1. Overview
  2. CATATAN AUDIT CELAH EVENT

CATATAN AUDIT CELAH EVENT

Status: Draft
Versi: v0.3
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Catatan audit celah untuk SOP Event Umum dan SOP event utama

1. Dokumen yang Diaudit

  1. SOP Event Umum
  2. SOP Event Temu Besar / Tembes
  3. SOP Event Training for Trainer / TFT
  4. SOP Event Temu Laboran / Temu Lab
  5. SOP Event Temu Koordinator
  6. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  7. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  8. Referensi Event Forum Asisten
  9. LAMPIRAN-TEMPLATE-SURAT-RESMI-FORUM-ASISTEN.md
  10. SOP Event LDK/Makrab
  11. SOP Event Sertijab
  12. SOP Event Bukber
  13. SOP Event Sidak Asisten
  14. LAMPIRAN-PEMBAGIAN-JOB-PDD-EVENT.md

2. Temuan dan Status Penutupan

PrioritasCelahRisikoStatusPenanganan
P1Event berjalan tanpa PIC utama.Keputusan teknis dan eskalasi tidak jelas.DitutupSOP Event Umum mewajibkan penanggung jawab utama dan struktur pembagian kerja.
P1PDD event tidak jelas.Dokumentasi, desain, dan operator saling tumpang tindih atau kosong.DitutupLampiran Pembagian Job PDD Event mengunci koordinator PDD, desainer, dokumentasi, operator, publikasi, dan arsip visual.
P1Undangan eksternal terlihat seperti kewajiban hadir.SOP dapat overclaim terhadap Rektor, Warek, Dekan, Pembina, pemateri, UPT, Sarpras, atau vendor.DitutupSOP Event Umum dan SOP Tembes/TFT/TL/TK menegaskan FA mengirim/mengajukan/menghubungi, bukan menjamin respons atau persetujuan.
P1Peminjaman ruangan dan alat bisa dianggap ditetapkan FA.Overreach ke UPT/Laboratorium, Sarpras, atau pengelola ruangan.DitutupSOP event menggunakan bahasa pengajuan, koordinasi, status peminjaman, dan opsi tindak lanjut.
P2Rundown tidak punya format seragam.MC, operator, acara, dan meja depan bisa memakai versi berbeda.DitutupFORM-RUNDOWN-EVENT dibuat dengan versi rundown, agenda, PIC, dan daftar petugas.
P2Checklist event tidak punya PIC/deadline.Kebutuhan konsumsi, surat, ruangan, publikasi, dan perlengkapan bisa terlewat.DitutupFORM-CHECKLIST-EVENT dibuat dengan area, item, PIC, deadline, status, dan catatan.
P2TFT tidak mengunci TOR pemateri.Pemateri menerima brief terlambat atau berbeda versi.DitutupSOP TFT mewajibkan TOR dan template PPT sebelum dikirim kepada pemateri.
P2TL tidak mengunci petugas ruangan.Panitia dalam ruangan bisa kurang atau berlebih.DitutupSOP TL mengunci minimal dua dan maksimal tiga petugas per ruangan sesuai referensi.
P3SOP detail LDK/Makrab, Sertijab, Bukber, dan Sidak tidak tersedia pada draft awal.Event/aktivitas lain masih bergantung pada SOP Event Umum atau siklus saja.DitutupSOP Event LDK/Makrab, SOP Event Sertijab, SOP Event Bukber, dan SOP Event Sidak Asisten sudah dibuat.
P2Template surat event belum tersedia pada draft awal.Sekretaris dan Humas masih bisa kesulitan membuat surat undangan/arsip.DitutupLampiran Template Surat Resmi Forum Asisten memuat template undangan, peminjaman ruangan, peminjaman alat, dan arsip surat.

3. Sisa Risiko

  1. Detail variasi PDD untuk event besar dapat ditambah apabila kebutuhan dokumentasi, operator, atau publikasi semakin kompleks.
  2. Sidak Asisten perlu diuji saat pelaksanaan pertama agar format catatan lapangan sesuai kebutuhan evaluasi.

4. Rekomendasi Lanjutan

  1. Gunakan lampiran pembagian job PDD event pada setiap event yang membutuhkan dokumentasi, desain, operator, atau publikasi.
  2. Gunakan lampiran template surat resmi untuk undangan, peminjaman ruangan, dan peminjaman alat; bila ada kebutuhan khusus event, tambahkan contoh surat turunan tanpa mengubah batas kewenangan FA.
  3. Uji SOP LDK/Makrab dan SOP Sertijab pada siklus kepengurusan berikutnya untuk memastikan alur transisi berjalan.
  4. Uji SOP Sidak Asisten bersama SOP Evaluasi dan SOP Penanganan Pelanggaran agar temuan sidak tidak langsung dianggap bukti final.
  5. Gunakan SOP Merchandise dan Pre-Order serta Lampiran Kebijakan PO Merchandise untuk PO lanyard/jaket.