LAMPIRAN KEBIJAKAN PO MERCHANDISE

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Merchandise dan Pre-Order
Dokumen Terkait:

1. SOP Pengelolaan Keuangan
2. FORM-PRE-ORDER-JAKET.md
3. FORM-REKAP-PRE-ORDER-MERCHANDISE.md
4. LAMPIRAN-RETENSI-ARSIP-DAN-MATRIKS-AKSES.md

1. Tujuan

Lampiran ini mengatur kebijakan minimum untuk vendor, refund, komplain, barang cacat atau salah pesanan, keterlambatan produksi, dan closing PO merchandise Forum Asisten.

2. Ruang Lingkup

Lampiran ini berlaku untuk PO merchandise Forum Asisten seperti jaket, lanyard, atau produk lain yang dibuka oleh Forum Asisten.

Lampiran ini tidak menjadikan Forum Asisten sebagai penjamin vendor di luar kesepakatan yang dibuat dan tidak mencampur dana PO dengan honorarium Asisten Praktikum.

3. Ketentuan Vendor

Sebelum PO dibuka, penanggung jawab PO wajib mencatat informasi vendor apabila produksi dilakukan oleh pihak eksternal:

1. nama vendor;
2. narahubung vendor;
3. produk yang dipesan;
4. harga satuan atau penawaran harga;
5. minimum order apabila ada;
6. estimasi produksi;
7. metode pembayaran vendor;
8. ketentuan revisi desain atau sample;
9. ketentuan komplain barang cacat atau salah produksi;
10. ketentuan refund atau pembatalan dari vendor apabila ada;
11. bukti komunikasi atau invoice/nota apabila tersedia.

Jika vendor belum memberi ketentuan tertulis terkait komplain atau refund, penanggung jawab PO mencatat bahwa statusnya belum ada ketentuan vendor dan menyampaikan risiko tersebut kepada Ketua/Wakil sebelum PO dibuka.

4. Informasi yang Wajib Disampaikan ke Pemesan

Informasi PO yang dipublikasikan minimal memuat:

1. nama produk;
2. harga;
3. periode pemesanan;
4. batas pembayaran;
5. estimasi produksi atau penyerahan;
6. ukuran, varian, atau detail produk yang relevan;
7. metode pengambilan atau pengiriman;
8. narahubung PO;
9. batas perubahan data pesanan;
10. ringkasan aturan refund dan komplain.

Perubahan harga, desain, ukuran, atau estimasi produksi setelah PO dibuka wajib disetujui Ketua/Wakil dan disampaikan kepada pemesan yang terdampak.

5. Kebijakan Perubahan Pesanan

1. Pemesan dapat memperbaiki data pesanan sebelum batas perubahan data yang ditentukan panitia.
2. Setelah data dikunci untuk produksi, perubahan ukuran, varian, nama punggung, jumlah, atau alamat pengiriman hanya dapat diproses jika belum berdampak pada produksi atau pengiriman.
3. Kesalahan data yang berasal dari pemesan setelah data dikunci dicatat sebagai tanggung jawab pemesan, kecuali panitia memutuskan ada alasan khusus untuk membantu tindak lanjut.
4. Perubahan massal karena kesalahan rekap panitia wajib dicatat dan dikomunikasikan kepada pemesan terdampak.

6. Kebijakan Refund

Refund dapat diproses apabila:

1. PO dibatalkan oleh Forum Asisten sebelum produksi berjalan;
2. vendor tidak dapat memproduksi barang dan dana dapat dikembalikan;
3. pemesan melakukan pembayaran ganda;
4. nominal pembayaran lebih dari tagihan;
5. produk tidak tersedia dan tidak ada opsi pengganti yang disetujui pemesan;
6. kesalahan berasal dari panitia atau vendor dan tidak dapat diperbaiki melalui penggantian barang.

Refund tidak otomatis diproses apabila:

1. pemesan berubah pikiran setelah data dikunci;
2. pemesan salah memilih ukuran, varian, atau nama kustom setelah batas perubahan data;
3. pemesan tidak mengambil barang sesuai jadwal tanpa konfirmasi;
4. barang sudah diterima dan tidak ada bukti cacat, salah produksi, atau kesalahan panitia/vendor.

Setiap refund wajib dicatat pada rekap PO dan laporan keuangan dengan minimal data:

1. nama pemesan;
2. NIM atau identitas pemesan jika ada;
3. nominal refund;
4. alasan refund;
5. tanggal persetujuan;
6. tanggal pengembalian;
7. pihak yang menyetujui;
8. bukti pengembalian.

7. Kebijakan Komplain

1. Komplain barang diterima maksimal tiga hari kalender setelah barang diterima pemesan, kecuali panitia menentukan periode lain sebelum PO dibuka.
2. Komplain wajib disertai bukti, misalnya foto barang, detail pesanan, dan deskripsi masalah.
3. Komplain yang dapat diproses meliputi:
   1. barang cacat produksi;
   2. salah ukuran atau varian akibat kesalahan rekap/panitia/vendor;
   3. jumlah tidak sesuai;
   4. barang belum diterima padahal status sudah diserahkan/dikirim.
4. Komplain yang berasal dari kesalahan data pemesan setelah data dikunci dicatat, tetapi tidak otomatis menjadi tanggung jawab panitia.
5. Penanggung jawab PO memeriksa komplain dengan rekap pesanan, bukti pembayaran, status produksi, dan komunikasi vendor.
6. Jika komplain valid dan masih dapat ditangani vendor, penanggung jawab PO menghubungi vendor untuk opsi perbaikan, penggantian, atau refund sesuai kesepakatan.
7. Jika komplain tidak dapat dipenuhi, alasan penolakan dicatat dan disampaikan kepada pemesan dengan bahasa yang jelas.

8. Keterlambatan Produksi atau Distribusi

1. Jika vendor terlambat, penanggung jawab PO meminta estimasi terbaru dan alasan keterlambatan.
2. Humas atau penanggung jawab PO menyampaikan update kepada pemesan apabila keterlambatan berdampak pada estimasi penyerahan.
3. Jika keterlambatan signifikan, Ketua/Wakil bersama Bendahara dan penanggung jawab PO menentukan opsi tindak lanjut:
   1. menunggu produksi selesai;
   2. negosiasi ulang dengan vendor;
   3. mencari vendor pengganti apabila memungkinkan;
   4. refund sesuai kondisi dana dan kesepakatan vendor.
4. Keputusan tindak lanjut dicatat dalam arsip PO.

9. Checklist Closing PO

PO dapat dinyatakan selesai apabila:

10. Output

1. Catatan vendor.
2. Rekap pesanan final.
3. Rekap refund atau komplain apabila ada.
4. Status closing PO.
5. Laporan keuangan PO.
6. Arsip terbatas bukti pembayaran, bukti refund, dan komunikasi vendor.

11. Batas Peran

1. Forum Asisten mengelola administrasi PO berdasarkan data, pembayaran, dan kesepakatan yang dibuat.
2. Forum Asisten tidak menjamin tindakan vendor di luar kesepakatan.
3. Forum Asisten tidak memakai dana honorarium untuk menutup selisih PO.
4. Data pembayaran, alamat, dan bukti refund hanya boleh diakses pihak yang membutuhkan sesuai lampiran retensi dan matriks akses.

12. Ketentuan Penutup

Lampiran ini ditinjau ulang apabila mekanisme PO, vendor, pembayaran, pengiriman, refund, atau distribusi merchandise berubah.