1. Overview
  2. SOP INVENTARIS DAN BARANG LAB

SOP INVENTARIS DAN BARANG LAB

Status: Draft
Versi: v0.2
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Event Umum
  4. SOP Pengelolaan Arsip dan Dokumen
  5. FORM-PENGAJUAN-SARPRAS-INVENTARIS.md
  6. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pencatatan kebutuhan inventaris atau barang terkait laboratorium yang diketahui Forum Asisten, termasuk pengajuan kebutuhan ke pihak terkait seperti UPT/Laboratorium atau Sarpras.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup pencatatan kebutuhan barang, kondisi barang yang dilaporkan, pengajuan penggantian atau penghapusan barang, peminjaman alat untuk event, dan arsip tindak lanjut.

SOP ini tidak menjadikan Forum Asisten sebagai pihak pemilik atau pengambil keputusan atas inventaris kampus.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Humas apabila perlu komunikasi resmi.
  4. Penanggung jawab kegiatan atau divisi pemilik kebutuhan.
  5. UPT/Laboratorium apabila berkaitan dengan laboratorium.
  6. Sarpras apabila berkaitan dengan fasilitas, perbaikan, penggantian, atau penghapusan barang.

4. Ketentuan Umum

  1. Forum Asisten dapat mencatat kebutuhan, kendala, atau usulan terkait barang/fasilitas laboratorium.
  2. Pengajuan kepada UPT/Laboratorium atau Sarpras harus memuat lokasi, kondisi, alasan, dan kebutuhan tindak lanjut.
  3. Forum Asisten tidak menetapkan persetujuan penggantian, penghapusan, atau perbaikan barang kampus secara sepihak.
  4. Peminjaman alat untuk event mengikuti persetujuan pihak pengelola.
  5. Semua komunikasi resmi pengajuan wajib diarsipkan.

5. Prosedur

5.1 Pencatatan Kebutuhan

  1. Divisi atau panitia menyampaikan kebutuhan atau kendala barang kepada Ketua/Wakil Ketua atau Sekretaris.
  2. Sekretaris mencatat kebutuhan menggunakan FORM-PENGAJUAN-SARPRAS-INVENTARIS.md.
  3. Data minimal memuat lokasi, barang, kondisi, alasan, pihak pengaju, dan pihak tujuan.
  4. Jika informasi belum lengkap, pengajuan diberi status perlu dilengkapi.

5.2 Pengajuan ke Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua memeriksa apakah pengajuan layak diteruskan.
  2. Humas atau pihak yang ditunjuk mengirim komunikasi resmi kepada UPT/Laboratorium atau Sarpras menggunakan template surat resmi apabila dibutuhkan.
  3. Status pengajuan dicatat sebagai diajukan, menunggu, disetujui, ditolak, revisi, atau selesai.
  4. Jika pihak terkait meminta revisi, Sekretaris memperbarui dokumen pengajuan sesuai arahan Ketua/Wakil Ketua.

5.3 Tindak Lanjut dan Arsip

  1. Hasil respons pihak terkait dicatat.
  2. Jika pengajuan disetujui, Forum Asisten mencatat tindak lanjut yang relevan sesuai informasi pihak terkait.
  3. Jika pengajuan ditolak, alasan penolakan diarsipkan.
  4. Sekretaris menyimpan arsip pengajuan dan bukti komunikasi.

6. Output

  1. Catatan kebutuhan inventaris atau barang lab.
  2. Form pengajuan Sarpras/Inventaris.
  3. Status tindak lanjut pengajuan.
  4. Arsip komunikasi resmi.

7. Batas Peran

  1. Forum Asisten hanya mengajukan, mencatat, dan menindaklanjuti komunikasi sesuai respons pihak terkait.
  2. UPT/Laboratorium atau Sarpras tetap menjadi pihak berwenang atas fasilitas, barang, jadwal, persetujuan, dan tindakan teknis.
  3. Forum Asisten tidak boleh menyatakan barang diganti, dihapus, atau diperbaiki sebelum ada respons pihak berwenang.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pengelolaan kebutuhan inventaris/barang lab yang melibatkan Forum Asisten dan wajib ditinjau apabila alur koordinasi dengan UPT/Laboratorium atau Sarpras berubah.