1. Overview
  2. SOP EVENT TEMU LABORAN / TEMU LAB

SOP EVENT TEMU LABORAN / TEMU LAB

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Divisi Forum Asisten
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pelaksanaan Temu Laboran / Temu Lab agar koordinasi tema, ruangan, panitia dalam ruangan, UPT, PDD, konsumsi, dan arsip kegiatan berjalan jelas.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup persiapan tema, pembagian petugas ruangan, peminjaman ruangan ke UPT, persiapan PDD, konsumsi, pelaksanaan, dan evaluasi.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Humas.
  4. DKV/PDD Event.
  5. Seksi acara.
  6. Seksi perlengkapan.
  7. Seksi konsumsi.
  8. UPT/Laboratorium.
  9. Laboran atau pihak laboratorium yang diundang.

4. Ketentuan Khusus

  1. Temu Laboran / Temu Lab wajib memiliki tema.
  2. Setiap ruangan minimal memiliki dua petugas dan maksimal tiga petugas dari panitia sesuai kebutuhan.
  3. Kebutuhan ruangan mengikuti koordinasi dengan UPT/Laboratorium.
  4. Referensi kebutuhan ruangan adalah empat ruangan dengan kapasitas maksimal 50 orang per ruangan.
  5. Humas menghubungi UPT terkait peminjaman ruangan.
  6. Ketersediaan ruangan tetap menjadi kewenangan UPT/Laboratorium.

5. Prosedur

5.1 Persiapan Acara

  1. Seksi acara menyiapkan tema Temu Laboran / Temu Lab.
  2. Seksi acara menyusun rundown.
  3. Seksi acara menentukan kebutuhan petugas per ruangan.
  4. Penanggung jawab event memastikan pembagian petugas ruangan tidak melebihi kebutuhan.

5.2 Perlengkapan dan Ruangan

  1. Seksi perlengkapan mendata kebutuhan ruangan.
  2. Humas menghubungi UPT/Laboratorium untuk peminjaman ruangan.
  3. Status peminjaman ruangan dicatat pada checklist event.
  4. Jika jumlah ruangan yang tersedia berbeda dari rencana, penanggung jawab event menyesuaikan pembagian peserta dan petugas.

5.3 PDD dan Konsumsi

  1. DKV/PDD menangani kebutuhan publikasi, dokumentasi, dan/atau desain sesuai pembagian tugas.
  2. Seksi konsumsi menangani kebutuhan konsumsi apabila event menyediakan konsumsi.
  3. Kebutuhan PDD dan konsumsi dicatat dalam checklist event.

5.4 Pelaksanaan dan Penutupan

  1. Panitia melakukan final check terhadap ruangan, petugas ruangan, rundown, dan konsumsi apabila ada.
  2. Petugas ruangan menjalankan tugas sesuai pembagian.
  3. Perubahan ruangan atau jumlah peserta dicatat.
  4. Sekretaris mengarsipkan rundown, daftar hadir, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  5. Panitia melakukan evaluasi setelah event.

6. Output

  1. Tema event.
  2. Rundown Temu Laboran / Temu Lab.
  3. Daftar ruangan dan petugas ruangan.
  4. Status peminjaman ruangan UPT/Laboratorium.
  5. Daftar hadir atau presensi.
  6. Dokumentasi dan laporan kegiatan.

7. Batas Peran

  1. Forum Asisten mengajukan dan mengoordinasikan kebutuhan ruangan, tetapi tidak menetapkan jadwal atau ketersediaan ruangan secara sepihak.
  2. Humas menjadi jalur komunikasi ke UPT/Laboratorium, tetapi tidak menggantikan keputusan UPT/Laboratorium.
  3. Petugas ruangan membantu pelaksanaan event, bukan mengambil alih kewenangan laboran.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pelaksanaan Temu Laboran / Temu Lab dan wajib ditinjau apabila kebutuhan ruangan, peserta, atau pola koordinasi dengan UPT/Laboratorium berubah.