FILE MANAGEMENT DOKUMENTASI SOP FORUM ASISTEN

Dokumen ini mengatur struktur folder, aturan penamaan file, hubungan antar-file, dan tata cara menyimpan dokumen agar seluruh dokumentasi SOP Forum Asisten tetap rapi dan mudah dikembangkan.

1. Prinsip File Management

1. Markdown menjadi format utama penyusunan dokumen.
2. Setiap file harus memiliki fungsi yang jelas.
3. Satu topik utama hanya boleh memiliki satu file utama.
4. Dokumen SOP, form, lampiran, referensi, dan arsip harus dipisahkan berdasarkan folder.
5. Semua dokumen aktif disimpan dalam format Markdown.
6. Semua koneksi antar-file wajib dicatat di DOCUMENT-MAP.md dan SOP-REGISTRY.md.

2. Struktur Folder

.
├── 00-GOVERNANCE/
├── 01-SOP/
│   ├── 00-INDUK/
│   ├── 01-UMUM/
│   ├── 02-OPERASIONAL/
│   │   ├── 01-PRESENSI/
│   │   ├── 02-EVENT/
│   │   └── 03-HONORARIUM/
│   ├── 03-REKRUTMEN/
│   ├── 04-ADMINISTRASI-DAN-DOKUMENTASI/
│   ├── 05-KOMUNIKASI-DAN-KOORDINASI/
│   ├── 06-PENILAIAN-DAN-FEEDBACK/
│   ├── 07-KEUANGAN-DAN-INVENTARIS/
│   ├── 08-KEDISIPLINAN-DAN-ETIKA/
│   └── 09-DIVISI/
├── 02-FORMS/
├── 03-APPENDICES/
├── 04-REFERENCES/
├── 90-ARCHIVE/
└── .agents/
    └── skills/

2.1 00-GOVERNANCE/

Folder untuk dokumen pengendali seluruh dokumentasi.

Isi:

1. DOCS.md: peta besar daftar SOP.
2. RULES.md: aturan batas kewenangan dan standar penulisan.
3. FILE-MANAGEMENT.md: aturan struktur folder dan pengelolaan file.
4. DOCUMENT-MAP.md: peta hubungan antar-dokumen.
5. GLOSSARY.md: kamus istilah resmi.
6. SOP-REGISTRY.md: registry status dan dependensi dokumen.
7. REVIEW-PANEL.md: standar panel review untuk penyusunan dan pengujian SOP.

2.2 01-SOP/

Folder untuk semua dokumen SOP aktif. Struktur internal folder ini mengikuti hirarki Master SOP.

Struktur khusus 09-DIVISI/:

09-DIVISI/
├── SOP-DIVISI-FORUM-ASISTEN.md
├── 01-KETUA-DAN-WAKIL-KETUA/
├── 02-SEKRETARIS/
├── 03-BENDAHARA/
├── 04-KOORDINATOR-INTI/
├── 05-HUMAS/
├── 06-DKV/
└── 07-IT-SUPPORT/

2.3 02-FORMS/

Folder untuk template formulir atau format rekap.

Contoh:

1. FORM-REKAP-PRESENSI.md
2. FORM-REKAP-HONORARIUM.md
3. FORM-PENGUNDURAN-DIRI-ASISTEN.md

2.4 03-APPENDICES/

Folder untuk lampiran pendukung SOP.

Contoh:

1. LAMPIRAN-ALUR-KOORDINASI.md
2. LAMPIRAN-CHECKLIST-EVENT.md
3. LAMPIRAN-CONTOH-NOTULENSI.md

2.5 04-REFERENCES/

Folder untuk referensi, catatan sumber, atau bahan riset.

Contoh:

1. REFERENSI-UPT-LABORATORIUM.md
2. REFERENSI-ASISTENSI-PRODI.md
3. CATATAN-DISKUSI.md

2.6 90-ARCHIVE/

Folder untuk dokumen lama, versi historis, atau file yang tidak lagi aktif tetapi perlu disimpan.

Aturan:

1. Jangan hapus dokumen lama yang pernah dipakai sebagai dasar keputusan.
2. Pindahkan ke 90-ARCHIVE/ dan beri catatan alasan arsip.
3. Jika memungkinkan, tambahkan tanggal arsip pada nama file.

2.7 .agents/skills/

Folder untuk skill lokal Codex yang dipakai khusus dalam penyusunan dan review SOP Forum Asisten.

Skill inti yang aktif:

1. fa-sop-review-panel
2. fa-sop-architect
3. fa-process-analyst
4. fa-boundary-auditor
5. fa-devils-advocate
6. fa-documentation-qa

Aturan:

1. Skill pada folder ini hanya digunakan untuk workflow repo ini.
2. Skill harus mendukung proses penyusunan SOP, bukan menggantikan dokumen governance resmi.
3. Penjelasan fungsi panel review dicatat di REVIEW-PANEL.md.

3. Aturan Penamaan File

Gunakan pola berikut:

Aturan umum:

1. Gunakan huruf kapital untuk nama dokumen.
2. Gunakan tanda hubung - untuk pemisah kata.
3. Jangan gunakan spasi pada nama file.
4. Gunakan ekstensi .md untuk dokumen kerja.
5. Hindari nama file yang terlalu umum seperti draft.md, final.md, atau baru.md.

