1. Overview
  2. SOP EVENT TEMU KOORDINATOR

SOP EVENT TEMU KOORDINATOR

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Divisi Forum Asisten
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pelaksanaan Temu Koordinator agar rundown, ruangan, komunikasi, PDD, konsumsi, dan arsip kegiatan berjalan jelas.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup persiapan rundown, peminjaman ruangan, komunikasi peserta atau pihak terkait, kebutuhan PDD, konsumsi, pelaksanaan, dan evaluasi.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Humas.
  4. DKV/PDD Event.
  5. Seksi acara.
  6. Seksi perlengkapan.
  7. Seksi konsumsi.
  8. Koordinator atau peserta yang diundang sesuai kebutuhan event.

4. Ketentuan Khusus

  1. Temu Koordinator wajib memiliki rundown.
  2. Ruangan utama yang direncanakan adalah Citra 2.
  3. Opsi kedua ruangan adalah Citra 1.
  4. Ketersediaan ruangan mengikuti pihak pengelola ruangan.
  5. Humas menangani komunikasi yang dibutuhkan selama persiapan event.

5. Prosedur

5.1 Persiapan Acara

  1. Seksi acara menyusun rundown Temu Koordinator.
  2. Penanggung jawab event menetapkan peserta atau pihak yang perlu hadir.
  3. Sekretaris menyiapkan daftar hadir dan arsip dokumen.

5.2 Perlengkapan dan Ruangan

  1. Seksi perlengkapan mengajukan peminjaman ruangan Citra 2.
  2. Jika Citra 2 tidak tersedia, seksi perlengkapan mengajukan opsi Citra 1.
  3. Status ruangan dicatat dalam checklist event.
  4. Jika ruangan berubah, Humas menyampaikan perubahan informasi kepada peserta atau pihak terkait.

5.3 PDD, Humas, dan Konsumsi

  1. DKV/PDD menangani kebutuhan publikasi, dokumentasi, dan/atau desain sesuai pembagian tugas.
  2. Humas menyampaikan informasi persiapan dan perubahan kepada peserta atau pihak terkait.
  3. Seksi konsumsi menangani konsumsi apabila event menyediakan konsumsi.

5.4 Pelaksanaan dan Penutupan

  1. Panitia melakukan final check terhadap ruangan, rundown, peserta, dan konsumsi apabila ada.
  2. Event dilaksanakan sesuai rundown.
  3. Sekretaris mencatat notulensi atau poin hasil kegiatan apabila diperlukan.
  4. Sekretaris mengarsipkan daftar hadir, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  5. Panitia melakukan evaluasi setelah event.

6. Output

  1. Rundown Temu Koordinator.
  2. Status ruangan.
  3. Informasi peserta atau pihak terkait.
  4. Daftar hadir atau presensi.
  5. Notulensi atau poin hasil kegiatan apabila ada.
  6. Dokumentasi dan laporan kegiatan.

7. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengajukan ruangan, tetapi tidak menetapkan ketersediaan ruangan secara sepihak.
  2. Humas menyampaikan informasi resmi, tetapi tidak mengambil keputusan teknis acara tanpa koordinasi penanggung jawab event.
  3. DKV/PDD menangani aset visual dan dokumentasi sesuai pembagian, bukan seluruh pelaksanaan event.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pelaksanaan Temu Koordinator dan wajib ditinjau apabila format event, ruangan, atau kebutuhan peserta berubah.