SOP DIVISI SEKRETARIS
Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-05-17
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Divisi Forum Asisten
Dokumen Terkait:
1. Tujuan
Menetapkan peran Sekretaris dalam pengelolaan dokumen, surat-menyurat, notulensi, arsip, dan sertifikat Forum Asisten.
2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup:
- dokumen resmi;
- surat-menyurat;
- notulensi rapat;
- arsip organisasi;
- sertifikat;
- dukungan administrasi dokumen kegiatan.
3. Tanggung Jawab
Sekretaris bertanggung jawab untuk:
- Mengelola dokumen resmi Forum Asisten.
- Menyusun, menyimpan, dan mengarsipkan notulensi rapat.
- Mengelola surat-menyurat organisasi.
- Menjaga tertib arsip dokumen.
- Mengurus sertifikat sesuai kebutuhan administrasi Forum Asisten.
- Menyediakan dokumen resmi yang dibutuhkan dalam kegiatan atau koordinasi.
4. Prosedur Inti
- Menerima kebutuhan dokumen dari pihak terkait.
- Menyusun atau menyiapkan dokumen sesuai format yang berlaku.
- Melakukan pemeriksaan kelengkapan isi dan identitas dokumen.
- Menyimpan dokumen final dalam arsip yang sesuai.
- Untuk rapat, menyusun notulensi dan menyimpannya setelah rapat selesai.
- Untuk sertifikat, menyiapkan dokumen berdasarkan data penerima yang telah dinyatakan sesuai mengikuti SOP Administrasi Sertifikat Asisten.
5. Dokumen dan Data
- Surat resmi.
- Notulensi rapat.
- Arsip dokumen.
- Data penerima sertifikat.
- Template dokumen.
6. Output
- Dokumen resmi.
- Surat keluar atau surat pendukung.
- Notulensi rapat.
- Arsip organisasi.
- Sertifikat.
7. Eskalasi
- Ketidaksesuaian data dokumen diklarifikasi kepada pihak pemilik data.
- Kebutuhan keputusan atau validasi yang tidak dapat diselesaikan oleh Sekretaris dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
8. Batas Peran
- Sekretaris mengelola dokumen, bukan mengambil alih komunikasi eksternal Humas.
- Sekretaris tidak menetapkan substansi kebijakan tanpa arahan pihak yang berwenang.