1. Overview
  2. SOP EVENT SERTIJAB

SOP EVENT SERTIJAB

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Rekrutmen Pengurus
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md
  6. LAMPIRAN-PEMBAGIAN-JOB-PDD-EVENT.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur Sertijab sebagai peresmian kepengurusan baru Forum Asisten dan forum dialog dengan Sekretaris Program Studi.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup persiapan undangan, rundown, daftar peserta, materi serah terima, dialog Sekretaris Program Studi, dokumentasi, notulensi, dan arsip Sertijab.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua pengurus lama.
  2. Ketua dan Wakil Ketua pengurus baru.
  3. Seluruh pengurus lama dan pengurus baru.
  4. Sekretaris.
  5. Humas.
  6. DKV/PDD.
  7. Bendahara apabila ada penggunaan dana.
  8. Sekretaris Program Studi sebagai undangan dialog.
  9. Pembina Fakultas apabila diundang atau dibutuhkan untuk arahan.

4. Ketentuan Umum

  1. Sertijab dilaksanakan setelah LDK/Makrab.
  2. Sertijab menjadi titik pengurus baru berstatus Pengurus Resmi.
  3. Setelah Sertijab, keputusan final operasional Forum Asisten berada pada Ketua pengurus baru.
  4. Pengurus lama setelah Sertijab hanya menjadi pendamping transisi dan transfer knowledge.
  5. Sertijab wajib mengundang Sekretaris Program Studi untuk dialog Forum Asisten.
  6. Undangan kepada Sekretaris Program Studi atau pihak lain bersifat permohonan kehadiran, bukan kewajiban hadir.
  7. Pembahasan sensitif seperti usulan honorarium atau kebijakan eksternal dicatat sebagai bahan diskusi, bukan keputusan sepihak Forum Asisten.

5. Prosedur

5.1 Persiapan

  1. Ketua/Wakil menentukan tanggal, lokasi, format, dan PIC utama Sertijab.
  2. Sekretaris menyiapkan daftar undangan, daftar hadir, notulensi, dan dokumen serah terima.
  3. Humas mengirim undangan resmi menggunakan template surat resmi apabila dibutuhkan.
  4. Acara menyusun rundown menggunakan FORM-RUNDOWN-EVENT.md.
  5. Panitia menyusun checklist menggunakan FORM-CHECKLIST-EVENT.md.
  6. DKV/PDD menyiapkan desain, dokumentasi, operator, atau template presentasi sesuai pembagian tugas.
  7. Bendahara mencatat kebutuhan biaya apabila ada.

5.2 Pelaksanaan

  1. Panitia melakukan final check sebelum kegiatan dimulai.
  2. Acara menjalankan pembukaan, sambutan, serah terima kepengurusan, pengenalan pengurus baru, dialog, dan penutup sesuai rundown.
  3. Sekretaris mencatat poin penting dialog, arahan, masukan, dan tindak lanjut.
  4. DKV/PDD menjalankan dokumentasi sesuai batas yang disepakati.
  5. Jika ada pembahasan usulan honorarium atau kebijakan eksternal, hasilnya dicatat sebagai usulan atau bahan tindak lanjut kepada pihak berwenang.

5.3 Penutupan dan Transisi

  1. Sekretaris mengarsipkan daftar hadir, notulensi, rundown final, dokumentasi, surat undangan, dan bukti komunikasi.
  2. Ketua pengurus baru mengonfirmasi tindak lanjut internal setelah Sertijab.
  3. Pengurus lama menyerahkan arsip kerja, catatan transfer knowledge, dan akses yang diperlukan kepada pengurus baru.
  4. Akses pengurus lama dicabut atau dibatasi sesuai kebutuhan transisi.

6. Output

  1. Pengurus baru resmi setelah Sertijab.
  2. Notulensi Sertijab dan dialog Sekretaris Program Studi.
  3. Dokumen serah terima dan catatan transfer knowledge.
  4. Daftar hadir, surat, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  5. Daftar tindak lanjut pasca-Sertijab.

7. Batas Peran

  1. Sertijab meresmikan kepengurusan Forum Asisten, tetapi tidak mengambil alih kewenangan Program Studi, Pembina Fakultas, atau pihak kampus lain.
  2. Sekretaris Program Studi hadir sebagai undangan dialog dan koordinasi.
  3. Pengurus lama tidak mengambil keputusan final setelah Sertijab.
  4. Usulan yang menyangkut honorarium, fasilitas, atau kebijakan eksternal harus ditindaklanjuti melalui SOP dan pihak berwenang yang sesuai.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini ditinjau ulang apabila format Sertijab, undangan dialog, atau alur transisi kepengurusan berubah.