1. Overview
  2. SOP REKRUTMEN ASISTEN

SOP REKRUTMEN ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.4
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Asisten Praktikum
  4. SOP Presensi Asisten
  5. SOP Pengunduran Diri dan Pergantian Asisten
  6. REFERENSI-SISTEM-INFORMASI-FORUM-ASISTEN.md
  7. REFERENSI-PROGRAM-STUDI-AMIKOM.md
  8. FORM-PENDAFTARAN-ASISTEN.md
  9. FORM-RUBRIK-SELEKSI-ASISTEN.md
  10. LAMPIRAN-ONBOARDING-TEKNIS-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk:

  1. mengatur proses rekrutmen Asisten Praktikum melalui jalur rekomendasi dan jalur regular;
  2. memastikan data calon asisten, hasil seleksi, dan penugasan awal tercatat dengan rapi;
  3. menghubungkan proses oprec dengan Rekap Data Asisten, jadwal, presensi, honorarium, dan sertifikat;
  4. menjaga agar Forum Asisten tetap berada pada fungsi koordinasi dan pendataan, bukan mengambil alih kewenangan akademik Program Studi atau Dosen Pengampu.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

  1. penerimaan kebutuhan asisten;
  2. jalur rekomendasi Dosen Pengampu;
  3. jalur regular melalui seleksi;
  4. pendaftaran calon asisten;
  5. grup komunikasi oprec;
  6. konfirmasi PJ Mata Kuliah;
  7. seleksi calon asisten;
  8. announcement hasil;
  9. pendataan Asisten Praktikum yang diterima.

3. Pihak Terkait

Pihak yang terlibat:

  1. Forum Asisten.
  2. Koordinator Inti.
  3. Humas.
  4. IT Support apabila proses menggunakan Sistem Informasi Forum Asisten.
  5. Calon Asisten Praktikum.
  6. Asisten Praktikum.
  7. PJ Mata Kuliah.
  8. Dosen Pengampu.
  9. Program Studi.
  10. Pembina Fakultas apabila diperlukan untuk arahan atau validasi lintas Program Studi.

4. Istilah yang Digunakan

  1. Oprec Asisten: proses open recruitment Asisten Praktikum.
  2. Jalur Rekomendasi: jalur calon asisten yang berasal dari rekomendasi Dosen Pengampu.
  3. Jalur Regular: jalur calon asisten yang mendaftar melalui mekanisme seleksi Forum Asisten.
  4. PJ Mata Kuliah: penanggung jawab mata kuliah dalam proses koordinasi oprec atau seleksi asisten.
  5. Rekap Data Asisten: data induk asisten yang telah diterima dan digunakan untuk penugasan serta administrasi lanjutan.

5. Ketentuan Umum

  1. Rekrutmen Asisten Praktikum dapat berjalan melalui jalur rekomendasi dan jalur regular.
  2. Jalur rekomendasi hanya dilakukan melalui Dosen Pengampu yang merekomendasikan nama mahasiswa.
  3. Jalur regular dilakukan melalui alur pendaftaran, masuk grup WhatsApp, menunggu konfirmasi PJ Mata Kuliah, seleksi, dan announcement.
  4. Calon yang sudah pendadaran dapat dipertimbangkan apabila masih menyatakan komitmen menjalankan tugas dan memenuhi kebutuhan mata kuliah.
  5. Calon yang sudah yudisium tidak diproses sebagai Asisten Praktikum baru.
  6. Forum Asisten menghimpun data calon asisten dan memfasilitasi koordinasi seleksi sesuai kebutuhan mata kuliah.
  7. Kebutuhan asisten dapat berasal dari Program Studi, Pembina Fakultas, Dosen Pengampu, atau data kebutuhan praktikum yang diterima Forum Asisten.
  8. Program Studi dan/atau Dosen Pengampu tetap memiliki kewenangan akademik terhadap kebutuhan mata kuliah dan kelas.
  9. Forum Asisten tidak menetapkan kebijakan akademik atau menggantikan keputusan akademik Dosen Pengampu.
  10. Calon asisten yang diterima wajib masuk ke Rekap Data Asisten sebelum menjalankan proses administrasi lanjutan.
  11. Data asisten yang diterima menjadi dasar informasi jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat.

