1. Overview
  2. SOP EVENT TEMU BESAR / TEMBES

SOP EVENT TEMU BESAR / TEMBES

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Divisi Forum Asisten
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pelaksanaan Temu Besar atau Tembes Forum Asisten agar kebutuhan acara, undangan, perlengkapan, PDD, konsumsi, presensi, dan arsip berjalan jelas.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup persiapan, pelaksanaan, dan penutupan Temu Besar yang melibatkan panitia internal Forum Asisten, peserta, pemateri, undangan, dan pihak eksternal terkait.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Bendahara.
  4. Humas.
  5. DKV/PDD Event.
  6. Seksi acara.
  7. Seksi perlengkapan.
  8. Seksi konsumsi.
  9. Moderator, MC, time keeper, koordinator lapangan, operator, dokumentasi, petugas presensi, dan petugas pengarahan peserta.
  10. Rektor, Wakil Rektor 1, Dekan, Pembina Forum Asisten, pemateri, UPT, Sarpras, dan vendor apabila dilibatkan.

4. Ketentuan Khusus

  1. Tembes wajib memiliki rundown final.
  2. Tembes wajib menetapkan moderator, MC, time keeper, koordinator lapangan, operator, dokumentasi, penjaga presensi, dan petugas pengarahan peserta.
  3. Peminjaman ruang Cinema ke Gedung Rektorat dilakukan melalui jalur komunikasi yang ditentukan.
  4. Peminjaman kamera ke UPT dikoordinasikan dengan kebutuhan PDD.
  5. Peminjaman HT ke Sarpras mengikuti kebutuhan event, dengan referensi kebutuhan delapan unit.
  6. Undangan kepada Rektor, Wakil Rektor 1, Dekan, dan Pembina Forum Asisten dikirim sebagai komunikasi resmi, bukan jaminan kehadiran.
  7. Template PPT dibagi minimal untuk Koordinator Inti, Bendahara, dan IT Support apabila agenda membutuhkan pemaparan divisi.

5. Alur Tembes

rendering diagram…

6. Prosedur

6.1 Persiapan Acara

  1. Seksi acara menyusun rundown Tembes.
  2. Seksi acara menyiapkan kebutuhan doorprize apabila disetujui.
  3. Seksi acara mencari atau mengusulkan moderator, MC, dan pemateri.
  4. Seksi acara menentukan time keeper dan koordinator lapangan.
  5. Seksi acara menentukan petugas pengarahan peserta dan penjaga presensi.
  6. Ketua dan Wakil Ketua memberi persetujuan akhir terhadap konsep, rundown, dan petugas inti.

6.2 Perlengkapan

  1. Seksi perlengkapan mengurus kebutuhan ruang Cinema ke Gedung Rektorat melalui jalur yang berlaku.
  2. Seksi perlengkapan mencatat status peminjaman ruangan.
  3. Seksi perlengkapan mengurus peminjaman HT ke Sarpras sesuai kebutuhan.
  4. Peminjaman kamera ke UPT dikoordinasikan bersama DKV/PDD.
  5. Perlengkapan memastikan kebutuhan meja, kursi, taplak, nampan, dan alat pendukung tersedia apabila diperlukan.

6.3 PDD dan Materi

  1. DKV/PDD membuat poster event berdasarkan kebutuhan komunikasi.
  2. DKV/PDD menyiapkan template PPT per bagian divisi apabila dibutuhkan.
  3. DKV/PDD menentukan operator.
  4. DKV/PDD menentukan petugas dokumentasi.
  5. Aset visual dan template diserahkan kepada penanggung jawab event untuk final check.

6.4 Humas dan Undangan

  1. Humas menyusun daftar undangan resmi.
  2. Humas mengirim undangan kepada Rektor, Wakil Rektor 1, Dekan, dan Pembina Forum Asisten sesuai kebutuhan event.
  3. Humas mencatat status pengiriman dan respons undangan.
  4. Jika ada revisi atau respons khusus dari undangan, Humas menyampaikan kepada penanggung jawab event dan Ketua/Wakil Ketua.

6.5 Konsumsi

  1. Seksi konsumsi menghubungi vendor apabila konsumsi disediakan.
  2. Seksi konsumsi memastikan jumlah, waktu pengambilan, dan distribusi konsumsi.
  3. Seksi konsumsi menyiapkan nampan dan taplak meja apabila diperlukan.
  4. Pengangkatan konsumsi dapat dilakukan bersama seksi perlengkapan.

6.6 Pelaksanaan dan Penutupan

  1. Panitia melakukan final check sebelum kegiatan dimulai.
  2. MC, moderator, time keeper, operator, dokumentasi, presensi, dan koordinator lapangan menjalankan tugas sesuai rundown.
  3. Perubahan rundown dicatat oleh Sekretaris atau penanggung jawab event.
  4. Setelah event, Sekretaris mengarsipkan dokumen dan laporan.
  5. Panitia melakukan evaluasi pelaksanaan Tembes.

7. Output

  1. Rundown Tembes.
  2. Daftar petugas Tembes.
  3. Surat atau pesan undangan resmi.
  4. Status peminjaman ruang, kamera, dan HT.
  5. Poster dan template PPT.
  6. Daftar hadir atau presensi.
  7. Dokumentasi dan laporan kegiatan.

8. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengajukan peminjaman ruang dan alat, tetapi keputusan persetujuan berada pada pihak pengelola.
  2. Forum Asisten mengirim undangan resmi, tetapi tidak menjamin kehadiran undangan.
  3. PDD bertanggung jawab pada aset visual dan dokumentasi sesuai pembagian tugas, bukan mengambil alih seluruh teknis event.

9. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pelaksanaan Tembes dan wajib ditinjau jika format Tembes, daftar undangan, atau kebutuhan tempat berubah.