1. Overview
  2. REFERENSI EVENT FORUM ASISTEN

REFERENSI EVENT FORUM ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.5
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Referensi awal penyusunan SOP event Forum Asisten

1. Prinsip Umum Event

  1. Setiap event perlu memiliki pembagian peran yang jelas antar-divisi atau seksi kerja.
  2. Setiap event minimal memerlukan:
    1. rundown;
    2. kebutuhan perlengkapan;
    3. kebutuhan publikasi/dokumentasi/desain;
    4. komunikasi eksternal bila dibutuhkan;
    5. konsumsi bila event luring.
  3. Pembagian job terutama untuk bagian PDD perlu dibuat lebih jelas sebelum hari pelaksanaan.

2. Temu Laboran / Temu Lab (TL)

2.1 Acara

  1. Menyiapkan tema.
  2. Dalam ruangan minimal dua orang dan maksimal tiga orang.
  3. Menyiapkan rundown.

2.2 Perkab

  1. Peminjaman ruangan ke UPT.
  2. Kebutuhan umum: biasanya empat ruangan.
  3. Kapasitas maksimal satu ruangan: 50 orang.

2.3 PDD

  1. Menangani kebutuhan publikasi, dokumentasi, dan/atau desain event sesuai pembagian tugas.

2.4 Humas

  1. Menghubungi UPT terkait peminjaman ruangan.

2.5 Konsum

  1. Menangani kebutuhan konsumsi event sesuai kebutuhan pelaksanaan.

3. Temu Koordinator (TK)

3.1 Acara

  1. Menyiapkan rundown.

3.2 Perkab

  1. Peminjaman ruangan Citra 2.
  2. Opsi kedua: Citra 1.

3.3 PDD

  1. Menangani kebutuhan publikasi, dokumentasi, dan/atau desain event sesuai pembagian tugas.

3.4 Humas

  1. Menangani komunikasi yang dibutuhkan selama persiapan event.

3.5 Konsum

  1. Menangani kebutuhan konsumsi event sesuai kebutuhan pelaksanaan.

4. Temu Besar (Tembes)

4.1 Acara

  1. Menyiapkan rundown.
  2. Menyiapkan doorprize.
  3. Mencari moderator dan MC.
  4. Menentukan time keeper dan koordinator lapangan.
  5. Menentukan pemateri.
  6. Menentukan petugas pengarahan peserta.
  7. Menentukan petugas penjaga presensi.

4.2 Perkab

  1. Peminjaman ruang Cinema ke Gedung Rektorat.
  2. Peminjaman kamera ke UPT dengan koordinasi PDD.
  3. Peminjaman HT ke Sarpras sebanyak delapan unit.

4.3 PDD

  1. Membuat poster.
  2. Menyiapkan template PPT yang dibagi per bagian divisi:
    1. Koordinator Inti;
    2. Bendahara;
    3. IT Support.
  3. Menentukan operator.
  4. Menentukan petugas dokumentasi.

4.4 Humas

  1. Mengirim undangan kepada:
    1. Rektor;
    2. Wakil Rektor 1;
    3. Dekan;
    4. Pembina Forum Asisten.

4.5 Konsum

  1. Menghubungi vendor.
  2. Menyiapkan nampan dan taplak meja.
  3. Mengangkat konsumsi bersama Perkab.

5. Training for Trainer (TFT)

5.1 Acara

  1. Membuat rundown.
  2. Menentukan pemateri.
  3. Membuat Term of Reference.
  4. Menyiapkan doorprize.

5.2 Perkab

  1. Peminjaman ruangan Citra 2.
  2. Opsi kedua: Citra 1.

5.3 PDD

  1. Menyiapkan template PPT.

5.4 Humas

  1. Menghubungi pemateri.
  2. Mengirim Term of Reference.
  3. Mengirim template PPT.

5.5 Konsum

  1. Menghubungi vendor.
  2. Mengambil konsumsi.
  3. Menyiapkan konsumsi.
  4. Untuk pemateri, konsumsi disiapkan dengan wadah khusus seperti tas atau bag.

6. Output yang Perlu Dibuat Saat Menyusun SOP Event

  1. SOP Event Umum. Status: sudah dibuat.
  2. SOP Event Temu Laboran / Temu Lab. Status: sudah dibuat.
  3. SOP Event Temu Koordinator. Status: sudah dibuat.
  4. SOP Event Temu Besar / Tembes. Status: sudah dibuat.
  5. SOP Event TFT. Status: sudah dibuat.
  6. Form checklist event. Status: sudah dibuat.
  7. Lampiran pembagian job PDD saat event. Status: sudah dibuat.
  8. Template surat dan arsip event. Status: template surat resmi sudah dibuat; arsip event mengikuti SOP Arsip dan SOP Laporan Kegiatan.
  9. SOP Event LDK/Makrab. Status: sudah dibuat.
  10. SOP Event Sertijab. Status: sudah dibuat.
  11. SOP Event Bukber. Status: sudah dibuat.
  12. SOP Event Sidak Asisten. Status: sudah dibuat.

7. Hal yang Masih Perlu Dikunci

  1. Detail variasi PDD untuk event besar dapat diperluas per event apabila kebutuhan dokumentasi semakin kompleks.
  2. Template surat resmi dikelola Sekretaris; substansi surat mengikuti pemilik proses; pengiriman eksternal dilakukan Humas bila terkait komunikasi keluar.
  3. Pembagian job PDD dasar sudah seragam melalui lampiran, tetapi setiap event dapat menambah kebutuhan khusus.
  4. Detail teknis tambahan untuk Sidak Asisten dapat berkembang mengikuti kebutuhan evaluasi lapangan.

Catatan pembaruan: detail teknis awal untuk Temu Koordinator, Temu Laboran / Temu Lab, Training for Trainer / TFT, Temu Besar / Tembes, LDK/Makrab, Sertijab, Bukber, Sidak Asisten, dan pembagian job PDD sudah diturunkan ke SOP/lampiran aktif. PO sudah diturunkan ke SOP Merchandise dan Pre-Order; template surat resmi sudah dibuat sebagai lampiran aktif.