1. Overview
  2. SOP PENGELOLAAN ARSIP DAN DOKUMEN

SOP PENGELOLAAN ARSIP DAN DOKUMEN

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. FILE-MANAGEMENT.md
  3. GLOSSARY.md
  4. SOP Divisi Sekretaris
  5. FORM-NOTULENSI-RAPAT.md
  6. LAMPIRAN-RETENSI-ARSIP-DAN-MATRIKS-AKSES.md
  7. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md
  8. FORM-LOG-AKSES-DOKUMEN.md

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk mengatur pembuatan, penamaan, penyimpanan, pembaruan, dan pengarsipan dokumen Forum Asisten agar dokumen mudah ditemukan, tidak tumpang tindih, dan tetap sesuai batas kewenangan Forum Asisten.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup dokumen SOP, surat, notulensi, laporan kegiatan, form, data pendukung, sertifikat, arsip event, arsip honorarium, dan dokumen internal lain yang dikelola Forum Asisten.

3. Pihak Terkait

  1. Sekretaris sebagai pengelola utama dokumen dan arsip.
  2. Ketua dan Wakil Ketua sebagai pemberi arahan dan persetujuan dokumen strategis.
  3. Humas untuk dokumen komunikasi resmi keluar.
  4. Bendahara untuk dokumen keuangan dan honorarium.
  5. Koordinator Inti untuk dokumen presensi dan data operasional asisten.
  6. DKV untuk aset visual.
  7. IT Support untuk data sistem dan akses teknis.
  8. Divisi atau panitia pemilik dokumen.

4. Ketentuan Umum

  1. Setiap dokumen wajib memiliki tujuan dan pemilik proses.
  2. Dokumen aktif wajib disimpan pada folder sesuai FILE-MANAGEMENT.md.
  3. Dokumen wajib memakai nama file yang deskriptif, konsisten, dan tidak ambigu.
  4. Dokumen resmi yang berdampak eksternal wajib diperiksa Ketua atau Wakil Ketua sebelum digunakan.
  5. Dokumen yang berisi data pribadi atau data sensitif hanya boleh diakses oleh pihak yang membutuhkan sesuai lampiran retensi arsip dan matriks akses.
  6. Dokumen final tidak boleh diubah tanpa catatan revisi.
  7. Dokumen lama yang tidak aktif dipindahkan atau ditandai sebagai arsip sesuai struktur yang berlaku.
  8. Surat resmi keluar menggunakan template surat resmi Forum Asisten apabila format khusus belum tersedia.

5. Ketentuan Penamaan Dokumen

  1. Gunakan huruf kapital dan tanda hubung untuk nama dokumen utama, contoh SOP-EVENT-UMUM.md.
  2. Gunakan awalan sesuai jenis dokumen:
    1. SOP- untuk prosedur;
    2. FORM- untuk formulir;
    3. REFERENSI- untuk referensi;
    4. CATATAN- untuk catatan;
    5. LAMPIRAN- untuk lampiran.
  3. Gunakan objek dokumen secara jelas, contoh FORM-LAPORAN-KEGIATAN.md.
  4. Untuk catatan bertanggal, gunakan format YYYY-MM-DD pada akhir nama file.
  5. Hindari nama umum seperti draft.md, fix.md, baru.md, atau final-banget.md.

6. Prosedur

6.1 Pembuatan Dokumen

  1. Divisi atau panitia menyampaikan kebutuhan dokumen kepada Sekretaris.
  2. Sekretaris memeriksa apakah dokumen sudah ada atau perlu dibuat baru.
  3. Sekretaris menyiapkan dokumen menggunakan format yang sesuai.
  4. Pemilik proses mengisi substansi dokumen.
  5. Ketua dan Wakil Ketua memeriksa dokumen strategis atau dokumen resmi keluar.

6.2 Penyimpanan dan Pembaruan

  1. Sekretaris menyimpan dokumen pada folder yang sesuai.
  2. Dokumen yang terhubung dengan SOP lain wajib dicatat pada registry atau document map apabila merupakan dokumen aktif.
  3. Perubahan substansial wajib menaikkan versi dokumen atau mencatat tanggal perubahan.
  4. Dokumen dengan data sensitif wajib dibatasi aksesnya sesuai kebutuhan.
  5. Akses dokumen sensitif dicatat menggunakan form log akses dokumen apabila dibuka di luar pemilik utama dokumen.
  6. Dokumen yang sudah tidak digunakan dipindahkan ke arsip atau diberi status tidak aktif mengikuti lampiran retensi arsip.

6.3 Notulensi dan Arsip Rapat

  1. Sekretaris menyiapkan notulensi menggunakan FORM-NOTULENSI-RAPAT.md.
  2. Notulensi minimal memuat tanggal, agenda, peserta, pembahasan, keputusan, tindak lanjut, PIC, dan deadline.
  3. Notulensi dibagikan kepada pihak internal yang relevan.
  4. Keputusan yang berdampak lintas divisi harus dicatat jelas agar dapat ditindaklanjuti.

6.4 Retensi dan Akses Dokumen

  1. Sekretaris mengelompokkan dokumen berdasarkan klasifikasi akses.
  2. Pemilik dokumen memastikan pihak yang menerima akses sesuai kebutuhan proses.
  3. Dokumen sensitif mengikuti matriks akses pada lampiran retensi arsip dan matriks akses.
  4. Permintaan akses di luar pemilik utama dokumen dicatat menggunakan form log akses dokumen.
  5. Sekretaris bersama Ketua/Wakil meninjau arsip dan akses minimal satu kali per periode kepengurusan.

6.5 Surat Resmi

  1. Sekretaris menyiapkan surat resmi menggunakan template surat resmi Forum Asisten apabila format khusus belum tersedia.
  2. Pemilik proses memberikan substansi surat dan lampiran yang dibutuhkan.
  3. Ketua atau Wakil Ketua memeriksa surat sebelum dikirim keluar.
  4. Humas mengirim surat keluar apabila surat menjadi komunikasi resmi eksternal.
  5. Sekretaris menyimpan surat final, lampiran, bukti kirim, dan catatan respons.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. SOP dan form aktif.
  2. Surat dan dokumen resmi.
  3. Notulensi.
  4. Laporan kegiatan.
  5. Arsip event.
  6. Arsip presensi, honorarium, evaluasi, dan pelanggaran sesuai kebutuhan.

8. Output

  1. Dokumen tertata sesuai struktur folder.
  2. Arsip dokumen yang dapat ditelusuri.
  3. Notulensi rapat.
  4. Catatan revisi atau status dokumen.

9. Batas Peran

  1. Sekretaris mengelola dokumen dan arsip, tetapi tidak mengambil alih substansi keputusan dari pemilik proses.
  2. Humas tetap menjadi pemilik komunikasi resmi keluar.
  3. Bendahara tetap menjadi pemilik dokumen keuangan.
  4. Data pribadi tidak boleh dibuka di luar kebutuhan administrasi.

10. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pengelolaan dokumen Forum Asisten dan wajib ditinjau apabila struktur folder, format nama file, atau kebutuhan arsip berubah.