6. Alur Rekrutmen

rendering diagram…

7. Prosedur

7.1 Persiapan Kebutuhan Asisten

  1. Forum Asisten menghimpun informasi kebutuhan Asisten Praktikum dari Program Studi, Pembina Fakultas, Dosen Pengampu, atau sumber koordinasi yang berlaku.
  2. Informasi kebutuhan minimal memuat mata kuliah, kelas, dosen, jumlah kebutuhan asisten, periode, dan catatan khusus apabila ada.
  3. Forum Asisten mencatat kebutuhan tersebut sebagai dasar pembukaan jalur rekomendasi atau jalur regular.
  4. Jika kebutuhan mata kuliah belum jelas, Forum Asisten melakukan klarifikasi kepada pihak pemberi informasi sesuai alur koordinasi.

7.2 Jalur Rekomendasi

  1. Dosen Pengampu menyampaikan nama mahasiswa yang direkomendasikan sebagai calon Asisten Praktikum.
  2. Forum Asisten mencatat data calon dari jalur rekomendasi.
  3. Forum Asisten memeriksa kelengkapan data administrasi calon asisten.
  4. Jika data belum lengkap, Forum Asisten meminta kelengkapan data kepada calon atau melalui kanal yang ditentukan.
  5. Calon dari jalur rekomendasi tetap masuk proses verifikasi dan pendataan sebelum dicatat sebagai Asisten Praktikum.
  6. Jalur rekomendasi tidak menghapus kewajiban calon untuk mengikuti ketentuan presensi, jadwal, etika, dan administrasi Asisten Praktikum.

7.3 Jalur Regular

  1. Forum Asisten membuka pendaftaran calon Asisten Praktikum melalui kanal yang ditentukan.
  2. Calon Asisten Praktikum mengisi data pendaftaran menggunakan form pendaftaran asisten.
  3. Calon yang mendaftar diarahkan untuk bergabung ke grup WhatsApp oprec asisten.
  4. Calon menunggu konfirmasi dari PJ Mata Kuliah terkait kebutuhan, jadwal, atau proses seleksi.
  5. Forum Asisten dan/atau PJ Mata Kuliah menyampaikan informasi seleksi kepada calon.
  6. Calon mengikuti seleksi sesuai mekanisme yang ditentukan untuk mata kuliah atau kelas terkait.
  7. Hasil seleksi dicatat menggunakan form rubrik seleksi asisten apabila seleksi memerlukan penilaian terstruktur.
  8. Hasil seleksi dicatat sebagai dasar announcement.

7.4 Seleksi dan Verifikasi

  1. Seleksi dapat mempertimbangkan kesesuaian kompetensi calon dengan mata kuliah atau kelas praktikum.
  2. Forum Asisten memeriksa status pendadaran atau yudisium calon berdasarkan data pendaftaran atau klarifikasi yang tersedia.
  3. Calon yang sudah pendadaran dan masih dipertimbangkan wajib diberi catatan komitmen pada catatan seleksi.
  4. Seleksi dapat melibatkan PJ Mata Kuliah, Dosen Pengampu, atau pihak yang ditentukan sesuai kebutuhan mata kuliah.
  5. Forum Asisten mencatat hasil seleksi dan status calon.
  6. Status calon minimal terdiri dari diterima, tidak diterima, cadangan, atau perlu klarifikasi.
  7. Calon yang datanya belum lengkap tidak dimasukkan ke Rekap Data Asisten sampai data diperbaiki.
  8. Apabila terjadi perbedaan informasi antara hasil seleksi, rekomendasi, dan kebutuhan mata kuliah, Forum Asisten melakukan klarifikasi kepada PJ Mata Kuliah atau Dosen Pengampu.

