CATATAN REFERENSI OPERASIONAL 2026-05-17

Status: Draft
Versi: v0.6
Tanggal: 2026-07-13
Pemilik Dokumen: Forum Asisten
Fungsi Dokumen: Catatan referensi kerja dan bahan pembahasan lanjutan

1. DKV

1.1 Tugas dan Kebutuhan Operasional

1. Membuat desain dan konten visual.
2. Menyusun ide konten beserta caption.
3. Mengelola media sosial Forum Asisten, khususnya Instagram.
4. Dapat melakukan scheduling postingan.
5. Perlu memiliki tanggal upload dan deadline pengerjaan yang jelas.
6. Pada bulan berjalan terdapat perubahan desain.

1.2 Catatan Koordinasi

1. Daftar konten kadang terlambat diberikan, padahal idealnya sudah disiapkan sejak bulan sebelumnya.
2. Dari sisi pelaksanaan, DKV kadang lupa terhadap kebutuhan konten tertentu.
3. Perlu ada mekanisme sinkronisasi timeline, deadline, dan daftar konten antara Humas dan DKV.

1.3 PDD Event

1. Pembagian job PDD pada saat event sudah diturunkan ke lampiran pembagian job PDD event.
2. Lampiran tersebut mengatur koordinator PDD, desain, dokumentasi, operator, publikasi, dan arsip visual.

1.4 Status Klarifikasi Terkini

1. Catatan pada bagian 1.1 merupakan bahan awal sebelum pembagian peran difinalkan.
2. Keputusan terkini menempatkan pengelolaan media sosial, ide konten, caption, penjadwalan publikasi, dan eksekusi publikasi pada Humas.
3. DKV berfokus pada desain visual dan aset siap pakai berdasarkan kebutuhan dari Humas.
4. Ketentuan aktif mengikuti referensi peran divisi dan SOP Divisi Forum Asisten, bukan butir mentah pada bagian 1.1.
5. Alur aktif Humas-DKV untuk publikasi mengikuti SOP Media Sosial dan Publikasi.

2. SIDAK

Catatan awal:

1. Disebut sebagai kegiatan selama dua minggu.
2. Disebut berlangsung selama empat hari.
3. Tanggal yang tercatat:
   1. 30 Juni;
   2. 1 Juli;
   3. 6 Juli;
   4. 7 Juli;
   5. 8 Juli.

Catatan klarifikasi:

1. Jika rentang 30 Juni-1 Juli dan 6 Juli-8 Juli dibaca penuh, terdapat lima tanggal kalender.
2. Perlu dikonfirmasi apakah yang dimaksud:
   1. benar-benar empat hari kegiatan, misalnya 30 Juni, 1 Juli, 6 Juli, dan 8 Juli; atau
   2. lima hari kegiatan sesuai dua rentang tanggal penuh.

3. Sekretaris

1. Membuat dokumen.
2. Menyusun notulensi.
3. Mengurus sertifikat.

4. Asistensi TI

Catatan alur awal:

1. Data atau dokumen asistensi diterima oleh Forum Asisten.
2. Data asistensi diinput ke mata kuliah yang didaftarkan.
3. Forum Asisten mengirim presensi ke Program Studi TI.

Hal yang masih perlu dirinci:

1. Format dokumen asistensi khusus Program Studi TI apabila berbeda dari format umum Forum Asisten.
2. Apakah presensi yang dikirim ke TI berupa rekap periodik atau format tertentu.

Status klarifikasi terkini:

1. Kebutuhan share module dan dokumentasi NetSupport sudah diturunkan ke Lampiran Onboarding Teknis Asisten.
2. Jika Program Studi TI memiliki format khusus, detail tersebut perlu ditambahkan sebagai lampiran atau form turunan.

5. LDK

Catatan awal:

1. Perlu membuat rundown.
2. Terdapat agenda bakar-bakar.

Status klarifikasi terkini:

1. LDK/Makrab sudah diturunkan ke SOP Event LDK/Makrab.
2. Agenda kebersamaan seperti bakar-bakar dapat dilakukan apabila aman, disepakati, dan sesuai kondisi tempat.

6. Sertijab

Catatan awal:

1. Terdapat pembahasan terkait kenaikan gaji asisten.

Catatan klarifikasi:

1. Perlu dipastikan apakah kenaikan gaji asisten merupakan keputusan, usulan, atau agenda pembahasan dalam kegiatan sertijab.

Status klarifikasi terkini:

1. Sertijab sudah diturunkan ke SOP Event Sertijab.
2. Pembahasan honorarium atau kebijakan eksternal dalam Sertijab dicatat sebagai usulan/bahan tindak lanjut, bukan keputusan sepihak Forum Asisten.

7. Sarpras

Catatan awal:

1. Pengajuan penggantian AC.
2. Pengajuan penghapusan lemari.

Hal yang masih perlu dirinci:

1. Lokasi aset.
2. Alasan penggantian atau penghapusan.
3. Pihak pengaju dan pihak tujuan pengajuan.

Status klarifikasi terkini:

1. Pengajuan Sarpras/Inventaris sudah diturunkan ke SOP Inventaris dan Barang Lab.
2. Detail kasus seperti lokasi aset, alasan penggantian/penghapusan, bukti kondisi, pihak pengaju, dan pihak tujuan dicatat menggunakan form pengajuan Sarpras/Inventaris.
3. Forum Asisten hanya mencatat, mengajukan, dan menindaklanjuti komunikasi; keputusan atas fasilitas atau barang tetap berada pada pihak berwenang.

8. Potensi Dampak ke Dokumen SOP