1. Overview
  2. SOP EVENT TRAINING FOR TRAINER / TFT

SOP EVENT TRAINING FOR TRAINER / TFT

Status: Draft
Versi: v0.1
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Acuan Utama: SOP Event Umum
Dokumen Terkait:

  1. SOP Siklus Kepengurusan Forum Asisten
  2. SOP Divisi Forum Asisten
  3. FORM-CHECKLIST-EVENT.md
  4. FORM-RUNDOWN-EVENT.md
  5. REFERENSI-EVENT-FORUM-ASISTEN.md

1. Tujuan

SOP ini mengatur pelaksanaan Training for Trainer atau TFT agar pemateri, Term of Reference, template PPT, ruangan, konsumsi, dan arsip kegiatan siap sebelum event berjalan.

2. Ruang Lingkup

SOP ini mencakup perencanaan TFT, koordinasi pemateri, peminjaman ruangan, persiapan materi, konsumsi, pelaksanaan, dan evaluasi.

3. Pihak Terkait

  1. Ketua dan Wakil Ketua.
  2. Sekretaris.
  3. Humas.
  4. DKV/PDD Event.
  5. Seksi acara.
  6. Seksi perlengkapan.
  7. Seksi konsumsi.
  8. Pemateri.
  9. Pengelola ruangan apabila dilibatkan.

4. Ketentuan Khusus

  1. TFT wajib memiliki rundown.
  2. TFT wajib memiliki pemateri yang dikonfirmasi.
  3. Term of Reference atau TOR wajib disiapkan sebelum dikirim kepada pemateri.
  4. Template PPT wajib disiapkan apabila pemateri diminta menggunakan format Forum Asisten.
  5. Ruangan utama yang direncanakan adalah Citra 2, dengan opsi kedua Citra 1.
  6. Konsumsi pemateri disiapkan secara khusus apabila event luring menyediakan konsumsi.

5. Prosedur

5.1 Persiapan Acara

  1. Seksi acara membuat rundown TFT.
  2. Seksi acara menentukan kebutuhan pemateri.
  3. Seksi acara membuat TOR untuk pemateri.
  4. Seksi acara menyiapkan doorprize apabila disetujui.
  5. Ketua dan Wakil Ketua memeriksa konsep, TOR, dan kebutuhan pemateri.

5.2 Perlengkapan

  1. Seksi perlengkapan mengajukan peminjaman ruangan Citra 2.
  2. Jika Citra 2 tidak tersedia, seksi perlengkapan mengajukan opsi Citra 1.
  3. Status ruangan dicatat dalam checklist event.

5.3 PDD dan Materi

  1. DKV/PDD menyiapkan template PPT.
  2. Template PPT dikirim kepada Humas atau penanggung jawab event untuk diteruskan kepada pemateri.
  3. Jika ada revisi template atau kebutuhan visual, DKV/PDD mencatat perubahan dan batas waktunya.

5.4 Humas dan Pemateri

  1. Humas menghubungi pemateri.
  2. Humas mengirim TOR kepada pemateri.
  3. Humas mengirim template PPT kepada pemateri apabila digunakan.
  4. Humas mencatat status konfirmasi pemateri.
  5. Jika pemateri meminta perubahan materi, waktu, atau kebutuhan teknis, Humas menyampaikan kepada penanggung jawab event.

5.5 Konsumsi

  1. Seksi konsumsi menghubungi vendor apabila konsumsi disediakan.
  2. Seksi konsumsi mengambil konsumsi sesuai waktu yang disepakati.
  3. Seksi konsumsi menyiapkan konsumsi peserta dan pemateri.
  4. Konsumsi pemateri disiapkan dengan wadah khusus apabila diperlukan.

5.6 Pelaksanaan dan Penutupan

  1. Panitia melakukan final check terhadap ruangan, pemateri, PPT, konsumsi, dan rundown.
  2. TFT dilaksanakan sesuai rundown.
  3. Perubahan selama acara dicatat.
  4. Sekretaris mengarsipkan TOR, rundown, daftar hadir, dokumentasi, dan laporan kegiatan.
  5. Panitia melakukan evaluasi setelah event.

6. Output

  1. Rundown TFT.
  2. TOR pemateri.
  3. Template PPT.
  4. Status konfirmasi pemateri.
  5. Status ruangan.
  6. Daftar hadir atau presensi.
  7. Dokumentasi dan laporan kegiatan.

7. Batas Peran

  1. Forum Asisten menghubungi pemateri dan mengirim TOR, tetapi tidak memaksa persetujuan pemateri.
  2. Forum Asisten mengajukan ruangan, tetapi keputusan ruangan mengikuti pihak pengelola.
  3. DKV/PDD menyiapkan template visual, tetapi isi materi pemateri tetap mengikuti kesepakatan dengan pemateri.

8. Ketentuan Penutup

SOP ini menjadi acuan pelaksanaan TFT dan wajib ditinjau apabila format pelatihan, kebutuhan pemateri, atau alur ruangan berubah.