SOP DIVISI HUMAS

Status: Draft
Versi: v0.3
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Divisi Forum Asisten
Dokumen Terkait:

1. SOP Induk Forum Asisten
2. SOP Honorarium Asisten
3. FORM-LOG-KOMUNIKASI-HONORARIUM.md

1. Tujuan

Menetapkan peran Humas dalam komunikasi Forum Asisten dengan Program Studi, Asisten Praktikum, publik, dan pihak terkait lainnya.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

1. komunikasi dengan Program Studi;
2. komunikasi dengan Asisten Praktikum;
3. pengelolaan media sosial dan komunikasi publik melalui Instagram dan WhatsApp Hotline;
4. komunikasi resmi pengajuan honorarium;
5. kebutuhan komunikasi konten untuk DKV.

3. Tanggung Jawab

Humas bertanggung jawab untuk:

1. Menjadi perantara Forum Asisten dengan Program Studi.
2. Menjadi perantara Forum Asisten dengan Asisten Praktikum.
3. Mengelola media sosial dan komunikasi publik melalui Instagram dan WhatsApp Hotline.
4. Menjadi titik komunikasi resmi keluar dalam proses pengajuan honorarium.
5. Mengirim paket dokumen formal pengajuan honorarium yang sudah lengkap kepada Program Studi dan DPK sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi setelah data selesai diperiksa Bendahara.
6. Memproses paket pengajuan per Program Studi, sehingga kendala pada satu Program Studi tidak menahan pengajuan Program Studi lain yang sudah lengkap sesuai tanggalnya.
7. Melakukan follow-up proses pengajuan honorarium pada Hari H, H+3, dan H+6 serta mencatatnya pada form log komunikasi honorarium.
8. Menerima konfirmasi status akhir proses honorarium dari DPK setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman honorarium diproses.
9. Mengumumkan status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.
10. Melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua jika proses belum selesai setelah H+6.
11. Menyusun kebutuhan komunikasi konten untuk DKV dan mengeksekusi publikasi setelah desain siap serta persetujuan akhir diberikan Ketua atau Wakil Ketua.

4. Prosedur Inti

1. Menerima kebutuhan komunikasi dari divisi atau proses terkait.
2. Menentukan pihak tujuan, media komunikasi, dan informasi yang perlu disampaikan.
3. Menyampaikan komunikasi resmi sesuai kebutuhan.
4. Untuk pengajuan honorarium:
   1. menerima data yang telah selesai diperiksa Bendahara;
   2. memastikan paket pengajuan telah lengkap sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi;
   3. memproses paket secara terpisah per Program Studi agar paket yang sudah siap tidak tertahan oleh kendala Program Studi lain;
   4. mengirim paket pengajuan ke Program Studi dan DPK;
   5. melakukan follow-up pada H, H+3, dan H+6 serta mencatat log komunikasinya;
   6. menerima konfirmasi status akhir dari DPK setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman honorarium diproses;
   7. mengumumkan status akhir kepada Asisten Praktikum;
   8. melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua apabila belum selesai setelah H+6.
5. Untuk konten:
   1. menyusun kebutuhan komunikasi konten;
   2. menyampaikannya kepada DKV untuk dibuatkan desain;
   3. meminta persetujuan akhir Ketua atau Wakil Ketua;
   4. mempublikasikan konten setelah desain siap dan persetujuan akhir diberikan.

5. Dokumen dan Data

1. Dokumen formal pengajuan honorarium.
2. Kebutuhan komunikasi konten.
3. Kebutuhan komunikasi publikasi.
4. FORM-LOG-KOMUNIKASI-HONORARIUM.md.
5. Konfirmasi status akhir dari DPK.
6. Daftar kontak pihak terkait.

6. Output

1. Komunikasi resmi keluar.
2. Log komunikasi honorarium.
3. Materi publikasi.
4. Pengumuman status akhir honorarium kepada Asisten Praktikum.
5. Koordinasi komunikasi dengan Program Studi dan Asisten Praktikum.

7. Eskalasi

1. Masalah komunikasi yang belum terselesaikan dalam proses honorarium setelah H+6 wajib dieskalasikan kepada Ketua dan Wakil Ketua.
2. Isu komunikasi lain yang berdampak organisasi dieskalasikan sesuai kebutuhan kepada Ketua dan Wakil Ketua.

8. Batas Peran

1. Humas tidak menggantikan fungsi validasi data milik Koordinator Inti atau Bendahara.
2. Humas tidak menggantikan keputusan persetujuan Program Studi atau checking DPK.
3. Humas mengelola media sosial dan publikasi, sedangkan desain visual dikerjakan oleh DKV.