REFERENSI PERAN DIVISI DAN ALUR HONORARIUM

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-05-25
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Catatan awal peran lintas divisi dalam proses presensi dan pengajuan honorarium

1. Ringkasan Proses

Proses honorarium asisten melibatkan beberapa tahapan lintas divisi:

1. Asisten melakukan presensi melalui dua metode:
   1. presensi manual;
   2. presensi scan QR.
2. Koordinator Inti melakukan rekap seluruh data presensi, baik presensi manual maupun presensi scan QR.
3. Koordinator Inti melakukan crosscheck khusus terhadap presensi manual.
4. Presensi manual hanya digunakan apabila presensi scan QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi scan QR belum dibuat/tersedia.
5. Pengajuan presensi manual wajib memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi praktikum.
6. Bukti selfie untuk presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium, serta hanya dapat diajukan maksimal satu minggu setelah pelaksanaan praktikum; jika melewati batas tersebut, presensi manual tidak diterima.
7. Bukti selfie yang terindikasi duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi dinyatakan tidak valid.
8. Konflik antara data presensi manual dan presensi scan QR wajib masuk Daftar Klarifikasi Presensi dan tidak dapat masuk rekap akhir sebelum statusnya diputuskan.
9. Crosscheck oleh Koordinator Inti dilakukan selama tiga hari sebelum data digunakan dalam tahap pencairan honorarium.
10. Setelah rekap dan crosscheck selesai, data diserahkan kepada Bendahara dan menjadi dasar perhitungan honorarium.
11. Bendahara memeriksa kesesuaian data nomor rekening asisten dengan rekap data asisten.
12. Jika data nomor rekening tidak sesuai, honorarium dipindahkan ke tahap pencairan berikutnya setelah data diperbaiki.
13. Pencairan honorarium berlangsung dalam empat tahap:
14. tahap 1 selama tiga minggu;
15. tahap 2 selama empat minggu;
16. tahap 3 selama tiga minggu;
17. tahap 4 selama empat minggu.
18. Jika dokumen pengajuan belum lengkap, Bendahara berkoordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua sebelum diteruskan.
19. Humas menyampaikan pemberitahuan sekaligus mengirimkan paket dokumen formal yang sudah lengkap kepada Program Studi dan DPK sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi.
20. Kelengkapan paket dinilai per Program Studi; kendala pada satu Program Studi tidak menahan pengajuan Program Studi lain yang paketnya sudah lengkap sesuai tanggal pengajuannya.
21. Humas melakukan follow-up pengajuan pada Hari H, H+3, dan H+6.
22. Program Studi melakukan persetujuan pengajuan honorarium.
23. DPK melakukan checking data pengajuan honorarium.
24. Persetujuan Program Studi dan checking DPK berjalan secara paralel.
25. Jika Program Studi memberikan revisi, revisi diproses melalui Humas dan diubah oleh Bendahara melalui koordinasi dengan Ketua dan Wakil Ketua.
26. Jika respons DPK berbeda atau menimbulkan ketidaksesuaian, Ketua dan Wakil Ketua menangani tindak lanjut untuk didiskusikan dengan Pembina Fakultas.
27. Setelah data dinyatakan valid dan Program Studi telah melakukan persetujuan, DPK memproses pencairan dan mengirimkan honorarium kepada Asisten Praktikum berdasarkan rekap presensi dari Koordinator Inti.
28. Setelah Program Studi melakukan persetujuan, DPK selesai melakukan checking, dan pengiriman honorarium diproses, DPK memberikan konfirmasi status akhir proses honorarium kepada Humas.
29. Humas mengumumkan status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.
30. Jika setelah H+6 proses belum selesai, Humas melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

2. Peran Divisi Internal

3. Peran Pihak Eksternal

4. Peta Alur Sementara

rendering diagram…

5. Implikasi terhadap SOP

5.1 SOP Presensi Asisten

SOP Presensi Asisten perlu menjelaskan:

1. dua jenis presensi, yaitu manual dan scan QR;
2. bahwa Koordinator Inti merekap keduanya;
3. bukti yang dibutuhkan untuk presensi manual;
4. kondisi presensi manual boleh digunakan, yaitu QR tidak valid, kondisi praktikum terlalu ramai sehingga scan QR terhambat, atau presensi QR belum dibuat/tersedia;
5. bahwa pengajuan presensi manual wajib memuat kategori alasan, deskripsi alasan, dan informasi sesi;
6. bahwa foto selfie sebagai bukti presensi manual minimal menampilkan wajah Asisten Praktikum dan konteks laboratorium;
7. bahwa foto selfie sebagai bukti presensi manual hanya dapat diajukan maksimal satu minggu setelah praktikum;
8. bahwa presensi manual yang melewati batas satu minggu tidak diterima;
9. bahwa bukti selfie duplikat, digunakan ulang, atau tidak sesuai sesi tidak valid;
10. batas waktu crosscheck presensi manual oleh Koordinator Inti;
11. status data setelah crosscheck selesai;
12. kapan data presensi dinyatakan siap digunakan sebagai pendukung honorarium.

5.2 SOP Honorarium Asisten

SOP Honorarium perlu menjelaskan:

1. input dari hasil crosscheck Koordinator Inti;
2. pemeriksaan nomor rekening oleh Bendahara;
3. perlakuan rekening tidak sesuai yang dialihkan ke tahap pencairan berikutnya;
4. empat tahap pencairan honorarium beserta durasinya;
5. kewajiban paket dokumen lengkap sebelum dikirim sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi;
6. bahwa kesiapan paket dinilai per Program Studi sehingga Prodi yang sudah lengkap dapat tetap diproses walaupun Prodi lain masih bermasalah;
7. komunikasi pengajuan oleh Humas kepada Program Studi dan DPK;
8. jadwal follow-up Humas pada Hari H, H+3, dan H+6;
9. proses paralel antara persetujuan Program Studi dan checking DPK;
10. revisi dari Program Studi yang diproses melalui Humas dan diubah Bendahara melalui koordinasi Ketua dan Wakil Ketua;
11. penanganan respons DPK yang berbeda oleh Ketua dan Wakil Ketua untuk dibahas dengan Pembina Fakultas;
12. perhitungan honorarium yang bersumber dari rekap presensi hasil Koordinator Inti;
13. pencairan dan pengiriman honorarium oleh DPK kepada Asisten Praktikum;
14. konfirmasi status akhir dari DPK kepada Humas setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman diproses;
15. pengumuman status akhir kepada Asisten Praktikum oleh Humas;
16. eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua apabila proses belum selesai setelah H+6.

5.3 SOP Divisi Forum Asisten

SOP Divisi perlu menjelaskan batas peran:

1. Koordinator Inti tidak memproses nomor rekening.
2. Bendahara tidak melakukan crosscheck presensi manual.
3. Humas bertanggung jawab atas komunikasi resmi keluar, pengiriman paket dokumen formal yang sudah lengkap, follow-up terjadwal, dan eskalasi setelah H+6, tetapi tidak menggantikan fungsi persetujuan Program Studi maupun checking DPK.

6. Hal yang Masih Perlu Dikunci

Belum ada.