1. Overview
  2. REFERENSI PERAN DIVISI FORUM ASISTEN

REFERENSI PERAN DIVISI FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-05-16
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Referensi awal pembagian peran tiap divisi Forum Asisten

1. Tujuan

Dokumen ini menjadi dasar awal penyusunan SOP Tiap Divisi Forum Asisten agar pembagian tanggung jawab antar-divisi tetap konsisten dan tidak saling tumpang tindih.

2. Peran Tiap Divisi

DivisiPeran Utama
Ketua dan Wakil KetuaMemimpin arah kerja Forum Asisten, mengoordinasikan divisi secara menyeluruh, memantau pelaksanaan program kerja dan proses lintas divisi, mengambil keputusan strategis, menangani eskalasi yang tidak selesai di tingkat operasional, serta mewakili Forum Asisten dalam koordinasi dengan pihak pembina atau pihak eksternal sesuai kebutuhan.
SekretarisMengelola dokumen Forum Asisten, surat-menyurat, notulensi rapat, dokumen resmi, arsip, tertib dokumentasi organisasi, dan pengurusan sertifikat.
BendaharaMengelola keuangan Forum Asisten secara umum, memeriksa data nomor rekening asisten berdasarkan rekap data asisten, serta menangani kebutuhan administrasi keuangan dan honorarium sesuai alur yang berlaku.
Koordinator IntiMengelola koordinasi operasional asisten praktikum, merekap presensi manual dan scan QR, melakukan crosscheck presensi manual sesuai batas waktu yang berlaku, serta meneruskan data hasil rekap dan crosscheck kepada Bendahara.
HumasMenjadi perantara komunikasi Forum Asisten dengan Program Studi dan asisten praktikum, mengelola media sosial Forum Asisten seperti Instagram dan WhatsApp Hotline, menjadi titik komunikasi resmi keluar pada proses pengajuan honorarium, serta menyusun kebutuhan konten untuk DKV.
DKVMembuat desain visual Forum Asisten berdasarkan kebutuhan konten yang telah disampaikan dan disetujui, termasuk kebutuhan visual untuk media sosial maupun kegiatan lain.
IT SupportMengelola aplikasi Forum Asisten, pengembangan tool baru, pemeliharaan sistem, dan dukungan teknis digital berdasarkan kebutuhan tiap divisi.

3. Hubungan Antar-Divisi

rendering diagram…

4. Rincian Hubungan Kerja yang Sudah Diketahui

4.1 Koordinator Inti -> Bendahara

  1. Koordinator Inti merekap seluruh data presensi asisten.
  2. Koordinator Inti melakukan crosscheck khusus terhadap presensi manual.
  3. Setelah data selesai direkap dan dicrosscheck, Koordinator Inti menyerahkan data kepada Bendahara.

4.2 Bendahara -> Humas

  1. Bendahara memeriksa kesesuaian data nomor rekening asisten dengan rekap data asisten.
  2. Setelah pemeriksaan selesai, data siap diteruskan ke Humas untuk proses komunikasi resmi pengajuan honorarium.

4.3 Humas -> Program Studi dan DPK

  1. Humas hanya mengirim paket pengajuan honorarium yang sudah lengkap sesuai tanggal pengajuan masing-masing Program Studi.
  2. Kelengkapan paket dinilai per Program Studi, sehingga kendala pada satu Program Studi tidak menahan pengajuan Program Studi lain yang sudah siap sesuai tanggalnya.
  3. Humas melakukan follow-up pada Hari H, H+3, dan H+6.
  4. Setelah data valid dan Program Studi telah melakukan persetujuan, DPK memproses pencairan dan mengirimkan honorarium kepada Asisten Praktikum berdasarkan rekap presensi dari Koordinator Inti.
  5. Setelah Program Studi ACC, DPK selesai checking, dan pengiriman honorarium diproses, DPK memberikan konfirmasi status akhir kepada Humas.
  6. Humas mengumumkan status akhir proses honorarium kepada Asisten Praktikum.
  7. Jika proses belum selesai setelah H+6, Humas melakukan eskalasi kepada Ketua dan Wakil Ketua.

4.4 Humas -> DKV

  1. Humas mengelola media sosial, menyusun kebutuhan komunikasi konten, dan menyiapkan rencana publikasi.
  2. DKV membuat desain visual sesuai kebutuhan konten dari Humas.
  3. Ketua atau Wakil Ketua memberikan persetujuan akhir sebelum konten dipublikasikan.
  4. Humas mengeksekusi publikasi konten setelah desain selesai dan persetujuan akhir diberikan.

4.5 IT Support -> Seluruh Divisi

  1. IT Support menjaga aplikasi Forum Asisten agar mendukung proses kerja lintas divisi.
  2. IT Support menangani kebutuhan teknis berdasarkan divisi pengaju.
  3. IT Support menangani pengembangan tool baru yang telah disetujui Ketua dan Wakil Ketua.
  4. Perubahan fitur dapat didiskusikan secara fleksibel melalui grup WhatsApp pengurus.

5. Batas Peran yang Perlu Dijaga

  1. Humas mengelola media sosial dan publikasi, sedangkan DKV berfokus pada desain visual.
  2. Konten yang akan dipublikasikan tetap memerlukan persetujuan akhir Ketua atau Wakil Ketua.
  3. Koordinator Inti menangani rekap dan crosscheck presensi, bukan pemeriksaan nomor rekening.
  4. Bendahara memeriksa data keuangan dan rekening, bukan melakukan crosscheck presensi.
  5. IT Support mengelola aplikasi dan kebutuhan teknis, bukan mengambil alih kepemilikan proses bisnis divisi lain.
  6. Ketua dan Wakil Ketua menangani arah strategis dan eskalasi, bukan menggantikan pekerjaan rutin setiap divisi.

6. Hal yang Masih Perlu Dikunci

  1. Apakah pengelolaan WhatsApp Hotline hanya oleh Humas atau dibantu divisi lain pada kondisi tertentu.
  2. Pembagian job PDD pada saat event.