1. Overview
  2. SOP PENGUNDURAN DIRI DAN PERGANTIAN ASISTEN

SOP PENGUNDURAN DIRI DAN PERGANTIAN ASISTEN

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Induk Forum Asisten
Dokumen Terkait:

  1. RULES.md
  2. GLOSSARY.md
  3. SOP Asisten Praktikum
  4. SOP Rekrutmen Asisten
  5. SOP Presensi Asisten
  6. SOP Honorarium Asisten
  7. FORM-PENGUNDURAN-DIRI-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini bertujuan untuk:

  1. mengatur pengunduran diri Asisten Praktikum;
  2. mengatur pergantian Asisten Praktikum setelah pengunduran diri atau perubahan penugasan;
  3. menjaga agar jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat tetap sinkron;
  4. memastikan Forum Asisten tidak menetapkan perubahan akademik secara sepihak.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup:

  1. pengajuan pengunduran diri;
  2. pencatatan tanggal aktif terakhir;
  3. koordinasi dampak terhadap mata kuliah atau kelas;
  4. pembaruan Rekap Data Asisten;
  5. penyesuaian presensi dan honorarium;
  6. proses pergantian asisten apabila dibutuhkan.

3. Pihak Terkait

  1. Asisten Praktikum yang mengundurkan diri.
  2. Ketua dan Wakil Ketua.
  3. Koordinator Inti.
  4. Sekretaris.
  5. Bendahara apabila berdampak pada honorarium.
  6. Humas apabila perlu komunikasi resmi.
  7. Dosen Pengampu, PJ Mata Kuliah, Program Studi, atau Pembina Fakultas apabila diperlukan untuk validasi kebutuhan pengganti.
  8. UPT/Laboratorium apabila perubahan berdampak pada jadwal laboratorium.

4. Ketentuan Umum

  1. Pengunduran diri wajib dicatat menggunakan form pengunduran diri.
  2. Pengunduran diri minimal memuat identitas Asisten Praktikum, NIM, Program Studi, mata kuliah atau kelas, alasan, dan tanggal aktif terakhir.
  3. Pengunduran diri tidak menghapus data presensi yang sudah valid pada periode sebelum tanggal aktif terakhir.
  4. Honorarium hanya diproses berdasarkan presensi valid dan data administrasi yang memenuhi ketentuan.
  5. Pergantian Asisten Praktikum harus memperhatikan kebutuhan mata kuliah atau kelas dan koordinasi pihak terkait.
  6. Forum Asisten tidak menetapkan kebutuhan akademik pengganti secara sepihak.
  7. Perubahan status asisten wajib disinkronkan ke Rekap Data Asisten, jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat apabila terdampak.

5. Alur Pengunduran dan Pergantian

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Pengajuan Pengunduran Diri

  1. Asisten Praktikum menyampaikan pengunduran diri melalui kanal resmi yang ditentukan.
  2. Asisten Praktikum mengisi FORM-PENGUNDURAN-DIRI-ASISTEN.md.
  3. Sekretaris mencatat dokumen pengajuan dan memberi nomor atau kode arsip.
  4. Koordinator Inti mencatat mata kuliah, kelas, jadwal, dan tanggal aktif terakhir yang terdampak.

6.2 Verifikasi dan Dampak Administrasi

  1. Ketua dan Wakil Ketua memeriksa kelengkapan pengajuan.
  2. Koordinator Inti memeriksa presensi sampai tanggal aktif terakhir.
  3. Bendahara memeriksa apakah pengunduran diri berdampak pada data honorarium.
  4. Sekretaris memeriksa apakah pengunduran diri berdampak pada data sertifikat.
  5. Jika data belum lengkap, pengajuan diberi status perlu dilengkapi.

6.3 Koordinasi Pergantian Asisten

  1. Jika mata kuliah atau kelas masih membutuhkan asisten, Forum Asisten melakukan koordinasi dengan pihak terkait.
  2. Calon pengganti dapat berasal dari data asisten cadangan, rekomendasi Dosen Pengampu, atau proses rekrutmen sesuai SOP Rekrutmen Asisten.
  3. Pergantian asisten dicatat sebagai perubahan data.
  4. Data pengganti wajib masuk Rekap Data Asisten sebelum digunakan untuk jadwal, presensi, honorarium, evaluasi, atau sertifikat.
  5. Perubahan jadwal atau penugasan disampaikan kepada Asisten Praktikum terkait melalui kanal resmi.

6.4 Sinkronisasi Data Akhir

  1. Koordinator Inti memperbarui status asisten pada data presensi dan jadwal internal.
  2. Bendahara menggunakan data presensi valid sampai tanggal aktif terakhir untuk kebutuhan honorarium.
  3. Sekretaris memperbarui arsip status asisten dan data sertifikat apabila terdampak.
  4. Humas membantu komunikasi resmi apabila pengunduran diri berdampak pada pihak luar.
  5. Semua perubahan dicatat agar tidak terjadi duplikasi status aktif.

7. Dokumen dan Data yang Digunakan

  1. FORM-PENGUNDURAN-DIRI-ASISTEN.md.
  2. Rekap Data Asisten.
  3. Jadwal dan data penugasan.
  4. Rekap presensi.
  5. Data honorarium apabila terdampak.
  6. Data sertifikat apabila terdampak.

8. Output

  1. Status pengunduran diri tercatat.
  2. Tanggal aktif terakhir tercatat.
  3. Rekap Data Asisten diperbarui.
  4. Data presensi, honorarium, evaluasi, dan sertifikat tersinkronisasi.
  5. Data pengganti tercatat apabila ada pergantian.

9. Eskalasi

  1. Pengunduran diri mendadak yang mengganggu kelas dibawa kepada Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Kebutuhan pengganti yang menyangkut keputusan akademik dikoordinasikan kepada Dosen Pengampu atau Program Studi.
  3. Perubahan yang berdampak pada laboratorium dikoordinasikan kepada UPT/Laboratorium melalui jalur yang berlaku.
  4. Ketidaksesuaian presensi atau honorarium setelah pengunduran diri mengikuti SOP Presensi dan SOP Honorarium.

10. Batas Peran

  1. Forum Asisten mencatat pengunduran diri, mengoordinasikan pergantian, dan menyinkronkan data.
  2. Forum Asisten tidak menghapus riwayat presensi valid yang sudah terjadi.
  3. Forum Asisten tidak menjamin pencairan honorarium di luar presensi valid dan mekanisme DPK.
  4. Forum Asisten tidak menetapkan kebutuhan akademik pengganti secara sepihak.

11. Ketentuan Penutup

  1. SOP ini menjadi acuan pengunduran diri dan pergantian Asisten Praktikum.
  2. Jika alur rekrutmen, presensi, honorarium, atau sertifikat berubah, SOP ini wajib ditinjau bersama SOP terkait.