3.1 Format Wajib Nama Dokumen

Gunakan struktur umum berikut:

PREFIX-TOPIK-UTAMA[-SUBTOPIK].md

Keterangan:

1. PREFIX menunjukkan jenis dokumen.
2. TOPIK-UTAMA menunjukkan proses atau objek utama yang dibahas.
3. SUBTOPIK hanya digunakan jika benar-benar diperlukan untuk membedakan dokumen dalam kategori yang sama.

3.2 Prefix yang Diizinkan

Dokumen governance inti seperti RULES.md, DOCS.md, GLOSSARY.md, DOCUMENT-MAP.md, SOP-REGISTRY.md, dan FILE-MANAGEMENT.md tidak perlu memakai prefix karena sudah menjadi nama baku.

3.3 Aturan Penyusunan Kata

1. Gunakan bahasa Indonesia sebagai default.
2. Susun dari jenis dokumen -> topik besar -> objek spesifik.
3. Gunakan kata benda atau frasa proses yang jelas.
4. Hindari kata yang terlalu umum seperti UMUM, BARU, FINAL, REVISI, DRAFT, kecuali benar-benar bagian dari topik.
5. Jangan menaruh status dokumen pada nama file; status dicatat di metadata dan SOP-REGISTRY.md.
6. Jangan menaruh nomor versi pada nama file aktif; versi dicatat di metadata.
7. Gunakan istilah yang sama dengan GLOSSARY.md.
8. Untuk singkatan resmi, gunakan bentuk singkatan yang telah disepakati, misalnya DPK, UPT, atau DKV.

3.4 Urutan Kata yang Disarankan

3.5 Contoh Benar dan Salah

3.6 Aturan Jika Dokumen Berkembang

1. Jika satu topik melebar menjadi beberapa dokumen, pertahankan topik induk dan tambahkan subtopik yang konsisten.
2. Contoh:
   1. SOP-EVENT.md
   2. SOP-EVENT-TEMU-BESAR.md
   3. SOP-EVENT-TRAINING-FOR-TRAINER.md
3. Jika satu dokumen diganti total, jangan buat nama baru seperti -BARU atau -FINAL; perbarui versi di metadata.
4. Jika dokumen tidak aktif lagi, pindahkan ke 90-ARCHIVE/ dan gunakan pola arsip yang telah ditentukan.

4. Metadata Wajib Dokumen

Setiap SOP, form, dan lampiran disarankan memiliki metadata berikut di bagian awal:

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: YYYY-MM-DD
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: ../01-SOP/00-INDUK/SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md
Dokumen Terkait:
- ../00-GOVERNANCE/RULES.md
- ../00-GOVERNANCE/GLOSSARY.md

Untuk dokumen governance, gunakan metadata berikut:

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: YYYY-MM-DD
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Governance / Registry / Reference

5. Aturan Koneksi Antar-File

Setiap file wajib memiliki koneksi yang jelas:

1. Referensi ke atas: SOP turunan mengacu ke SOP Induk.
2. Referensi sejajar: SOP yang saling bergantung harus saling menyebut.
3. Referensi ke bawah: SOP harus menyebut form atau lampiran yang dipakai.
4. Referensi governance: setiap dokumen mengikuti RULES.md, GLOSSARY.md, dan SOP-REGISTRY.md.

Contoh:

## Dokumen Terkait

1. [SOP Induk Forum Asisten](../01-SOP/00-INDUK/SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md)
2. [SOP Presensi Asisten](../01-SOP/02-OPERASIONAL/01-PRESENSI/SOP-PRESENSI-ASISTEN.md)
3. [Form Rekap Presensi](../02-FORMS/FORM-REKAP-PRESENSI.md)

6. Aturan Saat Membuat Dokumen Baru

Saat membuat dokumen baru:

1. Tentukan folder yang tepat.
2. Gunakan nama file sesuai standar.
3. Tambahkan metadata awal.
4. Cantumkan dokumen terkait.
5. Daftarkan dokumen di SOP-REGISTRY.md.
6. Tambahkan relasi dokumen di DOCUMENT-MAP.md.
7. Perbarui DOCS.md jika dokumen mengubah struktur besar SOP.
8. Periksa batas kewenangan menggunakan RULES.md.

7. Aturan Saat Mengubah Dokumen

Saat mengubah dokumen:

1. Cek apakah perubahan berdampak ke dokumen lain.
2. Jika mengubah istilah, update GLOSSARY.md.
3. Jika mengubah alur, update DOCUMENT-MAP.md.
4. Jika mengubah status dokumen, update SOP-REGISTRY.md.
5. Jika mengubah struktur SOP, update DOCS.md.
6. Jika perubahan besar, tulis catatan revisi di dokumen terkait.

8. Source of Truth

Urutan acuan dokumen:

1. 00-GOVERNANCE/RULES.md
2. 01-SOP/00-INDUK/SOP-INDUK-FORUM-ASISTEN.md
3. 00-GOVERNANCE/GLOSSARY.md
4. 00-GOVERNANCE/DOCUMENT-MAP.md
5. 00-GOVERNANCE/SOP-REGISTRY.md
6. SOP turunan, form, lampiran, dan referensi terkait

9. Checklist File Management

Sebelum dokumen dianggap rapi:

1. File berada di folder yang benar.
2. Nama file mengikuti standar.
3. Metadata tersedia.
4. Dokumen terkait tercantum.
5. Registry diperbarui.
6. Document map diperbarui.
7. Tidak ada duplikasi dokumen untuk topik yang sama.
8. Seluruh dokumen aktif tetap berada dalam format Markdown.