7.5 Announcement dan Pendataan

  1. Forum Asisten menyusun daftar calon yang diterima berdasarkan hasil rekomendasi atau seleksi yang sudah diverifikasi.
  2. Humas atau pihak komunikasi yang ditunjuk menyampaikan announcement melalui kanal resmi yang ditentukan.
  3. Announcement hanya memuat informasi yang diperlukan dan tidak memuat catatan penilaian pribadi.
  4. Calon yang diterima dicatat dalam Rekap Data Asisten.
  5. Rekap Data Asisten minimal memuat nama, NIM, Program Studi, mata kuliah atau kelas, status penerimaan, dan data administrasi yang dibutuhkan.
  6. Data rekening hanya dihimpun apabila dibutuhkan untuk proses honorarium dan wajib mengikuti prinsip perlindungan data.

7.6 Setelah Diterima

  1. Asisten Praktikum yang diterima mengikuti ketentuan SOP Asisten Praktikum.
  2. Forum Asisten menyampaikan informasi awal terkait jadwal, presensi, komunikasi, dan kewajiban administrasi.
  3. Forum Asisten menyampaikan onboarding teknis awal seperti akses share module, kanal pelaporan kendala teknis, dan panduan NetSupport apabila relevan sesuai lampiran onboarding teknis.
  4. Data Asisten Praktikum diteruskan untuk kebutuhan jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat sesuai SOP terkait.
  5. Apabila setelah diterima terdapat perubahan kebutuhan mata kuliah atau jadwal, Forum Asisten melakukan koordinasi ulang dengan pihak terkait.

8. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. Data kebutuhan Asisten Praktikum.
  2. Data pendaftaran calon Asisten Praktikum.
  3. Data rekomendasi Dosen Pengampu.
  4. Data grup oprec atau kanal komunikasi.
  5. Konfirmasi PJ Mata Kuliah.
  6. Catatan seleksi.
  7. Daftar hasil penerimaan.
  8. Rekap Data Asisten.
  9. Form pendaftaran asisten.
  10. Form rubrik seleksi asisten apabila digunakan.

9. Output

  1. Daftar calon Asisten Praktikum dari jalur rekomendasi.
  2. Daftar calon Asisten Praktikum dari jalur regular.
  3. Hasil seleksi atau verifikasi calon asisten.
  4. Announcement hasil rekrutmen.
  5. Rekap Data Asisten yang siap digunakan untuk proses penugasan dan administrasi lanjutan.

10. Eskalasi dan Kondisi Khusus

  1. Data calon yang tidak lengkap dikembalikan untuk dilengkapi sebelum masuk Rekap Data Asisten.
  2. Calon yang tidak mengikuti alur regular dapat dinyatakan tidak lanjut apabila tidak ada rekomendasi atau dasar koordinasi yang sah.
  3. Perbedaan informasi antara PJ Mata Kuliah, Dosen Pengampu, dan kebutuhan Forum Asisten diklarifikasi sebelum announcement.
  4. Perubahan asisten setelah announcement dicatat sebagai perubahan data dan ditindaklanjuti sesuai kebutuhan mata kuliah.
  5. Pergantian asisten yang terjadi setelah penugasan mengikuti SOP Pengunduran Diri dan Pergantian Asisten serta harus disinkronkan dengan jadwal, presensi, dan data honorarium apabila berdampak.

11. Batas Peran

  1. Forum Asisten memfasilitasi pendaftaran, pendataan, koordinasi, dan announcement, tetapi tidak mengambil alih kewenangan akademik Program Studi atau Dosen Pengampu.
  2. Jalur rekomendasi berasal dari Dosen Pengampu, bukan dari klaim pribadi calon asisten.
  3. Forum Asisten tidak menetapkan jadwal laboratorium secara mandiri.
  4. Data dari Sistem Informasi Forum Asisten tetap perlu mengikuti validasi dan alur SOP terkait sebelum digunakan untuk proses lanjutan.

12. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi acuan rekrutmen Asisten Praktikum.
  2. Setelah calon diterima, status dan kewajiban asisten mengikuti SOP Asisten Praktikum.
  3. Jika terdapat perubahan alur oprec, sistem informasi, atau kebutuhan validasi Program Studi/Dosen Pengampu, SOP ini wajib ditinjau bersama dokumen terkait.