, barang cacat, salah ukuran, keterlambatan vendor, atau refund ditangani sesuai lampiran kebijakan PO merchandise.

5.4 Komplain, Refund, dan Closing

  1. Penanggung jawab PO mencatat setiap komplain atau permintaan refund pada rekap PO.
  2. Bendahara memeriksa dampak komplain atau refund terhadap laporan keuangan PO.
  3. Humas atau penanggung jawab PO menyampaikan status komplain, refund, atau keterlambatan kepada pemesan yang terdampak.
  4. PO dinyatakan selesai setelah checklist closing PO pada lampiran kebijakan PO terpenuhi atau memiliki status akhir yang jelas.

5.5 Laporan dan Arsip

  1. Bendahara mencatat pemasukan dan pengeluaran PO pada laporan keuangan.
  2. Sekretaris atau penanggung jawab PO menyimpan arsip rekap pesanan, bukti pembayaran, dan komunikasi vendor.
  3. Humas menyampaikan informasi status PO kepada pemesan apabila diperlukan.

6. Output

  1. Rekap pemesan dan pesanan.
  2. Rekap pembayaran.
  3. Status produksi dan penyerahan.
  4. Laporan keuangan PO.
  5. Arsip komunikasi vendor dan pemesan.
  6. Rekap komplain, refund, dan closing PO apabila ada.

7. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengelola PO internal/komunitas, bukan menjadi pihak penjamin vendor di luar kesepakatan yang dibuat.
  2. Bendahara mencatat transaksi PO, tetapi tidak mencampur dana PO dengan honorarium.
  3. Humas mempublikasikan informasi PO, tetapi tidak mengubah harga atau ketentuan tanpa persetujuan.
  4. Refund tidak boleh diproses tanpa catatan alasan, persetujuan, nominal, dan bukti pengembalian.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan merchandise dan pre-order Forum Asisten dan wajib ditinjau apabila produk, vendor, mekanisme pembayaran, atau alur distribusi berubah.